Файл: система электронного документооборота ELMA ECM+.pdf

средства для создания электронных документов;

средства для организации и работы с электронным архивом;

технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

технологические средства, ориентированные на управление документами;

инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

        Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.

        Рассмотрим организационно – функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь на решения и предложения фирмы «Интеллектуальные технологии» (Cognitive Technologies) – одного из лидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознавания образов.

Глава 2. Компания Elma и ее продукты.

2.1 компания ELMA

Российская компания, разработчик BPM-системы ELMA. С 2006 года занимается внедрением системы управления бизнес-процессами, ведет обучение пользователей и представляет техническую поддержу. Топ-менеджер Опарин Дмитрий Жоржевич

Компания ELMA создает ИТ-инструменты, которые помогают бизнесу управлять деловыми процессами. С помощью BPM-системы ELMA компаниям легче организовывать работу отделов и департаментов – пути их взаимодействия становятся прозрачными и управляемыми. Система позволяет постепенно автоматизировать бизнес-процессы и в любое время изменять настроенные регламенты.

Для удобства пользователей на базе BPMS созданы приложения в соответствии с основными задачами бизнеса:

• ELMA ECM+ для электронного документооборота.
• ELMA CRM+ для работы с клиентами.
• ELMA Проекты+ для управления проектной деятельностью.
• ELMA KPI для управления эффективностью.

Компания предоставляет комплекс услуг для успешного использования инструментов процессного управления:

• Развитие BPM-системы и приложений ELMA. 
• Услуги по внедрению и настройке решений.
• Выездное и дистанционное обучение пользователей.
• Обучение специалистов по администрированию системы.
• Техническая поддержка.
• Развитие партнерской сети: более 80 сертифицированных партнеров в России и СНГ
• Некоммерческая программа по обучению BPM-технологиям для вузов.

---

Компания ELMA создает ИТ-инструменты, которые помогают бизнесу управлять деловыми процессами. С помощью BPM-системы ELMA компаниям легче организовывать работу отделов и департаментов – пути их взаимодействия становятся прозрачными и управляемыми. Система позволяет постепенно автоматизировать бизнес-процессы и в любое время изменять настроенные регламенты.

Для удобства пользователей на базе BPMS созданы приложения в соответствии с основными задачами бизнеса:

• ELMA ECM+ для электронного документооборота.
• ELMA CRM+ для работы с клиентами.
• ELMA Проекты+ для управления проектной деятельностью.
• ELMA KPI для управления эффективностью.

Компания предоставляет комплекс услуг для успешного использования инструментов процессного управления:

• Развитие BPM-системы и приложений ELMA. 
• Услуги по внедрению и настройке решений.
• Выездное и дистанционное обучение пользователей.
• Обучение специалистов по администрированию системы.
• Техническая поддержка.
• Развитие партнерской сети: более 80 сертифицированных партнеров в России и СНГ
• Некоммерческая программа по обучению BPM-технологиям для вузов.

2.2 система электронного документооборота ELMA ECM+.

ELMA — система управления компанией, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудниковкомпании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Продуктовая линейка.

ELMA cостоит из набора приложений для управления компанией, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве:

• ELMA: Электронный документооборот. Автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Использование механизма WorkFlow позволяет быстро настроить систему в соответствии с потребностями компании.
• ELMA: Управление бизнес-процессами. Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.
• ELMA: Управление показателями. Приложение позволяет реализовать в компании принципы целевого управления и вознаграждения по результатам труда. Внедрение в «легкой форме» позволит сформировать набор целевых показателей эффективности (КПЭ, KPI), и наладить оперативный контроль за достижением плановых значений показателей в разрезе целей и стратегии развития компании (реализация механизма BSC или Сбалансированной карты показателей)
• ELMA: CRM. Приложение ELMA: CRM не стоит отдельных денег и идет в базовой поставке при покупке любого из приложений ELMA. ELMA: CRM – это операционный CRM, основными функциями которого являются управление процессом продаж (в том числе механизм воронки продаж) и ведение истории взаимоотношений с Вашими контрагентами (база контрагентов, контактов, потенциальных клиентов, сделок и т.д.)
• ELMA: Управление проектами. Позволяет легко наладить управление проектной деятельностью в компании. Наряду со стандартным управлением задачами, графиком проекта (диаграммой Ганта) и организацией единого информационного пространства по проекту, ELMA: Управление проектами дает возможность управлять стандартными бизнес-процессами в рамках проектов и управлять проектным бюджетом.
• ELMA: Внутренний портал Все приложения базируются на одном - ELMA: Внутренний портал. Это приложение не продается отдельно – оно входит в поставку c любым из приложений ELMA.

---

ELMA: Внутренний портал включает в себя:

• • Организационная структура компании
  • Управление задачами
  • Календарь
  • Общение. Лента сообщений.
  • Внутренний портал. Веб-документы.
  • Веб-хранилище для файлов

Пакеты ELMA.

• ELMA ECM. Отличный инструмент для оперативного управления компанией. Он включает в себя приложения ELMA: Управление бизнес-процессами , ELMA: Электронный документооборот и базируется на Внутреннем портале ELMA.
• ELMA BPM Suite. Система позволяет организовать управление процессами в компании на основе метрик и показателей, исполняемых процессов и связать воедино метрики процессов, стратегию компании и мотивацию персонала. Пакет включает в себя ELMA: Управление показателями, ELMA: Управление бизнес-процессами и базируется на Внутреннем портале ELMA.

