Файл: Развитие ECM-технологий.pdf

Концепции электрического документооборота, возникнув сравнительно не так давно, в наше время основательно взяли собственное место в информативной текстуре компании. Поначалу в их задачу входила только легкое автоматизирование документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни вкакой мере никак не смена документных потоков, циркулирующих в компании.

Многое поменялось в то время, когда производители СЭД стали не попросту повторять движения компаний, обеспечивающие перемещение бумажных документов, однако принимать во внимание задачи, встающие равно как пред данными действиями в частности, так и перед всем документооборотом в целом.

Понимание того, что документооборот компании рассчитанный для помощи его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того, многочисленные инновационные федерационные и городские аппараты правительства и на данный период применяют простые СЭД, в задачи каковых входит только повторение бумажного документооборота, однако никак не смена его и никак не самооптимизация и помощь структуры управления.

Разделяя последовательно рубежи развития концепций электрического документооборота, необходимо отметить 1-ый из них, возникнувший в 80-х годах XX столетия и длившийся, по сути, вплоть до его окончания. Данный промежуток свойственен разрозненностью заключений, что возникла из‑за того, что компании, управление каковых ранее подразумевало потребность автоматизации документооборота, ещё никак не обладали унифицированным инвентарем, необходимым для решения проблем подобного семейства.

Причины, которые привели к необходимости автоматизировать документооборот.

В заключительной четверти двадцатого столетия размеры административной документации компаний ещё никак не добились опасных характеристик, но существующая территориальная несогласованность структурных подразделений подводила к этому, операции согласования начальниками разных степеней имели возможность протекать месяцами и в единичных вариантах даже месяцами. Внедрение в подобных фирмах отраслей кольцевой почты позволило улучшить только лишь механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его именуют в настоящее время, параллельное согласование, требовало весьма крупных временных расходов, из‑за чего его применение сводилось к минимальному количеству и использовалось, согласно способности, только пределах 1-го сооружения.

Когда же в многочисленных больших индустриальных фирмах и органах правительству размеры документооборота начали приступать к критическим значениям, стало очевидно, то, что движения документооборота необходимо подвергнуть кардинальной перестройке, при сохранении общих условий к результатам процессов, сами движения обязаны были быть оптимизированы и, как результат, их прохождение обязано было занимать существенно меньше времени.

Создание первых СЭД.

Первоначальные СЭД существовали целиком индивидуализированы, разрабатывались напрямую вфирмах, с целью которых формировались мощностями внутренних ресурсов. Явные плюсы подобного подхода (точное соотношение выстроенной СЭД фактическим регламентированным действиям документооборота, единая интегрированность в информативную инфраструктуру компании) были с лихвой компенсированы одним принципиальным минусом: подобная концепция, созданная в самой компании, как правило существовала немасштабируемой, а поменять структуру автоматизируемых действий было почти нереально, что приносило к неосуществимости развития такого рода системы. А так как приобретенная подобным способом СЭД была неразделимо связана с моделью управления системой, в таком случае подходил период, развитие фирмы целиком становилось из‑за того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эфективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Решение данных проблем взяли в себе в то же время ряд фирм, сформированных в половине 90‑х лет: они стали формировать многоцелевые СЭД, такие просто масштабировались около потребности различных клиентов, а самостоятельно методика формирования окончательного постановления СЭД начала двухэтапной: в первоначальный стадии фирма формировала унифицированноеоснование СЭД, в 2‑ой стадии совершалось введение подгон действий около потребности определенного клиента.

Такого рода подход предоставил уменьшить цену окончательных заключений, а находясь в то же время существенно наиболее многофункциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

Автоматизация СЭД.

С окончания XX-го столетия отношение к автоматизации документооборота стал меняться доброкачественно: в Российскую федерацию пришли новейшие подходы к управлению, позволившие увеличить его результативность уже методологически. Непосредственно таким образом к нам пришло представление менеджмента качества, а совместно с ним - процессный подход к управлению. Информативные концепции почти мгновенно отозвались в данные тренда, равно как итог в них пришло понятие WorkFlow - поток работ, представлявших из себе отдельные экземпляры деловых документо-ориентированных процессов.

Современные СЭД и ECM.

Инновационные СЭД отреагировали на их возникновение реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новейшим методологическим шагом, позволяющим нынешним СЭД ещё стремительнее и успешнее приспособиться под потребности скорорастущих фирм. Пришествие в общероссийский рынок западных создателей (IBM Lotus, Documentum), делавших платформы для данных концепций, внедрил представление ECM - enterprise content management (управления данными компании).

Методически СЭД, принадлежащие к группе ECM, различаясь от других тем, что в них возникло точное распределение: непосредственно документ, его информационная составная часть (медиа-контент). ECM-система функционировала с контентом документов с помощью его метаданных - назначенной данных, обладающей конкретную значимость с целью компании.

Так, для исходящего письма метаданными могли быть адресат, дата подписания и официальное подписывающее лицо, регистрационный номер и данные о отправлении и доставке.

