Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом".pdf

Для квалифицированных каждого документа в менеджеров бухгалтерском учете процессной существует свой больше путь движения, т.е. варианты свой документооборот. условий Однако для группировка всех документов оформлению существуют пять общую основных этапов:

1) Правильное составление документа в назначают момент совершения услуга хозяйственной операции, а процедурами если это определенному не представляется важнейших возможным - непосредственно повышения после ее отношению окончания в соответствии с развитию требованиями, предъявляемыми к Хранилище его оформлению;

2) повышения передача документа в проще бухгалтерию, где играет контролируются своевременность и нормативно полнота сдачи преобразуемые его для большую учетной обработки;

3) бизнеса проверка принятых перевод документов бухгалтером осуществлять по форме (проверяются выполняемому полнота и правильность проведен оформления, заполнение описывающий обязательных реквизитов), регламент по содержанию (законность себе документированных операций, получить логическая увязка опробованы отдельных показателей) и всеми арифметическая проверка;

4) всех обработка документа в определенному бухгалтерии, которая рассматривать осуществляется в три перегружается этапа:

• таксировка (расценка) - отсрочку предусматривает перевод Каждая натуральных и трудовых проведен измерителей в обобщающий построения денежный измеритель. Функциональный Например, передан никто табель рабочего правильно времени, на характера основании которого других рассчитывается заработная другой плата работников;

• многочисленных группировка - подбор широком документов, однородных собственной по экономическому отображения содержанию. Например, первую приход и расход автоматизирован товарно-материальных ценностей;

• информационной контировка - указание в физико первичном документе применяться корреспонденции счетов названия по конкретной отделов хозяйственной операции, График вытекающей из месте содержания документа;

5) повышения сдача документов в информация архив на символы хранение после титульном составления по нормальной ним учетных должен регистров.

Работу символьное по составлению каким графика документооборота моделируемой организует главный отчетности бухгалтер. График возможность документооборота утверждается моделирование приказом руководителя diagramming предприятия, учреждения.

контролируют График должен способствуют устанавливать на доброкачественное предприятии, в учреждении учетных рациональный документооборот, т.е. автоматизированный предусматривать оптимальное масштабного число подразделений и данные исполнителей для сотрудниками прохождения каждым генерального первичным документом, передан определять минимальный зрения срок его адекватно нахождения в подразделении.

показывать График документооборота элементами должен способствовать дает улучшению всей ISO учетной работы закрепленные на предприятии, в производиться учреждении, усилению перенастройку контрольных функций ответственностью бухгалтерского учета, сокращать повышению уровня подходов автоматизации учетных понятия работ.

График группа документооборота может электронного быть оформлен в ходе виде схемы какие или перечня Либо работ по областях созданию, проверке и существующему обработке документов, хранению выполняемых каждым Работу подразделением предприятия, зависит учреждения, а также перевод всеми исполнителями с из указанием их потребляемые взаимосвязи и сроков использовать выполнения работ.

Computer Работники предприятия, необходимые учреждения (начальники цехов, Фактически мастера, табельщики, аналогии работники планово - Реально экономического, финансового рост отделов, отделов системы труда и заработной функциональные платы, снабжения, месяца кладовщики, подотчетные Associates лица, работники волшебное бухгалтерии и др.) очень создают и представляют объекта документы, относящиеся к руководство сфере их Office деятельности, по уровня графику документооборота. заниматься Для этого максимизацию каждому исполнителю нужны вручается выписка допустим из графика. В формулировку выписке перечисляются базы документы, относящиеся к таких сфере деятельности работать исполнителя, сроки результативности их представления и обычно подразделения предприятия, может учреждения, в которые горизонтальными представляются указанные тексте документы^[12].

Ответственность процессной за соблюдение всегда графика документооборота, а круг также ответственность Ответственность за своевременное и отсрочку доброкачественное создание уполномоченных документов, своевременную выделенная передачу их решений для отражения в документы бухгалтерском учете и развития отчетности, за функциональному достоверность содержащихся в информационных документах данных целей несут лица, других создавшие и подписавшие выражающий эти документы.

др Контроль за делается соблюдением исполнителями усилению графика документооборота Любая по предприятию, производящую учреждению осуществляет Информационные главный бухгалтер.

Унифицированной Первичные документы, уделяли учетные регистры, встречается бухгалтерские отчеты и бухгалтерия балансы подлежат ресурсы обязательной передаче в прошлого архив.

Первичные решили документы, учетные понятия регистры, бухгалтерские бухгалтерские отчеты и балансы дорожек до передачи Настоящий их в архив производящую предприятия, учреждения РАЗРАБОТКИ должны храниться в текстовое бухгалтерии в специальных указанием помещениях или счетов закрывающихся шкафах больших под ответственность соблюдением лиц, уполномоченных события главным бухгалтером.

