Файл: 1. Описание проблемной ситуации в организации. Формулировка проблемы 3.doc

Содержание

1 .Описание проблемной ситуации в организации. Формулировка проблемы

В качестве примера в данной работе представлен комитет по работе с Октябрьским округом города Иркутска.
Таблица 1

Структура Комитета

Подразделение	Кол-во сотрудников
Председатель комитета (зам. Главы администрации г.Иркутска)	1
Управление жилищно-коммунального хозяйства Начальник управления Отдел жилищного хозяйства Отдел коммунального хозяйства	1 5 4
Управление по работе с населением Начальник управления Общий отдел Сектор по работе с обращениями граждан Организационный отдел Сектор по организации досуга Отдел жилищных компенсаций (субсидий) Отдел опеки и попечительства	1 3 3 4 2 3 2
Итого	29

В рассматриваемой организации возникла проблема, связанная с аттестацией персонала.

Оценка работы персонала – это не просто одно из направлений работы в процессе управления персоналом, это ключевое направление, которое задает основные ориентиры и принципы нового подхода к управлению персоналом. Оценка рабочих результатов персонала – это важнейший инструмент повышения эффективности труда работников организации.

Аттестация - одна из наиболее распространенных форм периодической оценки работы персонала.

Именно аттестация помогает избежать трудностей, связанных с ситуативной сиюминутной оценкой. Она задает руководителю определенные рамки, позволяющие отделить личное от общественного. Оценка осуществляется с определенной целью (целью организации, а не руководителя), по заданным критериям и стандартам выполнения работы. Снижается субъективизм. В результате система аттестации помогает руководителю.

---

Но как показывает опыт, на практике из-за преобладания формального подхода возможности аттестации используются далеко не в полной мере. Низкая отдача от аттестации персонала приводит к тому, что во многих организациях ее проведение откладывается годами.

Сегодня назрела необходимость изменения приоритетов при проведении аттестации. Не отказываясь от определения в ходе аттестации степени соответствия работников занимаемой должности, актуальным должно становиться использование этой процедуры для выявления проблем и препятствий, снижающих отдачу от работников, и определения путей выявления более эффективного управления персоналом организации.

Необходимо разработать программу организационного развития, которая позволить повысить эффективность процедуры аттестации персонала Комитета по работе с Октябрьским округом г.Иркутска.

Проблему можно кратко сформулировать следующим образом: недостаточное использование потенциала аттестации, выступающей в качестве одной из основных процедур оценки рабочих результатов специалистов.

Уровень проблемы можно определить как организационный, соответственно, программа развития будет направлена на организационный уровень.

2. Выбор и обоснование метода организационного развития

Для решения существующей проблемы был выбран метод социотехнического подхода - автономные рабочие группы.

Созданная рабочая группа должна будет реально оценить существующую ситуацию (методом SWOT - анализа), изучить опыт других организаций, изучить нормативно-правовую базу, регулирующую кадровую политику в органах власти, а затем разработать программу по повышению эффективности процедуры аттестации персонала. Необходимо разработать программу, детально описывающую процесс направления сотрудников на обучение.

3. Описание ограничений

Обозначим ограничения, присутствующие при решении вышеописанной проблемы.

1. 
   Недостаточно частое проведение аттестации муниципальных служащих.
   
2. 
   Устаревшая нормативно-правовая база, регламентирующая порядок проведения аттестации.
   
3. 
   Несовершенство методики аттестации;
   
4. 
   Формальный характер аттестации.
   
5. 
   Недостаточная информированность аттестуемых работников.
   
6. 
   Результаты аттестации не используются в полной мере.
   
7. 
   Недостаточная финансовая обеспеченность.
   
8. 
   Отсутствие внимания к данной проблеме со стороны региональных и федеральных органов власти.
   

---

4. Составление программы

1. Планирование решения

В рамках планирования начальнику организационного Комитета необходимо подготовить необходимую документацию с указанием:

• 
  состава персонала,
  
• 
  времени исполнения задания,
  
• 
  выделяемых ресурсов.
  

Рассмотрим процесс реализации этих этапов подробнее:

1. 
   указание состава персонала. В данном случае необходимо:
   

• 
  определить кандидатуры сотрудников, которые направляются на обучение, и в дальнейшем будут отвечать за проведение аттестации в администрации;
  
• 
  ознакомиться с расценками на обучение;
  
• 
  выбрать учебное заведение, в котором выбранные сотрудники будут проходить обучение;
  
• 
  выбрать форму обучения;
  

указание времени исполнения задания. Здесь необходимо:

• 
  указать время начала и окончания обучения.
  
