Файл: Понятие и нормативная правовая база управления документацией и архивами за рубежом. Выполнила студентка группы а 1 курса спо шаповалова Анастасия.pptx

Понятие и нормативная правовая база управления документацией и архивами за рубежом.

Выполнила студентка группы А 1 курса СПО Шаповалова Анастасия

План

• Трактовка понятия «управление документацией и архивами» за рубежом
• Нормативная правовая база управления документацией и архивами за рубежом
• Специфика управления документацией и архивами за рубежом

В специализированных зарубежных источниках и научной литературе работа с документами трактуется как производство и сохранение в форме записанной информации полного, точного и достоверного свидетельства управленческой деятельности. Управление документацией является одной из сложных процедур системы качества. Она упорядочивает систему документооборота организации, поэтому при разработке данной процедуры много внимания уделяется составу документации, движению документов, правилам их обработки. Данная процедура задает единые правила обращения с документацией, от соблюдения которых во многом зависит эффективность работы не только самой системы качества, но и организации.
Исторически термин «управление документацией» зародился в США. Американские авторы Ф.В. Хортон и К.Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны, когда «страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок».

Термин «управление документацией» активно используется во всем мире. В США организация, занимающаяся вопросами документации, называется «Национальный архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration (NARA)).

Архивоведение – комплексная научная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и организационные вопросы архивного дела и его историю. Как комплексная научная дисциплина, архивоведение включает ряд специальных дисциплин: теорию и практику архивного дела, историю и организацию архивного дела, археографию, архивное право, архивоведческое терминоведение, научную организацию труда и экономику архивных учреждений, архивную статистику.

Предмет архивоведения – это архивные документы, находящиеся на архивном хранении и подлежащие архивному хранению.

---

Таким образом, термин «управление документацией и архивами» зародился в США в связи с увеличением объема бумажного документооборота. Постепенно он заимствовался управленческими звеньями других зарубежных стран, а за тем и аппаратами управления России.

В настоящее время стандартизация в сфере управления документацией позволяет эффективно организовывать работу с документами в области управленческой деятельности. Разработкой международных норм и стандартов занимаются комитеты Международной организации по стандартизации (ИСО). Целью деятельности Технического комитета №154 «Документы и информация в управлении, торговле и промышленности» является анализ вопросов стандартизации информационных элементов, форм и содержания документов, а также представление данных, используемых при обмене информацией в управлении, торговле и промышленности. Результатом деятельности комитета является принятие стандарта ИСО 8439:1990 «Бланки. Основная схема составления», устанавливающего формат, поля и зоны реквизитов для бланков документов, используемых в управлении, торговле и промышленности.

В ряде стран мира проведены работы по созданию на основе ИСО15489 национальных стандартов по управлению деловой документацией. Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными. Международный стандарт ИСО 2384-1977 «Документация. Оформление переводов» (ISO 2384:1977 Documentation.Presentation of translations) устанавливает правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008

В 2003 г.был принят международный стандарт ИСО 14416-2003 «Информация и документация. Требования к переплету книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках. Методы и материалы»

В марте 2005 г. был опубликован стандарт ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах».
Процесс управления документацией имеет ряд отличительных черт от делопроизводства и от документационного обеспечения управления. Управление документацией в разных странах организовывается по – разному. Данный процесс имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций, таких как ЮНЕСКО, Программа RAMP Международного совета архивов, Международные федерации по управлению документацией , Международная организация по стандартизации ИСО.

---

Элементы управления документацией

Создание документов

Хранение и использование документированной информации

Передача документов на постоянное (государственное) хранение.

Управление архивами.

Заключение

Таким образом, управление документацией за рубежом состоит из четырех основных составляющих, которые охватывают полный жизненный цикл документов: создание документов; хранение и использование документированной информации; передача документов на постоянное хранение; управление архивами.

Спасибо за внимание!

---