Файл: Использование типовых отчетов и формирование регламентов.pptx

Моделирование и анализ бизнес-процессов

Решетова Наталья Эвальтовна

Содержание урока

• Понятие и назначение регламентации
• Необходимость регламентации
• Возможности Бизнес-студио
• Виды отчетов
• Примеры отчетов
• Литература

Мифы и ловушки регламентации

1. Мифы

• Нельзя регламентировать во время создания или развития организации, нового направления
• Инструкции убивают инициативу
• Инструкции снижают ответственность за результат, не могут описать все функции, или будут слишком громоздкими
• Инструкции замедляют работу
• Инструкции требуют большого бюрократического аппарата.

2. Ловушки

• В инструкциях невозможно все описать.
• Для того, чтобы описать все правила, нужна слишком громоздкая система документов, которую люди не будут знать полностью, и значит, не будут пользоваться -тогда регламентация не будет работать. Особенно когда организация работает в неопределенности.
• Документы подменяют понимание. Люди перестают думать а ищут ответы в инструкциях.
• Трудно управлять изменениями, и регламенты становятся препятствием для развития деятельности.

Что такое регламентация

Зафиксированная ТЕХНОЛОГИЯ работы организации (предприятия, бизнеса) - Партитура. Пьеса. Поле договоренностей. Архитектурный проект.

• Регламентация: установление правил и норм, определяющих деятельность и обязательных к исполнению
• Зачем нужна в компании
• Устойчивость, повторяемость действий по достижению результатов
• Фиксирование типовых решений и постоянных договоренностей
• Координация действий по всем цепочкам.
• Независимость от индивидуальных способностей людей
• Тиражируемость деятельности – возможность быстрого развития
• Определенность для работников, быстрое обучение
• Все, что должно быть понято и регулярно выполняться сотрудниками– должно быть зафиксировано: требования, нормы, стандарты, способы оценки и вознаграждения.
• Уровень регламентации показывает уровень зрелости организации

Место регламентации в управлении

Признаки того что нужна регламентация

• Вам приходится давать много повторяющихся распоряжений и принимать типовых решений, часто напоминать о них
• Сотрудники «забывают» о своих обязанностях
• Во взаимодействии часто возникают спорные вопросы
• Есть дублирование функций, а некоторые задачи никем не выполняются
• Вы или коллеги не достаточно знают, что делают другие работники и подразделения и кто для них «внутренний клиент»
• Накапливаются вопросы, которые неизвестно, кто должен решать
• Есть синдром «порочного круга», когда вопрос передается из рук в руки и не решается
• Вам нужно перепоручить часть функций другому подразделению, создать новое подразделение
• Вам нужно создать новое подразделение, по образу и подобию уже существующего
• …

Тогда проще один раз зафиксировать договоренности и ссылаться на них

Решаемые задачи в Business Studio

Формирование регламентирующей документации

• Свои отчеты с помощью Мастера отчетов
• Набор готовых отчетов:
• Регламент процесса
• Должностная инструкция
• …

• Создание регламентов, не требующих доработки:
• Word
• Excel
• HTML-публикация
• Business Studio Portal

Варианты подачи информации из бизнес-модели

Инструментальная составляющая функционала отчетов

Создание модели

Организация – это система

• Система – набор однотипных структурированных элементов и связи между ними

Получение данных для регламентов

Система регламентов

Когда задаваться вопросами регламентов?

Вызов отчета

Литература

• Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы: Учебно-метод. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2010. - 246с.
• Анисимов О.С. Новое управленческое мышление: сущность и пути формирования. - М.: Экономика, 2010- 356с.
• Афонин И.В. Управление развитием предприятия М.: Издат. - Торг. корпорация "Дашков и К", 2010. - 380 с.
• Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: учебник для вузов / А. Я. Кибанов. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 447 с.
• Маслов В.И.Стратегическое управление персоналом в условиях эффективной организационной культуры: Учебник.- М., Изд-во "Финпресс", 2004.

Вы узнали

• Понятие и назначение регламентации
• Необходимость регламентации
• Возможности Бизнес-студио
• Виды отчетов
• Примеры отчетов
• Литература

Спасибо за внимание!