Файл: Инновационные бизнес-модели предприятия (Функции проектного офиса).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В последние годы многие российские компании активно создают и используют офис управления проектами, как для внедрения систем управления проектами, так и для управления конкретными проектами и программами, которые являются наиболее значимыми с точки зрения их бизнеса.

Согласно определению, данному в Руководстве PMBoK, Офис управления проектами (Project Management Office, PMO) — это подразделение или организация, осуществляющие различные функции, относящиеся к управлению проектами, в его сфере ответственности. Сфера ответственности офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектом. Проекты, поддерживаемые или управляемые PMO, могут быть несвязанными, но управляться в совокупности. Конкретная форма, функции и структура PMO зависят от потребностей организации, поддержку которой в области управления проектами он осуществляет.

Перефразируя все вышесказанное, цель проектного офиса – наводить и поддерживать порядок в управлении проектами в организации в той степени, в которой организации это необходимо.

Не факт, что с  появлением проектного офиса с проектами станет все хорошо, но в случае с большим количеством проектов, программ проектов и портфелей , он точно принесет ощутимую пользу.

Цель работы – изучить офис управления проектами, его функции, структуру, особенности формирования.

Задачи:

1. Выявить сущность офиса управления проектами;
2. Рассмотреть виды проектных офисов, их структуру;
3. Выявить особенности формирования офисов управления проектами.

СУЩНОСТЬ ОФИСА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

• 1. Понятие офис управления проектами. Процесс разработки стратегии

Следует различать такие понятия, как офис управления проектами (PMO), проектный офис (project office), проектная команда (project team).

Проектный офис и Портфель проектов – в чем отличие

Понятие “проектный офис” часто путают с другими вещами, имеющими отношение к управлению проектами – программами проектов, информационными системами, КСУП и т.д. Чаще всего «в головах» идет смешение понятия проектного офиса и портфеля проектов, и между этими понятиями ставится знак равенства.

---

На самом деле, как уже упоминалось, портфель проектов выделяется для того, чтобы обеспечить поддержку стратегических целей организации (и все внутри него работает на эту цель), а проектный офис – чтобы обеспечить “порядок и учет”, стратегические цели его могут не сильно волновать.

Например, в функции проектного офиса может не входить инвестиционная составляющая или оценка проектов на предмет включения их в портфель (а может и входить). Или, например, проектный офис может как полностью портфелем (или портфелями) и нести за них ответственность, так и просто предоставлять шаблоны уставов их владельцам, а там они уже как-нибудь сами.

Самое веселое и самое грустное одновременно – это то, что для России само понятие портфельного управления настолько чуждо, что даже в круге людей, которые занимаются этим профессионально, нет общего понимания что это и зачем нужно. Даже там понятия “портфель проектов” и “проектный офис” смешивают, что уж говорить о просто статьях в интернете. Хотя сами слова «проектный офис» звучат очень часто и практически отовсюду.

Проектный офис и КСУП – в чем отличие

Иногда проектный офис путают с КСУП (корпоративной системой управления проектами). Пару раз встречалось утверждение типа «в нашей КСУП  мы делаем так-то» или «я руковожу КСУП», под которым подразумевалось управление проектным офисом, что означает, что говорящий это очень плохо понимает, чем же он, в сущности, управляет.

КСУП – это методология проектной работы на уровне всей компании. Именно в рамках КСУП определяется, как именно мы решаем, что это – портфель проектов,  что этот проект нам действительно нужен, и что проектный офис у нас будет поддерживающего типа. В рамках внедрения КСУП, как правило, происходит организация проектного офиса (если его не было ранее) и внедрение информационной системы управления проектами. Т.е. проектный офис – это часть КСУП, но никак не сама КСУП и вполне может существовать без нее. Более того, даже КСУП технически вполне может существовать без проектного офиса. Т.е. также как в случае с портфелем проектов – эти понятия очень близки и идут рука об руку, но не тождественны.

Офис управления проектами является ключевым звеном Системы управления проектами. Классическое определение Офиса управления проектами дает Руководство к своду знаний по управлению проектами

«Офис управления проектами (Project Management Office, PMO) – это подразделение или организация, осуществляющее различные функции, относящиеся к централизации и координации управления проектами, входящими в его сферу ответственности. Сфера ответственности офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектом».

---

Офис управления проектами выполняет функции по отношению к нескольким проектам, когда же речь идет об одном проекте, то для него может быть создан Офис проекта (Проектный офис), осуществляющий централизованную поддержку и руководство одним проектом.

Офис проекта существует до тех пор, пока существует проект, под который его создавали.

Распространенным названием также является Стратегический проектный офис. Здесь речь идет о структуре, которая управляет портфелем или сразу несколькими портфелями проектов. 

Предпосылки создания и внедрения Офиса управления проектами:

• приходит понимание того, проектов много, а целостной картины о количестве проектов, их статусе, израсходованных бюджетах и потраченного времени – нет;
• информация и документы проектов находятся в разных функциональных подразделениях;
• сроки проектов не выдерживаются или вообще не установлены;
• информация о ходе проекта и его проблемах разрозненна и недостоверна;
• проект в сознании его участников – череда проблем, перетекающих из одной в другую;
• по итогам проекта становится ясно, что полученный результат – совсем не тот, который ожидали.

Необходимость в такой структуре также может возникнуть при планировании запуска одного или нескольких инвестиционных проектов, когда становится ясным, что без прозрачного и управляемого процесса создания результата, проекты не окупятся в установленный срок.

