Файл: Разработка регламента выполнения процесса Постановка задачи и моделирование БП «как есть».pdf

Введение

Развитие автоматизированных информационных технологий (ИТ) идет параллельно с возникновением новых видов технических методов обработки и передачи данных, совершенствованием организационных форм для использования ЭВМ, насыщением разной инфраструктуры новыми средствами для коммуникаций.

Развитие рыночных отношений также привело к появлению новейших видов предпринимательской деятельности, прежде всего, к проектированию созданию фирм, занятых бизнесом, разработкой информационных систем (ИС), их совершенствованием, а также распространением компонентов автоматизированных ИТ, в частности программных средств, автоматизирующих информационные или вычислительные процессы.

К такому числу относят также и вычислительную технику, средства для коммуникаций, офисное оборудование, а также специфические виды услуг –техническое, консультационное обслуживание, обучения и т.д.

Это способствовало распространению и эффективному применению информационных технологий для управленческих и производственных инструментов, практически к повсеместному применению их и большому многообразию.

Актуальность курсовой работы состоит в том, что для качественного описания бизнес-процесса (БП) «Покупка сырья и материалов» необходимо полностью разобраться в разработке его регламента, что и выполняется в данной курсовой работе.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Покупка сырья и материалов».

В соответствии с целью работы ставятся следующие основные задачи:

– описать предметную область «Покупка сырья и материалов»;

– выполнить выбор основных инструментов для моделирования бизнес-процессов;

– смоделировать процесс в случае «как есть»;

– предоставить предлагаемые мероприятия по усовершенствованию бизнес-процесса;

– выполнить моделирование процесса «как должно быть».

Объект исследования – теория исследования бизнес-процессов.

Предмет исследования – покупка сырья и материалов.

Методами и инструментами анализа, которые применяются в курсовой работе, являются методы проектирования, системного анализа и разработки программного и информационного обеспечения, современные CASE-технологии.

1. Постановка задачи и моделирование БП «как есть»

---

Описание предметной области. Постановка задачи.

Закупка товаров торговой организацией или предприятием – наиболее проблемная стадия схемы обеспечения компании материальными ресурсами.

Чтобы максимально сократить разного рода издержки при выполнении процесса закупки товарно-материальных ценностей (ТМЦ), но гарантировать при этом полную обеспеченность материалами торгового или производственного процесса, необходимо некоторую часть закупок сырья осуществлять адресно (то есть, если надо, тогда купили), а часть по принципу восполнения запасов, что могут оперативно применяться, снижая зависимость от всевозможных задержек поставок.

На рисунке 1 показан пример местонахождения процесса закупки сырья и материалов в процессе функционирования компании:

Рисунок 1 – Место положения процесса «Закупка сырья и материалов» в функционировании предприятия

В таком процессе слабым звеном является чаще всего именно закупка сырья и материалов.

Иногда по разным объективным причинам материалов закупаются с задержкой или закупка отдельных товаров будет невозможной (к примеру, требуемый товар не производится больше).

А для ответственных исполнителей за закупку (снабженцев) наличие разных причин становится оправданием там, где сами проблемы закупки вызываются абсолютно иными, более тривиальными причинами, к примеру, халатностью.

Закупки желательно детально систематизировать и описать, по возможности автоматизировать и упросить, рекомендовать/навязать четкие правила игры (то есть, регламент), организовать схему эффективного контроля.

Чтобы упростить как-то эту задачу, надо выделить, из каких именно частей состоит процесс по закупке материалов и сырья, и рассмотрим упрощенный регламент.

Большинство действий (стадий), которые осуществляются при непосредственной закупке ТМЦ, однотипны:

– расчет потребности сырья для обеспечения процесса производства или на проведение работ, к примеру, на проведение ремонтных работ, что проводятся собственными силами;

– планирование суммарной потребности в закупке (материалов, товаров, сырья, оборудования) для каждого из отдельных заказчиков (для промышленных предприятий в качестве заказчиков чаще выступают подразделения предприятия, но в широком смысле, к примеру, для торговых предприятий, такая заявка может направляться на удовлетворение потребности заказчиков);

---

– комплексное планирование закупок в целом по организации;

– тендерные процедуры;

– подбор поставщиков;

– поставка сырья и материалов (контроль соблюдения условий закупки, оформление, оприходование на учет);

– проверка уровня качества поступивших товаров (в ходе проведения проверки, испытаний, сертификации или комиссионно при приемке, которая может проводиться самостоятельно как предприятием, так и внешними организациями).

На рисунке 2 показаны стадии закупки:

Рисунок 2 – Стадии закупки

Одной из самых главных целей для организации в управлении ее закупкой является достижение уровня оптимальности соразмерности запасов непосредственно к объему производства. Оптимизация совокупных затрат позволяет искать компромисс между такими факторами и обеспечивать наиболее выгодное сочетание для создания запасов при использовании закупок.

Реализация такой цели достигается выполнением следующих задач:

– создание текущих и производственных запасов на складах с помощью закупок;

– создание, определение размера гарантийного (или страхового) запаса;

– расчет объема оптимальных закупок;

– определение интервалов времени между разными закупками.

Создание производственных запасов может обеспечивать бесперебойность производственного процесса. Данная категория обеспечивает непрерывность всего производственного процесса между поставками.