подчеркнуть Бланки строгой переходных отчетности должны хотя храниться в сейфах, Вход металлических шкафах ему или специальных реальной помещениях, позволяющих функциональный обеспечить их результативную сохранность.

Обработанные ведения вручную первичные графику документы текущего набор месяца, относящиеся к встречается определенному учетному процессного регистру, комплектуются в исполнителю хронологическом порядке и использующая переплетены.

Отдельные тема виды документов (наряды наблюдателя на работу, которых сменные рапорты) включающее могут храниться специальных не переплетенными, поскольку но подшитыми в текущих папках во Flow избежание их дополнение утери или выполняются злоупотреблений^[13].

2.2. Обоснование эту выбора инструментальных внешние средств

Описание, Этим анализ и моделирование хватает бизнес-процессов без эффективную применения специальных организации инструментов возможно индивидуальными только в самых обеспечения простейших случаях. нормативно Для решения диаграмму задач компании применении используется программный предопределяемый продукт BPwin, характерны который включает без следующие методологии: руководителям IDEF0, DFD и входным IDEF3, позволяющие рынок анализировать бизнес-процессы с фрагменты трех ключевых актуальные точек зрения:

• Диаграмма IDEF0 - это проектной функциональная модель, называемой предназначенная для сдача описания бизнес-процессов производства на предприятии. справочник Она позволяет действующими понять, какие снижению объекты или Контекстная информация служат него сырьем для заинтересованным процессов, какие сценарий результаты производят технической работы, что порядок является управляющими провели факторами и какие личность ресурсы для перечисляются этого необходимы. рынок BPwin автоматически позволяя синхронизирует изменения ним объектов диаграмм вытекающей на всех свести уровнях детализации, учетные тем самым, выполняемым освобождая пользователя AS от ручного субъекта ведения словаря Вариантов объектов модели. Внедрить Так если инструментальных мы исправим мере на верхнем приемников уровне название становится объекта, то несёт получим изменение документов на всех потребителя уровнях, где широком данный объект проанализировать встречается. Также взаимодействия невозможным является производиться случайное дублирование места наименований работ. характера При появлении пять такой ситуации наличию BPwin генерирует структурированного предупреждающее сообщение.
• систем Диаграммы DFD (Data свою flow diagramming) уделяли переводится на Lane русский как «схемы управленческий потоков данных». С данный их помощью определяется описываются документооборот и взаимосвязанная обработка информации. вызывает Подобно IDEF0, документ DFD представляет выполняемые модельную систему ролей как сеть срок связанных между образом собой работ. ролевой DFD можно На использовать как должность дополнение к модели содержанию IDEF0, когда Diagramming требуется более достигнуты наглядное отображение будут текущих операций материалы документооборота, описания другими функций обработки натуральных информации, документов, храниться объектов, а также этапы сотрудников или принятия отделов, которые слово участвуют в обработке регламента информационных потоков. назначают Синтаксис DFD, проблемного помимо работ и частью стрелок, включает производящая дополнительно два пакета типа объектов. определенный Первый, внешняя BPwin сущность, служит регламентов для отображения организация внешних по результаты отношению к проектируемой CASE системе объектов. название Это может дополнить быть клиент, средств отдел кадров, рассчитывается справочник и т.п. Второй, межфункциональном хранилище данных, — стандарту это «склад» информационных контекстной объектов. Им минимизации может быть акцент база данных, самый файл или обеспечивает архив бумажных помогает документов. Хранилище инструкций данных как Контекстная бы «замораживает» данные, областях позволяя отобразить свою отсрочку в передаче соответствуют объектов и информации уровнем от одной принципы работы к другой. дюжина Причем элементы описано для описания Этап источников, приемников и несёт хранилищ данных развитию позволяют более БИЗНЕС эффективно и наглядно аналогии представить процесс снизит документооборота.
• Для систем описания логики рис взаимодействия информационных подразделения потоков более Словарь подходит IDEF3. структурная Иногда ее гораздо называют workflow другими diagramming - моделирование с служит использованием графического таких описания информационных единых потоков, взаимоотношений лучше между процессами Функция обработки информации и реквизитов объектами, являющимися описан частью этих ценность процессов. У IDEF3 самых имеется специфический простые элемент перекресток. поиск Им описывают действительно последовательность выполнения отражающих работ, очередность деятельностью их запуска и информация завершения. С помощью документированных workflow-схем можно поиску моделировать сценарии Первичные действий сотрудников отражено организации, например данного порядок обработки шкафах заказа или описано события, на технологических которые необходимо учетной реагировать за причиной конечное время. утверждается Каждый сценарий данной сопровождается описанием пользователю процесса и может рынке быть использован компанию для документирования зарубежных любой функции, используемым моделируемой на Иногда схеме IDEF0. поиск IDEF3 предполагает менеджмента построение двух процедуры типов моделей: На модель может это отражать некоторые рапорты процессы в их Первичные логической последовательности, переплетены позволяя увидеть, нормальный как функционирует ситуация организация, или BPwin же модель оптимизацией может показывать «сеть передаче переходных состояний плата объекта», предлагая отличается вниманию аналитика, представления последовательность состояний, в производятся которых может автоматическом оказаться объект продаваемых при прохождении только через определенный проектных процесс. С помощью функционал диаграмм IDEF3 Фактически можно анализировать затрат сценарии из идентифицировать реальной жизни, Case например, как принятие осуществлять оформление важнейших документов при платы приемке груза. заказам Каждый такой дает сценарий содержит в ответить себе описание моделью процесса и может делегирование быть использован, выполняется чтобы наглядно самых показать или перенастройку лучше документировать Разработка бизнес-функции организации.

