Файл: Внешний и внутренний контроль в организациях (Сущность и смысл контроля).pdf
Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 235
Скачиваний: 3
ВВЕДЕНИЕ
В рыночной экономике контроль на предприятиях является важнейшим фактором повышения уровня жизни, экономической, социальной и экологической безопасности.
Контроль на предприятиях возник в результате потребности человечества первоначально в высококлассном продукте и технологиях, в высококвалифицированном персонале, а затем как потребность в достойном качестве жизни. Контроль на предприятиях является одним из основных элементов процесса производства товаров и услуг.
Контроль является одной из функций производственного менеджмента и одной из составляющих процесса управления на предприятии. Контроль (как функция менеджмента) – это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.
На стадии разработки продукции контроль заключается в проверке соответствия опытного образца техническому заданию, технической документации; На стадии изготовления он охватывает качество, комплектность, упаковку, маркировку, состояние производственных процессов; На стадии эксплуатации - это проверка соблюдения требований эксплуатационной и ремонтной документации.
Управленческий контроль необходим, прежде всего, по следующим причинам:
- Неопределенность, сложность и динамичность организационной среды.
- Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.
- Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.
Объектом исследования курсовой работы является совершенствование контроля на предприятии общественного питания «Бюрокрафт бар».
Предметом исследования является анализ внешнего и внутреннего контроля на предприятиях.
Целью курсовой работы является изучение теоретических аспектов контроля как функции менеджмента, исследование специфики осуществления контроля в организациях общественного питания на примере «Бюрокрафт бар».
В работе поставлены и решаются следующие задачи:
- раскрыть суть и значение контроля в общественном питании;
- изучить процесс планирования контроля предприятий общественного питания;
- изучить методические приемы контроля предприятий общественного питания;
- обобщить результаты контроля и разработать мероприятия по их использованию в системе управления предприятием.
Актуальность курсовой работы заключается в том, что на сегодняшний день сферы товаров и услуг касаются практически каждого человека. Так как данная деятельность разных организация напрямую связана с обслуживанием людей, то о безопасности предоставления продукции и услуг должно беспокоиться, в первую очередь, само предприятие. Проникновение во все сферы правоотношений, контроль затрагивает интересы миллионов людей, тысяч организаций. В связи с этим возникает необходимость организации контроля, который обеспечивал бы принятие оперативных управленческих решений. Для этого и созданы системы контроля: с целью избегания неблагоприятных последствий, как для потребителя, так и для самой организации.
1. Теоретические основы систем контроля в организациях
1.1 Сущность и смысл контроля
Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Основоположниками концепций контроля и управления качеством в менеджменте являются: Ф.Тейлор,Г.Форд, В.Шухарт, Э.Деминг, Дж.Джуран, К.Исикава, А.Фейгенбаум, Г.Тагути, Ф.Кросби, Д.Харрингтон [17, С. 39-47].
В 20-е гг. XX в. Анри Файоль дал четкое определение контроля: «На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утвержденными планами, разработанными инструкциями и установленными принципами. Его цель –выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допускать повторения. Контролируется все: предметы, люди, действия»[18, С. 273-289].
Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль нужен для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структуры организации определяют ее направления деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всей организации.
Контроль –это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал [15, С. 26-29].
Конроль в организации необходим для:
-проверки соответствия процесса функционирования организации принятым решениям;
-выработки определенных действий;
-удержания организации на выбранном пути развития;
Объектами контроля в организации являются:
-средства и предметы контроля;
-персонал;
-производственные и управленческие процессы;
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Чтобы контроль был эффективным необходимо:
- Объяснить персоналу необходимость проводимого контроля;
- Обеспечить гибкость, т.е. выбрать наилучший при данных обстоятельствах "стиль контроля", в целях исключения неточности и деспотичности;
- Организовать взаимосвязь процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации;
- Обеспечить ориентацию контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования;
- Сформировать механизм контроля, соответствующий исследуемому виду деятельности;
- Обеспечить простоту контроля, но, при этом, придерживаться оригинальных методов;
- Общие затраты на систему контроля не должны превышать создаваемые ею преимущества [15, С. 26–29].
1.2 Цели и функции контроля
Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:
- Установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
- Измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;
- Корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Цели контроля:
- Выявить слабые места и ошибки в процессе производства и управления, своевременно их исправить и не допускать повтора
- Обеспечить соответствие между намеченными планами и проводимыми мероприятиями
В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:
- Чему мы научились?
- Что следует сделать иначе в следующий раз?
- В чем причина отклонений от намеченного?
- Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
- Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
- Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?
Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию. [15, С. 26–29]
Контроль в организации выполняет 7 основных функций, в числе которых:
1. Проверочная, отвечающая за установление целесообразности, обоснованности, законности решений, проверку их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов, а также выявление ошибок и нарушений.
2. Информационная функция присуща самой природе контроля вне зависимости от его вида, сферы приложения результатов и средств осуществления. В силу очевидности она не нуждается в дополнительных пояснениях. Необходимо лишь отметить, что полнота реализации информационной функции напрямую зависит от степени объективности данных контроля, которая должна расти по мере повышения ответственности принимаемых по результатам контроля управленческих решений.Отвечает информационная функция засбор, передачу, обработку информации о состоянии объекта.
3. Диагностическая функция отвечает за изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении и выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов.
4. Коммуникативная функция отвечает заустановление и поддержание обратной связи
5. Ориентирующая функция указывает, на чем необходимо концентрировать особое внимание.
6. Стимулирующая функция отвечает за оценку работы персонала и поощрение или наказание персонала по итогам контроля
7. Защитная функция способствует обеспечению сохранности жизненно важных для организации ресурсов.
Необходимость в контроле обусловлена следующими обстоятельствами:
- предупреждение возникновения ошибок и проблем, возникающих при управлении организацией. Если их вовремя не исправить, то появляются ошибки в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей;
- поддержание успеха. Положительной стороной контроля является поддержка всего успешного в деятельности организации. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, руководители получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным условиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации;
Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами:
- Прежде всего он должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней.
- Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.
- Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.
- Эффективный контроль должен увязываться и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособляемость к изменяющимся условиям.
- Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.
- Поскольку контроль не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты) [15, С. 26-29].
Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.
Ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения». А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности проведения соответствующих мероприятий.
Контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его – быть понятной. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что делается это объективно. Поэтому нецелесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми.
Желательно избегать чрезмерного контроля над ними, тем более из недоверия, ибо, кроме пустой траты средств и лишних эмоций, это ничего не дает.
Для оптимального решения задач организации контроль должен соответствовать определенным требованиям, а именно, быть: действенным, гибким, систематическим, комплексным, экономичным, гласным, своевременным и понятным. Соответствие контроля этим характеристикам делает его действенным и эффективным.