Файл: Информационные технологии в менеджменте.pdf

Введение

Цель любого предпринимателя – развивать и расширять свой бизнес. Без нормальной системы управленческого учета возможности компании будут ограничены. Для его исполнения прилагается немало усилий: создаются специализированные инструменты и методы, разрабатываются системы проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, формулируются концепции и правила функционирования процессов, реализуются способы поддержки готовых решений с помощью информационных технологий.

Одно из определений бизнес-процесса: это устойчивая целенаправленная последовательность исполнения функций, направленная на создание результата, имеющего ценность для потребителя. Все бизнес-процессы служат выполнению функций предприятия, равно как и технологии, обрабатывающие различные бизнес-процессы. В настоящий момент все большее количество зарубежных и российских менеджеров поддерживают идею процессного управления и понимают необходимость его встраивания в традиционные функциональные структуры. Способствует этому, безусловно, как желание повысить эффективность деятельности, так и необходимость реакции на динамичность развития рынка, резкий рост компании, а также стремление к значительному повышению общих показателей успешности и гибкости всех подразделений компании.

Мне как студентке факультета управления интересны возможности, предоставляемые менеджменту технологией Workflow. Чтобы изучить этот вопрос, необходимо для начала разобраться с самой сутью этой технологии. Этим и определяется актуальность темы работы.

Цель работы: изучение понятия технологии Workflow и ее возможностей.

Задачи работы

Поставленная цель предопределила выполнение следующих задач:

- описать Workflow как инструмент процессного управления;

- дать понятие технологии Workflow,

- охарактеризовать инструменты Workflow;

- описать основные виды приложений Workflow;

- рассмотреть преимущества Workflow;

- описать суть применение технологии Workflow в электронном документообороте.

Workflow - инструмент процессного управления

Для внедрения сформированных бизнес-процессов необходимо «заставить» компанию работать в соответствии с логикой этих процессов, что может быть сделано двумя способами:

- разработкой и утверждением регламентов бизнес-процессов и инструкций для сотрудников;

- автоматизацией бизнес-процессов в информационных системах.

Но только автоматизация спроектированных бизнес-процессов обеспечит наличие эффективных механизмов управления ими. Без автоматизации можно легко потерять контроль над бизнес-процессами и прийти к ситуации, когда исполнители станут отклоняться от регламента. Проконтролировать этот момент будет невозможно, поскольку только с помощью автоматизации процессов можно гарантировать выполнение работ в соответствии с предопределенными правилами, что и является обеспечением эффективного управления бизнес-процессами. Автоматизация предполагает наличие набора правил, которые нарушить сложнее, чем должностную инструкцию или регламент.

Наиболее полно процессно-ориентированный подход реализован в решениях, базирующихся на технологии Workflow или BPM (Business Process Management — управление бизнеспроцессами), где Workflow - это управление потоком работ и, опосредованно, — бизнес-процессом. Глоссарий международной организации Workflow Management Coalition (WfMC) указывает, что Workflow — это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Со стороны программного обеспечения, Workflow – это программное средство, упорядочивающее и управляющее задачами, ресурсами и правилами, необходимыми для выполнения бизнес-процесса. Программное обеспечение класса workflow предоставляет собой контейнер данных и документов для каждой единицы работы и автоматически распределяет и отслеживает движение таких контейнеров в соответствии с бизнес-правилами к пользователям или "ролям", указанным в определении процесса.

Изначально данная технология стала реакцией рынка информационных технологий на внедрение новых принципов управления, ориентированных на процессы. Основное преимущество технологии в том, что с ее помощью автоматизируются процессы, а не отдельные функции. Workflow-система — это система, обеспечивающая создание, управление и реализацию потоков работ при помощи ПО, которое может интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и вызывать соответствующие приложения.

Использование Workflow поможет решить следующие задачи:

- организация функционирования предприятия по правилам;

- переход к автоматизации бизнес-процессов;

- контроль выполнения бизнес-процессов;

- оценка эффективности бизнес-процессов;

- поиск информации для оптимизации бизнес-процессов;

- принятие решения о необходимости оперативного вмешательства в поток работ.

Основные возможности Workflow систем:

- создание точного описания процедуры в графическом интерфейсе;

- автоматическое применение описания процесса к каждому экземпляру процесса с автоматическим созданием функции;

- передача функции для исполнения участнику путем интерпретации ролей и структуры организации;

- исключение потери документов в процессе работы;

- исключение ошибок маршрутизации в рамках рабочих процедур и сокращение времени движения документа к исполнителю;

- получение предварительных оценок стоимости и времени выполнения процесса (в режиме тестирования);

- возможность оперативного вмешательства в ход выполнения процесса.

• 1. Технология Workflow

Программное обеспечение workflow основано на четырех базовых типах технологических элементов:

1. Логика процессов,
2. Структура организации,
3. Содержание работы,
4. Автоматизация.

Логика процесса определяет последовательность задач и правила маршрутизации, которым следует единица работы, а также контрольные сроки и бизнес-правила, предлагаемые машиной workflow. Обычно средства графического дизайна позволяют пользователям создавать шаблонные карты, практически не программируя. После запуска машина workflow направляет единицы работы в соответствии с картой от задачи к задаче. Бизнес-правила могут быть описаны на этапе конструирования процесса и автоматически выполнены системой workflow. Продвинутые системы также позволяют отслеживать текущий статус и историю обработки каждой единицы работы.