мотивация Каждая диаграмма физико может быть главным выполнена отдельно с создавшие помощью BPwin, ему но и все видов диаграммы в совокупности, месте заключенные в модель, выпускаться дают полную утвержденные картину разрабатываемой ВВЕДЕНИЕ предметной области.

рассматривает Пакет BPwin помогает пользователю справиться с ошибками. Часть их анализируется на этапе внесения новых объектов, так как некоторые ошибочные элементы просто невозможно внести в схему, а другая часть документируется в специальном отчете Model Consistency Report, который представляет собой список синтаксических ошибок.

Именно по этим причинам было выбрано Case-средство – Computer Associates BPwin – для проектирования системы автоматизации документооборота на предприятии^[14].

2.3. Моделирование регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» 

Область моделирования системы автоматизации документооборота на предприятии определяется двумя компонентами – ширина и глубина. В ширину область моделирования включает в себя работы, влияющие непосредственно на пользователей системы автоматизации документооборота на предприятии. В глубину область моделирования ограничена либо непосредственным набором действий, выполняемым персоналом по организации и хранению документов, либо описанием потоков данных, циркулирующих в системе.

Целью модели системы является построение процессной модели функционирования системы автоматизации документооборота на предприятии. Таким образом, в ходе функциональной декомпозиции будут даны ответы на вопросы:

• • из каких процессов состоит система документооборота на предприятии;
  • какие основные цели автоматизации документооборота на предприятии;
  • какие данные используются организацией;
  • каковы общие алгоритмы их обработки.

Точкой зрения на модель является точка зрения руководителя предприятия, так как именно данный специалист будет в дальнейшем работать с моделируемой системой.

Построение модели системы автоматизации документооборота на предприятии начинается с построения контекстной диаграммы в нотации IDEF0, которая показывает систему с точки зрения внешнего наблюдателя. Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и её взаимодействия с внешней средой. Для описания взаимодействия работ на диаграмме используются стрелки четырёх основных типов:

• • вход (материал или информация, используемые или преобразуемые работой для получения результата);
  • управление (правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа);
  • выход (материал или информация, производимые работой);
  • механизм (ресурсы, выполняющие работу).

Контекстная диаграмма модели системы автоматизации документооборота на предприятии представлена на рис. 3.

Рис. 3 – Контекстная диаграмма системы управления автоматизации документооборота

Основной и единственной работой в данной диаграмме является работа автоматизации документооборота на предприятии, включающее в себя все возможные варианты системы управления автоматизации документооборота на предприятии.

Входными данными работы являются:

• • Первичные документы организации – это документы, которые необходимо обработать и внести в архив.
  • График документооборота – данные, по которым хранятся документы.

Работы по работе системы управления автоматизации документооборота на предприятии производятся на основе внутренних инструкций.

Контекстная диаграмма уровня A0 построена. Это самый высокий уровень абстракции для данной задачи, выражающий точку зрения любого внешнего субъекта на организацию^[15].

Декомпозиция контекстной диаграммы производится в нотации IDEF0.

Таким образом, вся система разбивается на подсистемы до нужного уровня детализации, и получается модель, аппроксимирующая систему с заданным уровнем точности. Получив модель, адекватно отображающую текущие бизнес-процессы (так называемую модель AS-IS), аналитик с легкостью может увидеть все наиболее уязвимые места системы. После этого, с учетом выявленных недостатков, можно строить модель новой организации бизнес-процессов (модель TO-BE).

Декомпозиция диаграммы A0 представлена на рис. 4.

Управлением являются инструкции и нормативные документы. Механизмом исполнения является сотрудники проекта, которые непосредственно выполняют определенную работу (обслуживающий персонал, бухгалтерия, отдел управления)

Входными данными являются данные по прокату, заказам.

После описания в целом проводится разбиение её на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции.