Файл: Разработка регламента выполнения процесса Постановка задачи и моделирование БП «как есть».pdf

В нее входит описание целей моделирования, области (что будет именно рассматриваться в качестве компонента системы, а что – внешнее воздействие) и точка зрения (позиции построения модели).

После описания контекста, проводится построение других диаграмм в иерархии. Все последующие диаграммы являются более подробным описанием одной из работ на прежней диаграмме.

Описание таких подсистем проводится аналитиком вместе с экспертом предметной области. Экспертом является человек, которые отвечает за эту подсистему, поэтому досконально знает все ее функции. [16]

В результате вся система разбивается на блоки (подсистемы) до нужного уровня разбиения, и получается модель, которая приближает систему с необходимым уровнем точности.

Получив такую модель, адекватно отображающую бизнес процессы (модель AS IS), аналитик легко может увидеть наиболее уязвимые места исследуемой системы.

BPwin - мощный инструмент моделирования, разработанный фирмой Computer Associates Technologies который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур.

При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков BPwin - еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС).[3]

Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высоко затратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.

Внешние обстоятельства зачастую вынуждают вносить изменения в деятельность организации. Последствия этих изменений должны быть тщательно изучены и осмыслены перед тем, как система будет переделана с их учетом. BPwin может помочь пользователю на протяжении всего цикла, предоставив возможность оптимизировать бизнес-процесс, которого коснутся эти изменения.

---

С помощью BPwin пользователь может сделать свою работу более продуктивной. Действия и другие объекты создаются буквально несколькими щелчками мыши, а затем легко отбуксированы в нужное место. Интерфейс BPwin, выполненный в стиле "проводника" облегчает навигацию и редактирование сложных процессов с иерархической структурой. Развитые возможности изменения масштаба представления позволяют быстро найти и сосредоточиться на необходимой для работы части модели процесса.[6]

BPwin позволяет:

– обеспечить эффективность операций, рассматривая текущие бизнес-операции через мощные инструменты моделирования;

– совершенствовать бизнес-процессы, формулируя и определяя альтернативные реакции на воздействия рынка;

– быстро исключать непродуктивные операции, легко и интуитивно сопоставляя операционные изменения. Неэффективные, неэкономичные или избыточные операции могут быть легко выявлены и, следовательно, улучшены, изменены или вовсе исключены - в соответствии с целями компании.

BPwin (теперь AllFusion Process Modeler) — программный продукт в области реализации средств CASE-технологий. Позволяет проводить описание, анализ и моделирование бизнес-процессов. Занимает одно из лидирующих мест в своём сегменте рынка. В настоящее время выпускается компанией Computer Associates. Распространяется на коммерческой основе.

Включает три стандартные методологии: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ). Эти методологии по-своему уникальны. Каждая из них может быть выполнена отдельно с помощью BPwin, но их совокупность заключённая в модель даёт аналитику полную картину предметной области клиента.

На основании проведенного анализа в работе будет использоваться программный продукт под названием BPwin.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим проектирование ИС управления закупками сырья и материалов протекающие на некотором предприятии.

Для общей видимости ИС управления запасами необходимо построить контекст (рисунок 4).

Рисунок 4 – Диаграмма «Выполнения закупки сырья и материалов»

Входными данными являются:

– перечень необходимых ТМЦ;

– финансовые возможности.

Выходные данные:

– перечень хранимых ТМЦ;

---

– отчетность.

Управление:

– законы;

– правила закупки.

Механизмы:

– менеджеры;

– поставщики.

После того как установлен контекст, проводится декомпозиция, то есть построение следующих диаграмм по иерархии.

Каждая последующая из диаграмм является более подробным рассмотрением одной из работ в вышестоящей диаграмме. Пример такой декомпозиции контекстной диаграммы показан на рисунке 5. [11]

Таким образом, вся эта система разбивается непосредственно на подсистемы до необходимого уровня детализации, такая система разбивается на 3 уровня:

– определение планового количества;

– закупка;

– поставка сырья и материалов.

Стоит отметить, что все составные части контекстной диаграммы:

– входы;

– выходы;

– управление;

– механизмы,

остаются такими же и на втором уровне декомпозиции.

Стоит отметить, что на данной диаграмме появились новые компоненты, а именно:

– архив – для хранения бумажной информации по управляемым запасам или ТМЦ;

– накладная – данные, которые предназначены для базы итоговых данных.

К тому же, некоторые выходы являются входами для отдельных блоков.

Для всех бизнес-процессов механизмами являются:

– менеджеры;

– поставщики.

Аналогично, управление рассматриваемыми БП осуществляется при использовании:

– законов;

– правил закупки.

Рисунок 5 – Диаграммы декомпозиции для первого уровня

Далее все из блоки декомпозиции системы можно еще разбить, декомпозиция «Определение планового количества» рассматривается на рисунке 6, «Закупка» – рисунок 7, «Поставка сырья и материалов» – рисунок 8.[13]

Рисунок 6 – Определение планового количества

Рисунок 7 – Закупка

Рисунок 8 – Поставка сырья и материалов

В результате написания первой главы курсовой работы рассмотрены основные понятия и процессе закупки сырья и материалов, а также выполнено моделирование данного БП «как есть».

2.Усовершенствование выполнения процесса «Покупка сырья и материалов»

---

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению БП

Самой различное сочетание методов для закупки сырья и материалов, также и добавление принципиально новейших идей в алгоритм для работы с ними, часто приводит к возможности сформирования иных форм для создания уровня запасов, что отвечают самым различным требованиям.

Ею является значительное повышение производительности труда в менеджера закупок, рациональное, эффективное применение ПК, значительное повышение достоверности вводимой или хранимой информации, обеспечение уровня эффективности экономического решения задачи.[3]

Исходной информацией в данном случае будут документы, которые предоставляют стоимостную информацию (а именно, накладные, договора на поставку, счета) и денежную информацию (счета фактуры, счета, платежное требование).

Автоматизация работы менеджеров позволит:

– значительно снизить уровень на трудовые затраты;

– наиболее эффективным методом для модификации технологий для создания или движения разного рода документации внутри самой компании;

– сократить время для обработки данных;

– значительно повысить быстроту работы документооборота организации;

– устранить многократное дублирование информации;

– максимально сократить численность бумажных документов;

– значительно облегчить различные отчеты.

На данный момент в организациях уже существует целый комплекс с вычислительной техники, что предназначена для обработки расхода товаров, оформления документов, а также прочей информации. Существующая база с информацией дает возможность принимать решения, но она также полной или сгруппированной не является. Все это приводит к определенным неточностям и трудностям в принятии стратегических решений.[8]

Главным недостатком такой системы на предприятиях также является не весь процесс автоматизированного функционирования менеджера для закупок материальных запасов. Имеющаяся система значительно снижает производительность работы, а также создает в отделах большое количество дополнительной бумажной работы. Указанная схема работы совсем негибкая в плане динамического редактирования заказов.

При этом также не существует какой-то возможности в массовой корректировке закупок.

В результате исследований АРМ менеджера выявлена цель для выполнения автоматизированного варианта решения рассматриваемой задачи.

---

Менеджер на данный момент использует для своей работы программные продукты Microsoft Office для заключения договоров Word, для работы с базами данных и складом – Excel.[3]

Использование таких программных продуктов вовсе не отвечает таким основным требованиям:[1]

– отсутствие базы приводит к необходимости уточнения наличия запасов;

– остатки по складам необходимо сохранять в разных файлах;

– непосредственно ручной ввод данных приводит к тому, что малейшая ошибка давала неверные расчеты, приходится ее искать, при этом просматривая множество всякого материала;

– сложность поиска сырья и материалов;

– повторный ввод требуемых данных.

Достижение цели обеспечит выполнение задач:

– повышение оперативности;

– обеспечение удобства расчетов;

– уменьшение количества ошибок в учете запасов ТМЦ и подсчете итоговых показателей;

– повышение достоверности данных;

– уменьшение затрат по обработки данных.

Использование ИС для покупки сырья и материалов для организации решения имеет возможность решить такие основные задачи:[8]

– изменения в функциях отделов, что связаны с работой и с разного рода входной или выходной информацией. Возможность для заполнения справочников закупок с внешних источников (например, Excel), а также стандартный ввод. Обработка информации будет упрощена, при этом будет учтена практика для работы с другими программными продуктами (работа с разного рода заказами, формирование приходных накладных);

– источники поступления данных, разные внешние источники как в бумажном, так и в электронном виде. Периодичность указанного поступления информации для менеджера будет только зависеть от поставщика;

– порядок ввода некоторой исходной информации организован таким образом, что сначала будет выполнено заполнение разных справочников контрагентов, складов, закупок;

– краткая характеристика для разных результатов, в процессе работы организации формируются документы:[3]

• накладная по перемещению;
• отчеты по остаткам;
• отчеты по закупках;
• периодичность решения таких задач зависит от их вида.

Задачи формирования документации происходит автоматически.[12]

Непосредственная реализация проектов в ИС позволяет ограничить пользователя от разного рода ошибок ввода, снабдив последовательность создания и получения документа обычными подсказками.

Результатом выполнения будет ПО с самым минимальным набором основных процедур при обслуживании автоматического рабочего места менеджеров по закупке сырья некоторой организации.

---