Файл: Тема Организация и нормативноправовые основы архивного дела.docx

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 10.11.2023

Просмотров: 1702

Скачиваний: 30

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

СОДЕРЖАНИЕ

2. Дать определение «архив», «архивный фонд», «АФ РФ», «фондирование документов», «архивохранилище», «депозитарное хранение документов АФ РФ»

Тема 2. Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций

1. Составить схему классификации документов в пределах АФ

2. Дать характеристику федеральному (государственному, муниципальному) архиву.

3. Дать определение терминам «информационная деятельность архива», «использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник»

Тема 4. Обеспечение сохранности документов

1. Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов.

2. Перечислить основные характеристики режимов хранения документов

Тема 5. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов

Заключение



  1. Правовой статус архива организации;

  2. Источники комплектования архива организации;

  3. Состав документов, которые поступили в архив организации на хранение;

  4. Задачи и функции архива организации и его права, которые необходимы для их осуществления.

Положение об архиве ООО "РуссНИПИнефть" согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, а затем утверждается генеральным организации.

Для создания оптимальных условий связанных с хранением документов в ООО "РуссНИПИнефть" был выполнен:

  • ремонт помещения, в котором расположился архив организации;

  • архив ООО "РуссНИПИнефть" расположен в отдельном помещении организации, которое после ремонта было принято в эксплуатацию комиссией, в состав которой входили представители архива, представители от пожарных, охранных, санитарных служб;

  • архив оборудован средствами для осуществления пожаротушения, охраны и сигнализации;

  • в архиве используются технические средства, которые направлены на то, чтобы создать нормативные условия температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, а также охранных режимов;

  • помещение архива ООО "РуссНИПИнефть" оборудовано средствами охранной сигнализации, на окнах установлены металлические распашные решетки;

  • помещение изолировано металлическими дверями;

  • использование специальных средств, связанных с хранением и дальнейшим перемещением документов;

  • Эксплуатация архивного хранилища:



  • в помещении хранилища ООО "РуссНИПИнефть" запрещено осуществлять прокладку водоснабжения, канализации, газопровода или открытых систем электропроводки;

  • отделка и оборудование хранилища хорошо проветривается и не собирает пыль;

  • окна архивного хранилища ООО "РуссНИПИнефть" выходят на северную сторону, что защищает хранилище от открытых солнечных лучей;

  • хранилище оборудовано внутренней сигнализацией и имеет запасной выход;

  • в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;

  • в помещении хранилища запрещено курить, применять электронагревательные приборы, использовать легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, а также осуществлять хранение пищевых продуктов;

  • постоянное хранение документов в архиве ООО "РуссНИПИнефть" проводится в темноте;

  • освещение хранилище осуществляется с помощью искусственного рассеянного света, которое дают лампы накаливания, установленные в закрытых плафонах с гладкой наружней поверхностью;

  • уровень освещенности не превышает на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк;

  • помещение архива ООО "РуссНИПИнефть" оборудовано регулируемым климат контролем, что дает возможность поддерживать постоянную температуру 17 - 16°С и влажность воздуха 50-58%;

  • помещение архива ООО "РуссНИПИнефть" содержится в чистоте и образцовом порядке, который исключает появление насекомых, грызунов, плесени, пыли

  • в помещении архива проводится постоянная влажная уборка, обеспыливание, помещение обрабатывается водными растворами антисептиков;

  • в помещении архива ООО "РуссНИПИнефть" запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;

Одна из работ входящая в комплекс обеспечения сохранности документов является размещение фондов в хранилище архива. При продуманном размещении документов происходит рациональное использование площадей стеллажных полок: сокращаются затраты, связанные с поиском дел, обеспечиваются лучшие условия для хранения ценных документов, в случае необходимости проведения эвакуации для особо ценных дел создаются лучшие условия.

Был осуществлен подбор оборудования для архивохранилища, приведенного в таблице 1.

Таблица 1
Основные характеристики оборудования архивохранилища




Изображение

Наименование оборудования и его описание

Ссылка на источник информации


1

2

3





Глубокий металлический стеллаж с разделителями.