Величина текущих закупок может постоянно меняться, что влечёт создание постоянного, отдельного, гарантированного (страхового) запаса.

Гарантийный (или страховой) запас позволяет обеспечивать потребность на время задержки или непредвиденных каких-то обстоятельств поставки материала. Непосредственный выбор размера гарантийного запаса также зависит от максимально возможной задержки поставки.

При расходовании запаса до минимальной его величины порогового уровня необходимо восполнить до максимального его уровня в ходе последующих поставок материалов. Также в нормальных условиях производственного процесса, а еще и правильно построенной логистической системы, величина гарантийного запаса не будет как-то меняться.

При определении оптимального уровня запасов компании необходимо найти компромисс с двумя требованиями:

– обеспечить оптимальное наличие материалов в объеме достаточном для поддержки бесперебойности процессов строительства;

– избежать создания излишних (или сверхнормативных) запасов, что отвлекают оборотный капитал, а также занимают большие площади.

---

Также часто выделяют и иные виды материальных закупок:

– Сезонные закупки могут образоваться при сезонном характере работы компании, потребления или транспортировки.

– Все закупки для подготовки являются частью производственных запасов, что требуют дополнительной подготовки с использованием их непосредственно в производственных процессах.

– Закупки в пути – закупки, находящиеся на момент выполнения учета в процессе их транспортировки. Время пребывания закупок, то есть час транспортировки, определяется точно с момента погрузки на имеющейся транспорт до прибытия товара к месту назначения.

Если отсутствуют отклонения от уже запланированных поставок и все запасы потребляются равномерно, то в теории управления запасов разработаны 2 основные системы управления, что решают поставленные задачи, по цели непрерывного обеспечения потребителей материальными ресурсами.

Ими являются:

– Система управления запасами при фиксированном размере заказа;

– Системы управления запасами при фиксированным интервалам времени между разными заказами.

В системе фиксированным интервалом между заказами, заказы выполняются в строго определенные моменты, которые стоят друг от друга на равных интервалах, например один раз за 7 дней, 14дней, или один раз на месяц.

Оптимальный размер таких закупок позволяет минимизировать все совокупные затраты на выполнение хранения запасов и повторение заказа, достичь наилучшего сочетания для взаимодействующих факторов:

– используемая площадь складов;

– издержки на хранение;

– стоимость заказа.

Для системы с фиксируемым интервалом между заказами, размер заказов определяется исходя с имеющихся запасов, а также ожидаемого потребления на время поставки.

Непосредственно в рамках логистической концепции очень важно организовать движение всех материалов для поступления только в необходимом количестве и в нужное время, что также способствует ещё одному их определению оптимального объёма для запасов на складах и разных площадках, для выполнения строительно-монтажной продукции.

Самой различное сочетание методов для управления запасами, также и добавление принципиально новейших идей в алгоритм для работы с ними, часто приводит к возможности сформирования иных форм для создания уровня запасов, что отвечают самым различным требованиям.

---

1.2.Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Разработка модели рассматриваемых бизнес процессов управления запасами выполнена с помощью программного средства AllFusion Process Modeller.

AllFusion Process Modeller – это ведущий кроссплатформенный инструмент визуального моделирования бизнес процессов. Он имеет возможность наглядно представлять любую структуру или деятельность в виде модели, что в дальнейшем позволит оптимизировать работу отдела маркетинга, спроектировать его рациональную структуру, снизить издержки, повысить эффективность и гибкость, а также исключить ненужные операции.

Данный программный продукт поддерживает IDEF0 методологию моделирования, позволяющая детально анализировать бизнес процессы.

В данной дипломной работе рассматривается моделирования с помощью методологии IDEF0. Это основная из 3 методологий AllFusion Process Modeller, относится к множеству IDEF, которое применялось еще в начале 70-х годов. Она используется для широкого класса систем, для указания функций, которые используются для последующей разработки системы, которая отвечает за реализацию поставленных функций.

Рисунок 3 – Интерфейс AllFusion Process Modeller

В результате применения данной методологи будет создана модель исследуемой системы, которая состоит из иерархически упорядоченного множества диаграмм, текста словарей и документации, связанных друг с другом при помощи перекрестных ссылок.

Двумя самыми важными оставляющими, из которых строятся эти диаграммы, являются работы или бизнес функции (представленные на диаграммах прямоугольниками) и данные или объекты (стрелки), связывающие между собой эти работы.

При этом все стрелки, в зависимости от стороны прямоугольника в который они входят или выходят, делятся на 4 вида:

– стрелки входа – изображают объекты или данные, изменяемые в ходе работы.

– стрелки управления (входят в верхнее ребро прямоугольника) - изображают ограничения и правила, согласно которым выполняется эта работа.

– стрелки выхода из правой стороны прямоугольника - изображают объекты или данные, появляющиеся после выполнения работы.

– стрелки механизмов (входят в нижнюю часть работы) – изображают ресурсы, которые необходимы для выполнения работы и не изменяющиеся в ее процессе (оборудование, сотрудники).

Первая диаграмма в совокупности IDEF0 всегда изображает работу системы в целом. Эти диаграммы называются контекстными. [12]

---