Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом".pdf

Рис. 4 – Диаграмма декомпозиции системы управления автоматизации документооборота на предприятии

BPwin автоматически синхронизирует изменения объектов диаграмм на всех уровнях детализации, тем самым, освобождая пользователя от ручного ведения словаря объектов модели^[16]. Так если мы исправим на верхнем уровне название объекта, то получим изменение на всех уровнях, где данный объект встречается. Также невозможным является случайное дублирование наименований работ. При появлении такой ситуации BPwin генерирует предупреждающее сообщение.

Декомпозиция диаграммы A1 представлена на рисунке 5.

Рис. 5 – Результат построения диаграммы декомпозиции работы А1.

Диаграммы DFD (Data Flow Diagramming) могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF0, поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией как внутри системы между бизнес-функциями, так и системы в целом с внешней информационной средой (Рис. 6).

Рис. 6 – Диаграмма DFD «Обработка документов»

Для усиления функциональности в данной нотации диаграмм предусмотрены специфические элементы, предназначенные для описания информационных потоков, такие как внешние сущности и хранилища данных.

В диаграммах потоков данных все используемые символы складываются в общую картину, которая дает четкое представление о том, какие данные используются, и какие функции выполняются системой документооборота. При этом часто выясняется, что существующие потоки информации, важные для деятельности организации, реализованы ненадежно и нуждаются в реорганизации.

IDEF3 — последовательность выполняемых работ.

В отличие от диаграмм IDEF0 и DFD, элементы которых позволяют точно описать функциональность системы и организацию документооборота, описать с их помощью логику построения системы не удастся. Для описания логики взаимодействия информационных потоков, последовательности выполнения работ и сценариев взаимодействия модель дополняют диаграммами еще одной методологии — IDEF3, также называемой диаграммами workflow (Рис. 7).

Рис. 7 – Диаграмма потоков данных

Следующий шаг в процессе бизнес-моделирования – создание ролевой модели на основе модели структурной. Суть этого этапа состоит в том, чтобы для выделенных бизнес-процессов определить исполнителей, а также характер и круг их взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями, вид источников дополнительной информации. Ролевая модель является необходимым дополнением к модели процессной, так же, как структурная модель обязательно должна дополнять и дополняться структурной моделью.

Построение организационной диаграммы в BPWin осуществляется в автоматическом режиме. Но для этого нужно указать соответствующие данные, а точнее – их определить. К таким данным относятся ролевые группы, роли и ресурсы.

Ролевая группа – набор ролей, выполняющих ту или иную часть бизнес-процессов.

Роль – конкретная обязанность или должность в рамках ролевой группы.

Ресурсы – конкретная личность, выполняющая данную обязанность.

Прежде чем создать ролевую диаграмму нужно заполнить словарь ролевых групп и словарь ролей.

В последней версии BPwin имеется возможность использования модели Swim Lane, основанной на нотации IDEF3, что делает диаграммы данной нотации более читабельными и понятными пользователю (Рис 8).

Диаграммы Swim Lane представляют собой диаграмму, разделенную горизонтальными полосками на ролевые области. Название данному виду диаграмм дано по аналогии дорожек для плавания. При этом получаем наглядное представление потоков работ с учетом имеющихся ролей. В то же время модель не перегружается дополнительными элементами — ссылками. В качестве ролей могут быть использованы, например, названия отделов и подразделений или же модули информационной системы. Вариантов представления ролей может быть много.

Рис. 8 – Словарь ролевых групп

Рис. 9 – Словарь ролей

Рис. 10 – Ролевая диаграмма

2.4. Разработка регламента процесса «Управления документооборотом»

Назначение и область применения.

Технологический регламент – технический документ, разрабатываемый организацией в соответствии с действующими нормативными документами РФ.

В соответствие с Федеральным законом №116-ФЗ, ПБ 09-540-03 и ПБ 09-563-03, каждая организация производящая продукция должна иметь разработанные и утвержденные технологические регламенты производства продукции.

Технологический регламент рекомендуется разрабатывать на управление документооборота. Это связано с тем, что каждый отдельный вид продукции обладает индивидуальными свойствами и характеристиками, а также применяется в различных сферах и областях, а, следовательно, и процедура создания данной продукции отличается от производства других товаров.