Чем выше значимость инвестиционного проекта, тем выше место, которое проектный офис может занимать в структуре компании, и тем больше полномочий у руководителя проекта.

Наиболее крупным организационным образованием по управлению проектами является корпоративный проектный офис (сокращенно – КПО), обладающий максимально широкими полномочиями в процессе разработки и создания инвестиционных проектов.

Проектные офисы, как правило, возглавляются руководителями инвестиционных проектов, которые по своему должностному положению подчиняются руководителю компании.

При этом может иметь место как непосредственное подчинение (прямое подчинение руководителю компании), так и опосредованное (в случаях, когда проектный офис создается на уровне одного из структурных подразделений – отдела, управления компании).

Руководитель проектного офиса (должность может именоваться по-разному: администратор проектного офиса, директор проектного офиса) осуществляет управление проектным офисом в строгом соответствии со своими служебными обязанностями и несет персональную ответственность за результаты его работы.

---

Задачи проектного офиса

В зависимости от специфики инвестиционного проекта, на проектный офис могут возлагаться самые разнообразные задачи, начиная от проведения тренингов и консультаций менеджеров руководящего звена, разработки специализированного программного обеспечения, заканчивая возложением и несением ответственности за достижение конечных результатов.

Обеспечивая управление портфелем инвестиционных проектов, проектный офис учитывает их взаимное влияние друг на друга, готовит решения на основе специфики подходов к планированию ресурсов и «перетасовок» в портфеле проектов.

Надлежащая организация проектного офиса (офиса управления проектами) должна соответствовать специальным стандартам в данной сфере (к примеру, РМВОК и (или) PRINCE2).

Виды проектных офисов

  PMBoK предлагает следующие виды проектных офисов:

• Поддерживающий проектный офис (Supportive PMO) – предоставляет методологию, шаблоны, ведет базу извлеченных уроков, поддерживает КСУП (корпоративную систему управления проектами), если она есть. Ход проектов не контролирует, максимум – собирает статистику по их ходу и по применению тех самых методик и шаблонов, и жалуется куда надо. Прямо на проекты не влияет и потому, в большинстве случаев, бессмысленнен и никем не уважаем. Обратная ситуация возможна только при очень сильной поддержке топ-менеджмента, но ни в одной компании в бытностью свою в консалтинге я успешного поддерживающего проектного офиса не видела.
• Контролирующий проектный офис (Controlling PMO) – выступает не только в качестве методолога, но и в качестве центра экспертизы и контроля: участвует в принятии решений о продолжении проекта, учит РМов, помогает в каких-то сложных ситуациях, обеспечивает соответствие принятым проектным практикам и больно бьет за их несоблюдение, иногда – даже обеспечивает интегрированное планирование работ и ресурсное управление. Вот это уже более живой вариант, его все в меру боятся и уважают.
• Управляющий проектный офис (Directive PMO) – непосредственно управляет проектами: распределяет РМов и другие ресурсы, определяет приоритеты, несет ответственность за ход и результаты проектов, отчитывается перед менеджментом. Иногда даже отвечает за соответствие проектов и стратегии организации (Strategic PMO), хотя это на самом деле уже про управление портфелем проектов (в английском языке есть термин Project Portfolio Management Office, PPMO). Я как раз таким руковожу.

---

Классификация эта очень условная, PMBoK предлагает ее в качестве базовой. Истиной в последней инстанции она не является, можно придумать свою, если компании так удобнее. Пока писала эту статью – погуглила, в сети нашлось несколько примеров другой классификации, но, если вдуматься, они все про то же самое.

В зависимости от вида определяется степень полномочий и ответственности проектного офиса в рамках всей организации.

Функции проектного офиса

Деятельность проектного офиса и задачи, которые он выполняет, зависят от вида проектного офиса, поэтому стандартного списка, к сожалению, не существует.

Например, функции проектного офиса могут включать:

1. Управление ресурсами и их распределение;
2. Управление зависимостями между различными проектами, программами и портфелями;
3. Обучение и аттестация РМов и других участников проектов практикам проектного управления;
4. Внедрение, адаптация и администрирование информационной системы для управления проектами, обучение пользователей;
5. Контроль за правильностью применения принятой проектной методологии;
6. Консолидация информации о текущих проектах для топ-менеджмента;
7. Экспертная поддержка РМов;
8. Приоритезация проектов;
9. Участие в управляющих комитетах или комитетах по управлению изменениями;
10. Ведение базы извлеченных уроках, помощь в управлении рисками, т.е. управление знаниями организации в области проектного управления;
11. Разработка шаблонов проектной документации;
12. Аудит идущих проектов;
13. Развитие методологии, изучение новых и лучших практик;
14. И т.д.

Офис управления проектами может быть создан:

• для управления корпоративным портфелем проектов;
• для управления портфелем проектов на уровне крупного подразделения компании;
• для управления программой;
• для управления определенной категорией проектов;
• для управления крупным проектом;
• для управления несколькими проектами, использующими общие ресурсы и инфраструктуру.

В Руководстве для портфельных, программных и проектных офисов (Portfolio, Programme and Project Offices (P3O) guidance ― далее Руководство P3O), разработанном OGC (Office of Government Commerce, Офис государственной торговли — подразделение, входящее в состав Офиса кабинета министров Соединенного королевства) в 2008 году, представлена высокоуровневая модель офисов различных типов (рис. 1), которые могут создаваться в организации для управления портфелями, программами и проектами как на постоянной, так и на временной основе. Краткое описание основных типов офисов и их функций/услуг, адаптированное на основе Руководства P3O, приведено в табл. 1.

---