Добавлен: 08.07.2023
Просмотров: 52
Скачиваний: 2
ВВЕДЕНИЕ
В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность
принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения
ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации,
необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что
приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве,
чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом
малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях
может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего
дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный
документооборот позволяет избежать таких «болезней роста». Решению задачи
оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие
современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам
применение электронного документооборота способствует росту
производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного
документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в
деятельности любого предприятия играет эффективная система управления
электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию
его бизнес-потоков.
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах,
осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются
источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе
производственного предприятия технология работы с документами может быть
неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности.
Она предполагает не только единые правила документирования - оформления
документов, но и единый порядок организации движения документов
(документооборота). В соответствии с нормативными требованиями
документооборот организации охватывает движение документов с момента их
получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-
контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав
и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы
отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления
документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать
движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует
огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в
каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение
соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления
документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в
произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами
работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного
вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного
персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность
использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать
ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над
документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная
вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные
персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть,
что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного
документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в
текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Глава1. Система электронного документооборота
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:
Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.
Таким образом, система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:
интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;
повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.
СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:
процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).
Объектом автоматизации являются процессы:
создание документов;
подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно-статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.
СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).
Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).
Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.
Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:
оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);
оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
поиска и извлечения документов из электронного архива;
вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;
Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:
проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;
потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).
Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:
создание электронных документов средствами подсистемы;
ведение версий (редакций) документов и их авторства;
защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
электронное визирование документов (электронная подпись);
связывание документов в логические группы;
организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;
допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;
протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
управление маршрутами движения документов;
контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;
передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».
Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:
средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;