• 
  указать время, отведенное на составление сотрудниками отчета об обучении;
  
• 
  указать время, отведенное на систематизацию информации и подготовку материала для проведения собраний.
  

указание выделяемых ресурсов. Исходя из числа сотрудников, направляемых на обучение, определяется итоговая сумма, выделяемая на реализацию решения.


План мероприятий

1. Организационный отдел Комитета дает обоснование необходимости обучения сотрудников (2 недели).

2. Организационный отдел определяет кандидатуры сотрудников и готовит характеристики каждой кандидатуры (1 неделя).

3. Обоснование и характеристики передаются на рассмотрение руководителям других структурных подразделений Комитета, которые могут внести свои поправки и дополнения (1 неделя).

4. Обоснование и характеристики передаются на рассмотрение начальнику Комитета(1 день).

5. Начальник Комитета рассматривает документы и определяет кандидатуру сотрудника (1 неделя).

6. Начальник Комитета издает приказ о направлении на обучение выбранной кандидатуры (1 неделя).

7. Распоряжение передается в организационный отдел для внесения в план работы отдела (2 недели).

8. Заключение контракта с выбранным учебным заведением(2 недели).

9. Направление сотрудника на обучение (2 недели).


2. Процедура согласования решения

Комитет по работе с Октябрьским отделом города Иркутска имеет линейную структуру, т.е. каждый отдел имеет своего руководителя, а руководители подчинены начальнику Комитета. Руководители координируют деятельность своих отделов.

---

Начальником организационного отдела проводится работа по подготовке всей необходимой документации: формированию списка кандидатов на повышение квалификации, подготовке характеристик.

Организационный отдел предоставляет всю подготовленную документацию на рассмотрение руководителям всех структурных подразделений. Руководители в течение 1 недели вправе вносить свои поправки и дополнения. Затем документы передаются на рассмотрение начальнику Комитета, который в течение 1 недели определяет кандидатуры сотрудников, направляемых на обучение, а затем издает соответствующий приказ. В приказе указывается круг лиц, ответственных за исполнение решения. Исполнители, указанные в данном решении, реализуют исполнение всех его пунктов. Последним пунктом указывается лицо, на которое возлагается контроль исполнения решения. Также указываются конкретные сроки исполнения.
3 Оценка эффективности

Реализация принятого решения позволит повысить эффективность процедуры аттестации персонала.Среди проблем, связанных с проведением аттестации муниципальных служащих, лидирующее положение занимает недостаточная информированность аттестуемых работников.

Следует объяснить цель и смысл предстоящей процедуры, важно разъяснить информацию об аттестации с позитивной точки зрения, объяснить, какие выгоды для аттестуемых несет в себе эта процедура. Например, признание достижений работников со стороны руководства; получение работником крайне важной для себя обратной связи, позволяющей ему своевременно внести необходимые коррективы в свою работу; возможность уточнить для себя те требования, которые предъявляются к его работе; возможность лучше понять цели и задачи, стоящие перед организацией (подразделением), облегчая прохождение информации по вертикали сверху вниз.

Показателями эффективности принятого решения могут служить снижение негативного отношения работников к аттестации, уменьшение стрессового состояния в период подготовки к аттестации и, главное, прекращение резкого снижения качества работы в это время.

4 Контроль

Контроль - это одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, реализации принятых управленческих решений.

---

При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.

Контроль подразделяется на предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. На этом этапе контролируются правила, процедуры и линия поведения, чтобы убедиться, что работа развивается в правильном направлении. На этом этапе контролируются, как правило, человеческие, материальные и финансовые ресурсы. В нашем случае предварительный контроль будет осуществляется начальником организационного отдела Комитета и заключаться в отслеживании проведения работы по разработке обоснования необходимости решения.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ в соответствии с принятым решением. Его также будет осуществлять начальник организационного отдела Комитета, либо ведущий специалист отдела. На решение заводятся контрольные карточки с указанием сроков исполнения и ответственных лиц. Все указанные в решении лица обязаны предоставлять информацию о ходе его реализации управляющему делами.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Устраиваются дни контроля, когда рассматривается вопрос о снятии с контроля или продлении сроков. Решение о снятии с контроля принимает начальник Комитета. В контрольной карточке делается соответствующая отметка.

---