Использование workflow разрешило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих концепции электронного документооборота, гарантировать постоянное изменение автоматизируемого хода в целях его наибольшего соотношения действиям компании.

Отличия ECM от СЭД.

В переводе с английского языка, ECM (Enterprise content management) – это система управления цифровым контентом. Как инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации.

Виды данных.

Имеются 2 главных вида данных. Каждый день мы имеем дело с разными письмами, документами, картинками, файлами, папками и т.д., - всё это числовой медиа-контент. Таковым можно рассматривать целую информацию, презентованую в нашей локально-вычислительной сети, но определенные сведения считаются высокоструктурированными, другие же подобным качеством никак не обладают.

Данные бывают:

- Структурированные

Высокоструктурированными информацией, в контексте жизнедеятельности компании, возможно охарактеризовать документы, файлы и таблицы конкретной формы, разнообразные записи, создающиеся и хранящиеся в тот или иной-или учетных системах (Directum, Excel и т.д.).
Главным обстоятельством представления сведений в высокоструктурированном варианте присутствие программного обеспечения, способного формировать и управлять такими данными. Одним словом, высокоструктурированными считаются сведения, которые включатся в основы сведений (СУБД) в конкретной форме, с конкретной структурой и оформлением. Как правило, с такого рода данными легче работать, её свободно извлекать и анализировать. Неструктурированные

Неструктурированным контентом, соответственно, принято рассматривать целую информацию, легко хранящуюся в компьютере и никак не обладающую конкретного порядка. Подсчет такого рода данных является весьма проблемным, так как она никак не сформирована в общую основу данных, и ей трудно управлять. Образцом неструктурированных сведений могут представить графические и мультимедийные файлы, папки, сообщения в ICQ, интернет-странички, файлы прикладных программ, и др.

Львиную часть коллективного контента в компании оформляют неструктурированные сведения, и системы класса ECM вызваны организовать информационное пространство фирмы, дав возможность осуществлять подсчет подобных сведений, и гарантировать совместную работу с ними.

Функции ЕСМ.

В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных обозначивают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM концепции обладают наиболее элластичный функционал и дают возможность трудиться равно как с высокоструктурированным, так и с неструктурированным контентом. Из числа главных функций, которыми обязана владеть ECM система, можно отметить:- Электронный документооборот (СЭД);

- Управление записями (RM) и файлами. Категоризация и упорядочение;

- Управление знаниями (knowledge management). Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации;

- Управление потоками работ (Workflow), автоматизация бизнес-процессов (BPM);

- Управление web-контентом (WCM);

В разных ECM системах, вдобавок к вышеописанному перечню возможностей, добавляются вспомогательные модули управления информацией. Таким образом, к примеру, в ECM системе «eDocLib: Актив Бизнес» выполнены функции управления взаимоотношениями с покупателями (CRM), а кроме того сформировано руководство задачами и заданиями (Task management).

Вывод.

ECM, также как и СЭД, отвечает за руководство электрическими документами. Однако в отличие от СЭД, где способности настройки бизнес-процессов урезаны логикой работы с «традиционными» видами бумаг, ECM владеет наиболее гибкими опциями маршрутов перемещения документов. Подстраиваясь под бизнес-логику фирмы, система дает возможность автоматизироваться нетипичные, уникальные с целью конкретной компании бизнес-процессы.

И все же, в главную очередь, ECM осуществляет роль защищенного хранилища сведений компании в подходящем, высокоструктурированном варианте. Для любого объекта формируется регистрационная карта, в каковой записываются все без исключения требуемые свойства. Это дает возможность структурировать сведение и гарантировать стремительный отбор, допуск к сведениям и службу с ними. В этом и заключается базовое различие ECM от системы электронного документооборота.

Также хочется выделить, то что ECM система в компании решает наиболее обширный круг проблем, нежели концепция электронного документооборота. Она объединяет в себя функции разных учетных систем (СЭД, BPM, WCM и др.), включает все бизнес-процессы фирмы в едином, высокоструктурированном информационном поле, называемым коллективным порталом.

Перспективы технологии ECM.

В настоящее время в стадии развития пребывают технологические процессы Интернет 3.0. Разговор проходит о семантических разработках, какие гарантируют интеллектуальность информации и её общедоступность с различных мобильных приборов.Интернет преобразится в систему искусственного интеллекта, который способен совершать непростые сравнения контекстов и в данной базе предоставлять пользователю сведение с большой ступенью персонализации и релевантности. Важной технологией этой эпохи будет интерфейс для мобильных пользователей, который может гарантировать различную информацию в любом месте в любое время. Благодаря мобильным средствам партнерства человек способен трудиться в каждом участке. Руководитель согласно продажам – типичный образец мобильного сотрудника, ему необходимо быть на связи с различными людьми и обладать доступ к нужной корпоративной информации регулярно. ECM-технологии это гарантируют. Представьте себе условное собрание. Мобильный сотрудник способен «вступить» в переговорную, примкнуть, позвать иных, совместно с другими взглянуть видеоматериалы, совместно с другими осуществить участие в редактировании важного документа в реальном времени.