Файл: Проектирование информационной системы по взаимодействию с поставщиками.pdf

Введение

Управление поставками и поставщиками достаточно трудоёмкий процесс. Так как требуется обработка большого количества документов и анализа полученных результатов для определения надёжности поставщиков.

Внедрение автоматизированной системы – это способ оптимизации бизнес-процессов. Эти системы позволяют автоматизировать учёт информации для различных бизнес-процессов. Системы могут иметь разный масштаб от автоматизации одной простой задачи до комплексной автоматизации всех процессов компании. В первую очередь, в качестве мест автоматизации выбираются трудоёмкие бизнес-процессы.

Повышения эффективности трудоёмких процессов неразрывно связано с обеспечением информационной поддержки, именно с этим связана необходимость построения и внедрения новых информационных систем поддержки. Данный факт не вызывает сомнений у организаций любой направленности и масштаба.

На данный момент в России существует заметный рост интереса к информационным автоматизированным системам (АИС), как в государственных и коммерческих структурах.

Автоматизированная информационная система позволяет решить ряд вопросов:

• снижение материальных затрат;
• снижение времени обработки документов;
• снижение вероятности возникновения ошибки при обработке документов;
• повысить эффективность учёта в процессах;
• сделать бизнес-процессы более прозрачными;
• повысить контроль за исполнением задач сотрудников.

Объектом исследования является отдел снабжения.

Целью работы автоматизация процесса управления поставками и взаимодействия с поставщиками.

Задачи работы:

• анализ выбранного комплекса задач;
• изучение систем аналогов для поставленной задачи;
• постановка задачи;
• спроектировать логическую модель;
• спроектировать физическую модель базы данных;
• спроектировать интерфейс системы;
• спроектировать программные модули ИС;
• провести разработку и тестирование системы.

Обоснование разработки системы

Описание существующих систем автоматизации снабжения

Были рассмотрены некоторые существующие системы, позволяющие автоматизировать управление поставками и поставщиками.

Система «ЛотЭксперт SRM».

ЛотЭксперт SRM – это передовое программное решение, предназначенное для комплексной автоматизации управления закупками и процессами материально-технического снабжения в коммерческих и государственных предприятиях, организациях, холдинговых структурах (SRM – Supplier relationship management).

---

Специальная версия системы предлагается для организаций, осуществляющих закупки по Федеральному закону от 18.07.2011 №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

ЛотЭксперт SRM автоматизирует полный цикл управления закупками, от планирования расходов до контроля исполнения договоров, аналитики и отчетности. В составе программного комплекса предусмотрено также решение для построения корпоративной электронной торговой площадки.

При внедрении в организации процессов планирования закупок, подразделения формируют в системе планы закупок (потребностей) в привязке к классификатору закупаемых товаров, работ, услуг и статьям расходов. Планы (планы-графики) закупок проходят необходимые процедуры согласования через электронный документооборот, по результатам формируется сводный план закупок предприятия, может осуществляться консолидация по однотипным потребностям.

Помимо закупок, ЛотЭксперт позволяет проводить реализацию на электронных торгах невостребованных товарно-материальных ценностей, неликвидов, б/у техники, складских остатков, отходов производства, продукции и пр.

Система позволяет автоматически формировать извещения, типовую часть документации о закупке, протоколы, уведомления, договора, иные печатные и электронные документы в форматах офисных приложений: Microsoft Word, Adobe PDF, OpenOffice. Это позволяет снизить объемы рутинной работы при осуществлении закупок.

Система «iTender SRM».

Система управления закупками на предприятии, iTender SRM — это набор современных инструментов, применяемых на разных этапах процесса управления закупками и взаимодействия с поставщиками:

• планирование закупок;
• управление качеством поставщиков;
• рейтинг поставщиков;
• корпоративный сайт закупок;
• проведение закупочных процедур;
• корпоративный электронный магазин;
• управление договорами.

Модуль iTender Планирование закупок отвечает за регистрацию, согласование, ревью, консолидирование заказов, анализ и прогнозирование потребностей, формирование плана-графика закупок, коммуникацию заказчика с поставщиком, позволяя в оперативном режиме получать важную информацию, например, об изменениях в условиях поставок, новинках производства и так далее.

Для минимизации рисков при заключении договоров с поставщиками эффективным инструментом является рейтинг поставщиков.

Подобная система (рейтинг) – это единая база данных, которая содержит информацию о контрагентах предприятия и историю работы с ними при исполнении договоров. Индекс деловой репутаций вычисляется по определенной методике для каждого поставщика на основании фактов, которые можно документально подтвердить. При расчете дается оценка в баллах наиболее значимым негативным и позитивным фактам поведения участника закупки при исполнении им обязательств по заключенным договорам. Используя специальную методику оценки влияния факта на репутацию контрагента определяется интегральный числовой показатель (показатели), который и является рейтингом репутации контрагента.

---

Этот индекс в дальнейшем может учитываться в процессе проведения закупочных процедур, в частности при определении победителя тендера.

В iTender SRM может быть установлена финансовая система iTender Финанс, предназначенная для оптимизации работы заказчика и его поставщиков в рамках процессов, связанных с внесением-возвратом обеспечения участия в торгах и обеспечения исполнения контракта.

Система «APS SMART».

SRM-система управления закупками APS SMART — продукт, превосходящий потребности клиентов для решения задач закупок в разных отраслях. Система прекрасно себя зарекомендовала в работе как коммерческих, так и государственных компаний. Обеспечивает лучшие практики электронных процедур для автоматизации закупочной деятельности как для Закупщиков, так и для Поставщиков с учётом отраслевой специфики электронных торгов через внешние площадки.