Настоящий регламент процесса устанавливает порядок выполнения процесса «Управления документооборотом» и предназначен для:

- Формирования единых правил и требований к выполнению процесса;

- Производства продукции, соответствующей требованиям;

- Установления ответственности за результат процесса;

- Постоянного улучшения результатов данного процесса.

Требования настоящего регламента процесса распространяются на все подпроцессы, функции и работы, выполняемые в ходе выполнения процесса «Управления документооборотом».

В настоящем документе применяются следующие термины:

Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных ресурсов и видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое имеет в своём расположении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, управляет ходом бизнес-процесса и несёт ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса.

Вход бизнес-процесса – ресурс, необходимый для выполнения бизнес-процесса.

Выход бизнес-процесса – результат (продукт, услуга) выполнения бизнес-процесса.

Декомпозиция - процесс разделения на несколько уровней, позволяет рассматривать любую исследуемую систему как сложную, состоящую из отдельных взаимосвязанных подсистем, которые, в свою очередь, также могут быть разделены на части.

Модель – графическое, табличное, текстовое, символьное описание бизнес-процесса либо их взаимосвязанная совокупность.

Показатели бизнес-процесса – количественные и/или качественные параметры, характеризующие бизнес-процесс и его результат.

Регламент бизнес-процесса – документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям.

Ресурсы – информация (документы, файлы), финансы, материалы, персонал, оборудование, инфраструктура, среда, программное обеспечение, необходимые для выполнения бизнес-процесса.

Управление – нормативная документация, которая регламентирует и устанавливает нормы процесса (ГОСТы, внутренние стандарты предприятия, должностные инструкции, план производства, штатное расписание).

Ответственность.

В соответствии с правилами руководители организаций и индивидуальные предприниматели сами назначают лиц, ответственных за производство.

В небольших и средних российских компаниях обычно это единственный старший технический специалист, который находится в ранге первого заместителя генерального директора. Он отвечает не только за качественное состояние производства, техническую эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования, своевременную подготовку технической документации (чертежей, спецификаций, технических условий, технологических карт), но и за техническую политику предприятия в целом.

По мере укрупнения бизнеса усложняется и цепочка управления технологией производства. На большинстве крупных предприятий (как отечественных, так и зарубежных) за техническую политику отвечает уже служба директора по производству/технического директора, и главный инженер находится в подчинении у этого топ-менеджера.

Общие сведения о процессе

Назначение

Основной целью процесса управления документооборотом является соблюдение графика документооборота, не только благодаря приобретению нового прогрессивного обеспечения, внедрению более совершенных технологий производства, но и за счет внедрения процессного подхода (т.е. реорганизацию существующих процессов), а также обеспечение выполнения производственных планов производства и повышение эффективности деятельности предприятия.

Для достижения указанных целей необходимо предусматривать следующее задачи процесса управления документооборотом:

- стабильность и постоянный экономический рост;

- применение процессного подхода в управлении предприятием;

- разработка и реализация программ по снижению непроизводственных потерь;

- постоянное управление качеством, с целью удовлетворения требований потребителя.

Владелец процесса

Когда говорят о процессном подходе, имеют в виду, прежде всего, то, что управление процессом и каждой из входящих в него работ происходит с применением особых методических приемов. В соответствии с положениями ИСО 9000:2000 в каждом процессе должны быть определены требования к входным и выходным его данным, технология преобразования входа в выход (процедура), порядок управления процессом, его владелец (руководитель) и потребитель.

Владельцем процесса управления документооборотом является заместитель руководителя.

Статус процесса.

Процесс управления документооборотом является основным, т.к. этот процесс ориентирован на производство продукции, обеспечивающий получение дохода для предприятия.

Подразделения-участки процесса.

Производственная структура предприятия — это совокупность производственных единиц предприятия (цехов, служб), входящих в его состав, и формы связей между ними.

В процессе управления документооборотом участвуют администрация и отдел кадров организации.

Описание процесса.

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Одним из важнейших условий функционирования компании является документооборот - обращение документов в организации от приема или создания до передачи в архив или уничтожения. Документооборот должен обеспечивать оптимальное, т.е. целесообразное и оперативное прохождение информационных потоков между звеньями управления.

Разработанная система обеспечивает качественную регистрацию поступающих документов, мгновенный поиск необходимого документа, автоматизированный учет документов всех категорий и составление статистических справок, что существенно упрощает работу и увеличивает производительность склада.