Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление товарными потоками.pdf

Рисунок 1.13 - Схема взаимосвязи документов

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

При оформлении расхода материалов на производственные цели применяют следующие документы: лимитно-заборные карты и требования. Основными реквизитами этих документов является наименование и количество отпущенных складом материалов.

При отпуске материалов многократно в течение месяца (например, ежедневно) лучше оформлять лимитно-заборные карты, в которых указываются виды материалов, даты отпуска (или часы отпуска) и количество отпуска за каждый час, день, возврат и всего отпущено за день или за месяц. Лимитно-заборные карты - это накопительные документы, которыми оформляют расход материалов, систематически отпускаемых на цели производства. Карты заполняются в 2-х экземплярах.

Отпуск материалов со склада на внутрихозяйственные нужды, в производство оформляется требованием (ф. № М-10), заполняемом в 2-х экземплярах (цеху-получателю, кладовщику), в котором сочетается единство распорядительного и оправдательного документов. Требования - это разовые документы для оформления однократного, редко повторяющегося, отпуска какого-либо материала. В требовании указывается, какие материалы отпущены, сколько и кому. Круг лиц, получающих материалы, должен быть ограничен, чтобы не было злоупотреблений.

При реализации материалов на сторону заполняется накладная на отпуск материалов на сторону в 2-х экземплярах – один кладовщику, второй покупателю. Выдача со склада готовой продукции оформляется накладными, счетами-фактурами.

На всех расходных документах обязательно должна быть подпись руководителя организации или его заместителя. Все приходные и расходные документы из кладовой поступают бухгалтеру при реестре (описи). Реестр составляется в 2-х экземплярах — бухгалтеру и кладовщику.

Нефтепродукты (бензин, смазочные масла, дизельное топливо) также учитываются на счете 10 субсчет 3 «Топливо» на основании авансовых отчетов водителей транспорта.

Составляются следующие бухгалтерские записи: отпуск материалов в производство – Д-т 20 (25, 26), 44 и К-т 10; реализация материалов (на фактическую себестоимость) – Д-т 48 и К-т 10; списание естественной убыли материалов (в пределах норм естественной убыли) – Д-т 20 (25, 26), 44 и К-т 10; передача материалов безвозмездно – Д-т 88-3, 48 и К-т 48, 10; передача материалов на сторону для переработки – Д-т 10-7 и К-т 10-1, 2, 6.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Логическая структура организации документооборота внутри системы, выглядит следующим образом, рис. 2.12

Рисунок 1.14 -Логическая структура документооборота в системе

Клиентское приложение

Запрос

Транзакция

СУБД

- Направление потока данных

База данных

Здесь «Клиентское приложение» выполняет все работы по обработке вводимых и выводимых данных. Взаимодействие ее с основной базой данных происходит путем формирования запроса о загрузке или выгрузки данных, на «Сервер управления базой данных», который в свою очередь формирует «Транзакцию» по выборке или занесению переданных данных от «Клиентского приложения».

Все рабочие места пользователей объединены в локальную сеть. Основные преимущества использования компьютерных сети на предприятии.

1. Объединение компьютеров в сеть позволило значительно сэкономить денежные средства за счет уменьшения затрат на содержание технических средств. Достаточно иметь определенное дисковое пространство на файл-сервере и использовать его для хранения и обработки информации, справочников, архивации данных и так далее.
2. Локальная сеть позволила использовать возможность (почтовый ящик) для передачи сообщений на другие компьютеры в виде документов, файлов, сообщений и т.д.
3. Локальная сеть при использовании специального программного обеспечения позволило использовать БД, машинное время других компьютеров. К примеру, бухгалтеры на нескольких машинах могут обрабатывать проводки одной и той же бухгалтерской книги.
4. Локальная сеть позволила осуществить доступ к информации, хранящейся в других компьютерах сети и во внешних системах, в том числе Internet. Возможно совместное использование периферийного оборудования.

В табл. 2 дан пример состава технических средств (ТС) существующей информационной системы.

Таблица 1.2

Технические средства (ТС) вычислительной сети (15 рабочих станций + 5 серверов сети).

Таблица 3

Сетевое программное обеспечение

В предприятии используется прикладное программное обеспечение, среди которого можно выделить следующие группы:

1. Пакеты прикладных программ. Это пакеты общего назначения для решения экономических и информационных задач, редакторы (текстовые и графические), электронные таблицы, СУБД.

2. Проблемно-ориентированные пакеты для решения задач торговли, пакеты финансового менеджмента, задач маркетинга и др.

3. Методо-ориентированные пакеты: использующие математические методы, методы сетевого планирования и управления, математической статистики; пакеты глобальных сетей ЭВМ; пакеты технологии Data Мining (сложный поиск по нескольким классам параметров для решения нетрадиционных задач).

4. Сервисные программы: инструменты для программирования; оболочки, утилиты; программы для предоставления дополнительных услуг по обслуживанию дисков и файловой системы, в том числе резервных файлов; трансляторы языков программирования; программы диагностики для технического обслуживания.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе.

Рисунок 2.1 – Информационная модель

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, её необходимо представить в цифровом виде, с этой целью её нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, описывающие процессы, место, время выполнения процессов, субъекты и объекты действия, отражаемые в показателе. Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК. В нашей информационной системе создан локальный классификатор, с использованием иерархического метода классификации.

В автоматизированной системе посреднической деятельности кодированию подлежат следующие объекты:

• материалы;
• номенклатурные группы;
• склады;
• подразделения;
• статьи затрат;
• документы приход/расход.

Структура нормативно-справочной информации, используемой для разработки информационной системы, показана в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Структура нормативно-справочной информации

Описание систем классификации и кодирования.

• Код материала. Длина кода ХХ, где ХХ – порядковый номер материала.
• Код номенклатурной группы. Длина кода ХХХ, где ХХХ – порядковый номер номенклатурной группы.
• Код склада. Длина кода ХХ, где ХХ – порядковый номер склада.
• Код статьи затрат. Длина кода ХХ, где ХХ – порядковый номер статьи затрат в классификаторе.
• Код подразделения. Длина кода ХХ, где ХХ порядковый номер подразделения.
• Код документа прихода. Длина кода ХХХХХ где ХХХХХ – порядковый номер документа прихода.
• Код документа списания. Длина кода ХХХХХ где ХХХХХ – порядковый номер документа расхода.

Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. В нашей информационной системе используется порядковая система кодирования. Порядковая система - это последовательное присвоение каждому объекту кодируемого множества номера его порядка, т.е. в присвоении цифр натурального ряда в порядке расположения объектов. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительной группировки объектов, например, по алфавиту.

Нормативно-справочная информация в автоматизированных системах представляет собой ядро единого информационного пространства предприятия (организации), включающее в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия.

Калькулирование на любом предприятии, независимо от его вида деятельности, размера и формы собственности, организуется в соответствии с определенными принципами, закрепленными действующим законодательством по бухгалтерскому и налоговому учету, которое состоит из документов четырех уровней.

К первой группе документов, регулирующих организацию учета затрат на производство относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Налоговый Кодекс РФ.

Ко второй группе относятся нормативные документы, устанавливающие по отдельным разделам базовые правила ведения бухгалтерского учета, это так называемые стандарты бухгалтерского учета. Стандарты регулируют общие и частные вопросы построения учета и формирования учетной политики.

К данной группе документов, регулирующих организацию учета затрат на производство и калькулирование себестоимости можно отнести:

1) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ [3].