Архитектура системы ELMA.

Система управления бизнес-процессами ELMA состоит из набора программ:

1. Сервер ELMA
2. Дизайнер ELMA
3. ELMA Agent

Сервер ELMA включает в себя набор связанных компонентов:

• Базу данных
• Веб-приложение
• Сервер конфигураций
• Сервер оповещений

Сервер ELMA является корневым элементом системы. Для начала работы с сервером его необходимо зарегистрировать.

Дизайнер ELMA – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и предоставляет удобный интерфейс для моделирования процессов и создания конфигураций.

Для работы с Дизайнером его необходимо зарегистрировать.

ELMA Agent – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и в режиме реального времени показывает оповещения, которые формирует сервер для пользователя.

ELMA Agent не требует регистрации для начала работы и может быть установлен на любое количество компьютеров в организации.

Система ELMA реализует SOA-архитектуру и предоставляет необходимые интерфейсы для расширения системы. ELMA позволяет:

• Запустить любой бизнес-процесс, загруженный в систему из внешнего приложения
• Вызывать функции внешнего приложения. Поддерживаются синхронные и асинхронные вызовы.

Внедрение системы ELMA.

Специалистами компании «Элевайз» разработана уникальная методика внедрения процессного подхода на предприятии с использованием программного продукта ELMA. ELMA - это новейший и эффективный продукт, предназначенный для компаний, которые хотят внедрить процессный подход к управлению, располагать адаптивными бизнес-процессами, способными к настройке и оптимизации, чтобы соответствовать изменяющимся условиям бизнеса, нормативным требованиям законодательства и давлению конкуренции.

---

Для того чтобы система смогла в полной мере использовать все преимущества ваших процессов, компания проводит первичный сбор информации, исследует текущую деятельность предприятия, выявляет потребности и совместно с руководством предприятия определяет круг решаемых задач. В результате формируется список задач, которые необходимо решить в процессе внедрения системы.

Далее происходит изучение организационной структуры предприятия, и даются рекомендации по ее улучшению. Совершенствование организационной структуры предприятия - важнейшая часть ее организационного развития. На данном этапе происходит актуализация штатного расписания и приведение его к фактическому виду.

Следующий шаг на подготовительном этапе внедрения системы - анализ текущей деятельности предприятия. Целью такого анализа является выделение определенного количества бизнес-процессов с целью дальнейшей их автоматизации. В результате образуется сеть процессов, отражающая текущее положение дел на предприятии. Кроме того, четко определяется ответственность сотрудников за выполняемый ими объем работ. Это резко повышает исполнительскую дисциплину и управляемость персонала. Руководитель видит реальное положение дел на предприятии.

После того, как сформированы первичные модели, совместно с руководителями и ключевыми ответственными исполнителями проводится сравнение полученных результатов и видения руководства. На данном этапе может быть скорректирована как модель деятельности предприятия, так и порядок выполнения некоторых операций на предприятии в соответствии с целями и задачами руководителей. Как правило, это происходит в формате расширенных совещаний, где каждый ответственный исполнитель вносит свои предложения по улучшению деятельности предприятия. А это в конечном итоге - залог успешности деятельности всей организации.

Технические специалисты, в свою очередь, осуществляют подготовку к развертыванию решения у заказчика. Данный этап включает в себя установку на сервере и проверку работоспособности системы на рабочих местах пользователей. В ходе этих работ устраняются последние замечания и недочеты в работе системы. Одновременно сотрудники заказчика обучаются взаимодействию с программой, а получают базовые знания в области бизнес-процессов.

Экономическая эффективность.

Сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям, потому что: процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он обязан делать. Кроме того, система обеспечивает эффективный контроль выполнения задач со стороны руководства.

---

Повышается эффективность работы сотрудников при решении "типовых" задач благодаря четкой регламентации процессов в компании и повышению дисциплины.

Экономится время сотрудников на поиск нужного документа, потому что все необходимые документы доступны "в 2 клика".

Сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса.

Снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому.

Уменьшается объем бумажного документооборота.

Увеличивается общая скорость выполнения процесса.

Упрощается создание и поддержка Системы Менеджмента Качества за счет возможности получать актуальные регламенты процессов и возможности постоянно осуществлять улучшение бизнес-процессов.

Облегчается обучение и адаптация новых сотрудников.

Преимущества системы.

Для работы с системой достаточно веб-браузера. Благодаря этому работать с системой можно из любой точки мира без установки дополнительного программного обеспечения.

Для описания бизнес-процессов используется современный язык BPMN - на сегодняшний день лучший и самый прогрессивный мировой стандарт для описания бизнес-процессов.

Возможность генерации регламентов бизнес-процессов, что является обязательным условием сертификации по стандарту качества ГОСТ-Р ИСО 9001:2001. При этом исключается дублирование работы, и компания всегда имеет регламенты по актуальным работающим процессам.

Отсутствие "скрытых" платежей за лицензии ПО. Вам не нужно покупать базу данных или другие дорогостоящие компоненты.

Цена продукта в 2-3 раза ниже, чем цены на аналогичные системыю

(рис.1 Дизайнер ELMA)

(рис.2 Работа с документами)

(рис.3 Интерфейс системы ELMA)

Стоимость одной лицензии 3000,00 рублей.

Заключение.

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

---