Файл: Технологии обработки табличной информации 5 1Общая характеристика современных табличных процессоров 5.docx

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Каждому из нас, реже или чаще, приходится заниматься вычислениями. Значительно упростить их, найти правильный ответ даже без специальных математических знаний поможет программа обработки электронных таблиц Microsoft Excel.

Актуальность темы работы – Microsoft Excel — одна из самых загадочных и интересных программ в пакете MS Office. Интересна она многочисленными средствами автоматизации работы, оформления документов и богатыми вычислительными возможностями. Загадочность ее состоит в том, что большинство пользователей применяют лишь малую толику того, что может дать им Excel. Это тем более удивительно, что спектр возможностей программы практически безграничен: от создания простых таблиц, построения диаграмм и графиков до решения сложных вычислительных задач и моделирования различных процессов.

Цель работы-обработка табличной информации.

Повсеместное использование программ обработки электронных таблиц во многом объясняется универсальными возможностями их применения. Табличный процессор Excel можно использовать как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса фирмы. Например, на предприятии с помощью Excel можно облегчить решение таких задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержек, управление сбытом и имуществом и многих других. Область применения программы не ограничивается только сферой деловой жизни. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с помощью Excel можно решить множество задач в области естественных и технических наук.

Табличный процессор Microsoft Excel – мощное средство для выполнения финансовых, статистических и научных расчетов, а также для анализа данных, прогнозирования и принятия решений.

---

Иллюстрируется главное назначение консолидации – вычисление итогов для данных, расположенных в различных областях электронной таблицы.

Другие профессиональные возможности Excel – сортировка и фильтрация списков(баз данных), подведение итогов и создание сводных таблиц, облегчающих пользователю анализ данных списка, использование встроенных функций разнообразного назначения.

ГЛАВА 1. ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ

1. Общая характеристика современных табличных процессоров

Современные текстовые процессоры, как правило, содержат минимальный набор средств работы с табличными данными. Наиболее эффективным способом обработки такого рода информации является использование специализированных программных продуктов - табличных процессоров. Наряду с общими вспомогательными средствами обеспечения удобной и эффективной работы пользователя, табличные процессоры также предоставляют следующие специализированные функциональные возможности:

Рабочие книги и рабочие листы. Табличные документы можно объединять в рабочие книги или папки, так что они могут рассматриваться как единое целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен указатель, который обеспечивает доступ к отдельным рабочим листам книги. Пользователь может задавать названия листам, что делает наглядным содержание книги и облегчает переход от документа к документу.

Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Среди средств обеспечения и удобства работы пользователя имеются не только стандартные средства разбиения экрана на отдельные окна, но и средства фиксации на экране заголовков строк и столбцов.

Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как: выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформления колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

Средства оформления рабочих листов. Современные табличные процессоры предоставляют широкие возможности поформатированию таблиц, такие как: выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри ячейки, выбор цвета фона ячейки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок (столбцов), черчение рамок различного вида, определение формата данных внутри ячейки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а также обеспечение автоматического форматирования, когда в систему уже встроены различные варианты оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.

---

Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом.

Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Менеджер или мастер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат.

Деловая графика. Трудно представить современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм.

Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, т.е. через экранную форму: защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме этого, все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах

Моделирование. Подбор параметра и моделирование — одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями.

Программирование. В простейшем случае для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив, таким образом, набор функций, предоставляемых системой. Для создания приложений табличные процессоры содержат в качестве дополнительной компоненты язык программирования высокого уровня (например, компоненты языка

Visual Basic для составляющих Microsoft Office).

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предпри­ятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для

---

хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таб­лицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного ро­да диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных си­туаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и вклю­чают создание и редактирование ЭТ; оформление и печать ЭТ; создание многотабличных документов, объединенных форму­лами; построение диаграмм, их модификацию и решение экономи­ческих задач графическими методами; работу с электронными таблицами как с базами данных; создание итоговых и сводных таблиц; использование при построении таблиц информации из внешних баз данных; решение экономических задач типа "что - если" путем под­бора параметров; решение оптимизационных задач; статистическую обработку данных; создание слайд-шоу; разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры различаются в основном набором вы­полняемых функций и удобством интерфейса, поэтому целесооб­разно проанализировать лишь широко используемые программные продукты.

Перспективные направления в разработке ЭТ основными фир­мами-разработчиками определяются по-разному.

Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.

Ситуация, сложившаяся к настоящему времени на рынке ЭТ, характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft - 80 % всех пользователей ЭТ предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж - Lotus 1-2-3, а затем Quattro Pro.

Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Для обозначения строк используется цифровая нумерация, столбцов - буквенно-цифровые индексы. Количество строк и столбцов в разных ЭТ различно, например в табличном процессоре Excel - 256 столбцов и более 16 тысяч строк. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой или клеткой. Каждая ячейка имеет свой уникальный идентификатор (адрес), состоящий из имени столбца и номера строки, например А28, В45 и т.п. ЭТ могут со­держать несколько рабочих бланков, которые объединяются в один файл и носят название рабочей книги. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с ЭТ, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

---

В ЭТ можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (:), например блок А1:В4 включает в себя ячейки А1, А2, A3, А4, В1, В2, ВЗ и В4. С блоками ячеек в основ­ном выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т.п. Адреса используются в формулах как ссылки на оп­ределенные клетки. Таким образом, введенные один раз значения можно многократно и в любом месте таблицы, книги использовать без повторного набора. Соответственно при изменении значения клетки автоматически произойдут изменения в тех формулах, в ко­торых содержатся ссылки на данную клетку.

Технология работы с табличным документом аналогична про­цедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диало­говом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера.

В клетки ЭТ могут быть введены текст, цифры и формулы. Во всех табличных процессорах существуют синтаксические соглаше­ния, позволяющие отличить формульно-цифровую информацию от текстовой, которых должен придерживаться пользователь, если хо­чет добиться правильных результатов. Обычно синтаксические правила интуитивно понятны и легко запоминаются.

Формула - это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций. Кроме числовых величин, в формулу могут входить в качестве документов адреса ячеек, функции и другие фор­мулы. Пример формулы: =A5/H8-I2. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной.

Функции представляют собой запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: = СУММ(А1:А4). В Microsoft Excel можно работать с четырьмя основными типами документов: электронной таблицей (в Excel ЭТ называется рабочим бланком), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий бланк служит для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких бланках данные можно вводить, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диа­грамм для графического представления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при решении специальных задач. Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывает­ся с тремя рабочими листами, однако их чис­ло можно увеличить или уменьшить. В книгу можно поместить не­сколько различных типов документов, например рабочий лист с элек­тронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

---