Глубина 600 мм.

Длина секций 1000 мм.

Высота 2000 мм.

Сайт по продаже https://www.werstakoff.ru


Шкафы для хранения документов ограниченного доступа





Предназначен для хранения больших объемов документации, служебной и деловой информации.

Оригинальная конструкция ригелей из нержавеющей стали и пластиковые втулки обеспечивают бесшумный ход дверей и надежное запирание шкафа.

Максимальная нагрузка на полку ‑ 60 кг.

Габариты внешние1830x915x370 мм.

Габариты внутренние1830x915x370 мм.

Вместимость, количества папок ‑ не менее 60 шт.

Сайт по продаже

https://www.werstakoff.ru


1

2

3


Архивные короба и папки





Архивные короба Гофрокартон Т-23, плотность 140г/м2330*230*230мм, полезный объем - 17,5л

Сайт по продаже https://pack24.ru


Средство пожаротушения





Огнетушитель углекислотный с зарядом огнетушащего вещества 3 кг.

Огнетушащее вещество – CO2 (двуокись углерода).

Масса заряда, кг/л: 3-0,15.

Рабочее давление, Мпа: 5,88.

Длина струи огнетушащего вещества, м: 3.

Продолжительность подачи огнетушащего вещества, сек: 8.

Огнетушащая способность по классу В: 34В.

Масса, кг: 9,2.

Габаритные размеры (диаметр, высота): 135x490

Сайт по продаже

https://www.magazin01.ru


Прибор для измерения температуры и влажности воздуха





Гигрометр ВИТ-2

Основные характеристики прибора:

погрешность равна 0,2;

замеры прибора 325х120х50 мм;

имеется два термометра и психрометрическая таблица;

цена деления 0,2 °С;

диапазон измеряемых температур колеблется в пределах -15…+40 °С;

измерение влажности имеет диапазон +20…+40 °С;

относительная влажность имеет диапазон 20-90%.

Сайт по продаже

https://med.gramix.ru


Оборудование было подобрано с учетом финансовых возможностей организации, а также с учетом площади помещения.

Заключение


Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

Документы архива принято разделять на документы, которые относятся к общему и обособленному хранения, документы, изложенные на бумажной основе и на пленке. Документы, которые относятся к общему и обособленному хранению располагают в разных хранилищах. Также раздельное хранение необходимо для документов, которые изложены на бумажной и пленочной основе.

Решении проблемы сохранения документов на переходном этапе развития общества, для всех архивных учреждений едины, но и в то же время в каждом случае уникальны, поскольку масштабы и острота собственных проблем в регионе неповторимы.

Однако думается, есть общий момент, объединяющий любой план деятельности любого архива, если он основан на научном подходе, который должен учитывать систему новых органов местной власти и методов управления, предприятий и организаций, соответствующих характеру новой экономической и социальной ситуации, учитывать отношения архива и общества в целом, позволяющий расставлять соответствующие акценты в процессе выработки конкретных решений, обеспечить методологическую основу их разработки.
Список использованных источников


  1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Собрание законодательства РФ», 23.10.2004, N 5, ст. 410

  2. Приказ Росархива от 29.04.2011 N 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», Документ опубликован не был

  3. Студопедия. Глоссарий. Стиль дипломатической документации от 30.01.2015/https://studopedia.ru/4_158208_glossariy.html/(дата обращения 26.05.2022)

  4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013. № 1185-ст.) М.: Стандартинформ, 2014. 16 с.

  5. Афанасьева Л.П. Проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования экспертизы ценности документов на современном этапе / Л.П. Афанасьева, Н.А. Муравьева // Вестник ВНИИДАД. – 2019. – № 6. – С. 31-44.

  6. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2019. - 294 c.

  7. Раскин, Д. И. Архивоведение. Учебник / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. - М.: Юрайт, 2019. - 384 c.

  8. Павлюк Л. В., Киселева Т. Н., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. — М.; СПб., 2001.

Смотрите также файлы