Организационная структура включает таблицы пользователей, групп и ролей. Роли, например, Представитель по работе с заказчиком, Супервизор или Технический специалист, позволяют дизайнеру workflow описывать карту процесса независимо от конкретных пользователей или групп в среде исполнения; такая система поддерживается таблицами, которые ведет администратор, где пользователям сопоставляются определенные роли. Такой подход дает возможность многократно использовать определения процессов по всему предприятию с общей моделью безопасности, логикой процессов и бизнес-правилами, а также позволяет проводить организационные изменения, не меняя структуры процессов. Продвинутые организационные модели разрешают наличие относительных ролей, таких как Менеджер или VIР; назначение пользователей на такие роли происходит динамически во время исполнения на основании идентификации текущего пользователя задачи или инициатора частицы работы.

Содержание работы означает возможность управления многими формами, документами и приложениями как единой частицей работы. В развитых системах workflow все данные и документы, требуемые для обработки частицы работы, собираются вместе и представляется пользователю в единой электронной связке. Пользователи могут добавлять, удалять или обновлять данные и документы в связке, которая маршрутизируется как отдельная единица в соответствии с картой процесса.

Автоматизация определяет возможность задания скриптов и триггеров во время действия процесса.

Конкретные этапы на карте процесса могут протекать без человеческого участия. Кроме того, автоматизация может усилить бизнес-правила при выполнении интерактивных задач. Наиболее часто встречающийся тип автоматизации - обработка контрольных дат; в случае наступления такой даты автоматически отправляется напоминание или запускается специальная ускорительная процедура, если частица работы не выполнена к предписанной контрольной дате.

Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии Workflow представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии Workflow

• 1. Инструменты workflow

Приложения workflow могут быть созданы как с использованием инструментов workflow, так и без них, но использование таких инструментов обладает огромным преимуществом, заключающимся в том, что логика процесса отделяется от интерфейса пользователя задач. Это дает возможность изменять последовательность задач или правила маршрутизации, не изменяя сами индивидуальные задачи (формы или внедренные скрипты). Инструменты workflow также значительно ускоряют разработку благодаря использованию графического построителя процессов, средства отладки структуры процессов, каталога ролей и многократно используемых библиотек компонентов.

На практике автоматизация бизнес-процессов ускоряет изменения, поэтому пользователи вправе ожидать продолжения эволюции процессов после внедрения автоматизации на основе workflow. Развитые системы workflow позволяют организациям эффективно адаптироваться к изменяющимся тенденциям рынка за счет быстроты реагирования и уменьшения затрат. В силу этого любые инвестиции в технологии автоматизации процессов должны предусматривать возможные изменения в workflow со временем и даже способствовать модернизации процессов. Возможность сделать автоматизацию workflow управляемой в постоянно изменяющейся бизнес-среде - это, возможно, одно из самых главных преимуществ инструментов workflow, позволяющее сэкономить время и деньги.

• 1. Приложения workflow

Наиболее удобный способ на практике классифицировать workflow - это определить приложения, которые автоматизируются с его помощью. На сегодняшний день основными категориями приложений workflow являются:

• Производство (Production),
• Предприятие (Enterprise),
• Приложения, обеспечивающие сотрудничество (Collaborative),
• Приложения, ориентированные на клиентов (Customer-Focused).

Workflow для производства

Автоматизация производства с использованием workflow появилась в середине 80-х годов как функция обработки образов документов. Основное преимущество перевода бумажных документов в цифровую форму и распределении их по сети заключалась в повышении скорости выполнения бизнес-процессов. Таким образом, самое первое из приложений с использованием технологии workflow было предназначено для автоматизации процессов, подразумевавших большой объем бумажной работы, таких как обработка заявлений о предоставлении займов, обращений за страховкой или счетов на оплату. В последние несколько лет подобное "производственное" workflow расширилось за пределы приложений для обработки образов и стало одним из ключевых элементов программного обеспечения для обработки офисных данных заднего плана, например, ERP-систем. Основное преимущество workflow в производстве заключается в повышении производительности и улучшении обработки исключительных ситуаций.

Workflow на предприятии

Производственное workflow, как правило, не выходит за пределы отдела; однако многие бизнес-процессы охватывают все предприятие. Например, процесс приема на работу нового сотрудника, управление льготами для работников, составление отчетов о расходах и приобретение оборудования. За счет использования электронных форм и документов workflow предприятия может автоматизировать эти ранее тонувшие в бумагах процессы, увеличив производительность всех сотрудников и обеспечив высокую скорость обработки запросов и более цельное управление процессами.

Workflow для сотрудничества

Сдвиг от индустриальной экономики к экономике, основанной на знаниях, обусловил рост значимости коллаборативных процессов, особенно тех, в которых сотрудники использующие знания, создают новые продукты и услуги. В отличие от производственного workflow и workflow предприятия, процессы для сотрудничества являются структурированными только наполовину; при этом часто бывает сложно сопоставить процессу фиксированную карту, при том, что роли, предпосылки, имена визирующих и контрольные сроки четко определены. Основное преимущество коллаборативного workflow заключается в уменьшении времени рабочего цикла, например, новые продукты выводятся на рынок быстрее.