Основная задача системы APS SMART — создать единую информационную среду для всех этапов и процессов закупочной деятельности компании, от прогнозирования потребности до приёмки и учёта поставок, внутри компании и при работе с внешними контрагентами-поставщиками. Автоматизация отдела закупок – только часть общего процесса операционного управления компанией.

Полная автоматизация и контроль бизнес-процесса закупок на предприятии обеспечивается комплексной работой всех модулей системы: управления заявками, тендерами/редукционами, контрактами и поставками.

Модульная система обеспечивает гибкую настройку моделей рабочих процессов в соответствии с внутренней политикой и процедурами компании, что делает её универсальной для любого бизнеса. При этом система выступает консолидатором данных всех информационных потоков и имеет возможность автоматически генерировать аналитику и отчётность в разных разрезах.

Каждый модуль стандартизирует процедуры и упрощает взаимодействие и контроль на одном из этапов закупочного процесса. Кроме того, отдельные модули обеспечивают работу в «едином окне» с раздельным доступом к документам, интеграцию с учётными системами предприятия и возможность самостоятельного администрирования системы.

Основные модули системы:

• заявка;
• тендер;
• контракт;
• платёж;
• заявка и приёмка;
• аналитика и KPI;
• управление поставщиками;
• календарь поставок;
• управление проектами;
• прогнозирование;
• планирование;
• бюджетирование;
• интеграция;
• администрирование.

---

Модель процессов взаимодействия с поставщиком

IDEF – это целый набор аналитических средств, применяемых не только в управлении бизнесом, но и во многих других сферах [8]. IDEF0 представляет собой модель функций, причем сложные функции делятся на более простые составляющие, а затем различные блоки логически объединяются посредством стрелок [4].

Был проведён анализ процессов управления поставками. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма процесса управления поставками и взаимодействия с поставщиками в базовом варианте.

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма процесса управления поставками и взаимодействия с поставщиками

Входящие потоки:

• данные о поставщике;
• данные об МТО;
• список поставляемого МТО от поставщика;
• требования на МТО.

Выходящие потоки:

• журнал поставщиков;
• журнал МТО;
• журнал заказов МТО;
• отчёты.

Исполнители и ресурсы:

• отдел снабжения.

Управляющие потоки:

• должностная инструкция;
• надёжность поставщика.

Декомпозиция процесса управления поставками и взаимодействия с поставщиками выявляет его составляющие процессы:

• учёт МТО;
• учёт поставщиков и поставляемого ими МТО;
• регистрация требования МТО и формирование заказов;
• ведение заказов и формирование отчётов.

Структурно-функциональная диаграмма процесса представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Структурно-функциональная диаграмма процесса управления поставками и взаимодействия с поставщиками

Проанализировав рассмотренные бизнес-процессы можно заметить следующие недостатки ведения информации в базовом варианте:

• долгий поиск информации о заказах и поставщиках;
• сложность отслеживания требований на МТО;
• сложность ведения списков поставляемого МТО;
• сложность определения надёжности заказчика.

Была проведена декомпозиция процесса регистрация требования МТО и формирование заказов – рисунок 3.

Составляющие процессы:

• регистрация требования МТО;
• выбор поставщика;
• регистрация заказа;
• формирование списка, заказанного МТО.

Рисунок 3 – Структурно-функциональная диаграмма процесса «регистрации требования МТО и формирования заказов»

---

Была проведена декомпозиция процесса ведения заказов и формирования отчётов – рисунок 4.

Составляющие процессы:

• учёт результатов заказа;
• формирование отчёта о требованиях;
• формирование отчёта о заказах;
• формирование отчёта о поставщике.

Рисунок 4 – Структурно-функциональная диаграмма процесса «ведения заказов и формирования отчётов»

В результате выявлено, что автоматизация данного процесса приведёт к следующему:

• уменьшится время обработки документов;
• снизятся трудозатраты;
• уменьшаться ошибки, связанные с ручным вводом и неточным поиском информации;
• быстрое и точное формирование отчётов;
• прозрачность и управляемость процесса снабжения организации;

централизованное хранение информации.

Определение требований к ИС

Выявлены следующие функциональные требований к ИС управления поставками и поставщиками:

• учёт МТО;
• учёт поставщиков;
• учёт требований на МТО;
• учёт поставляемого МТО;
• ведение заказов и заказанного МТО;
• ведение справочной информации

Требуется реализовать систему, которая будет хранить следующую информацию:

• МТО;
• поставщик;
• поставляемое МТО;
• требования МТО;
• заказ;
• заказанное МТО.

МТО определяется следующими реквизитами: название, категория, бренд, единица, описание.

Поставщик определяется следующими реквизитами: название, ИНН, адрес, телефон, надёжность, комментарий.

Поставляемое МТО определяется следующими реквизитами: МТО, поставщик, цена.

Требуемое МТО определяется следующими реквизитами: МТО, количество, создан, закрыто.

Заказ определяется следующими реквизитами: создан, поставка, поставщик, стоимость, статус.

Заказанное МТО определяется реквизитами: заказ, МТО, количество, цена.

Также, в базе потребуются следующие, более простые справочники: категория, бренд, статус.

Система должна формировать отчёты:

• отчёт о требованиях МТО;
• отчёт о заказах по статусу за период;
• отчёт о поставщике.

Потребуется спроектировать и разработать систему, которая будет удовлетворять всем перечисленным требованиям.

Проектирование и разработка системы

Проектирование базы данных

---