Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с поставщиками.pdf

Введение

Целью данной работы является разработка и реализация системы, обеспечивающей автоматизацию процесса взаиморасчетов с поставщиками. Внедрение системы упростит работу специалистов отдела закупок и бухгалтерии, а также избавит их от излишнего объёма документации и сделает менее трудоёмкой. 

Разработанная база данных объединяет в себе все сведения необходимые для систематизации и упорядочения процесса работы.

Представлена и описана концептуальная модель базы данных, включающая в себя описание информационных объектов и связей между ними, а также описаны ограничения целостности.

Построена реляционная модель базы данных, представлен набор схем отношений с указанием первичных ключей, а также связей между отношениями.

Выполнено физическое проектирование базы данных «Взаиморасчеты с поставщиками» в среде MS Access.

Аналитическая часть.

Выбор комплекса задач автоматизации.

При проведении взаиморасчетов с поставщиками существуют следующие входные информационные потоки:

- сведения о поставщиках продукции;

- сведения о товарах, поставляемых поставщиками;

- приходные накладные;

- счета на оплату от поставщиков;

- выписки с расчетного счета банка об оплате или неоплате по счетам.

Выходные информационные потоки:

- справочник поставщиков;

- справочник товаров;

- сальдо взаиморасчетов с поставщиками;

- запросы и отчеты о взаиморасчетах с поставщиками.

Начальные границы рассматриваемой задачи – поступление товаров, получение счетов на оплату. Конечные границы – оплата счетов, сальдо взаиморасчетов с поставщиками.

Взаиморасчеты с поставщиками непосредственно взаимосвязаны с решением следующих задач:

- учет денежных средств;

- учет затрат на производство;

- сводный бухгалтерский учет и отчетность;

- бухгалтерский учет по прочим счетам.

Учет взаиморасчетов с поставщиками является важным элементом в системе бухгалтерского учета. Основными задачами этого учета являются:

- формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с поставщиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и услуги, необходимой внутренним пользователям, руководителям и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

---

- обеспечение информацией для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении хозяйственных операций;

- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности;

- исключение просроченной дебиторской и кредиторской задолженности.

В процессе осуществлении взаиморасчетов с поставщиками участвуют бухгалтера, специалисты по закупкам, менеджеры складов.

Перечень результатных показателей, рассчитываемых на базе использования совокупности исходных показателей в процессе выполнения этих функций:

- данные накладной при получении товаров, сумма накладной, дата, детализированная информация по каждому товару указанному в накладной;

- данные платежного поручения на оплату счетов поставщиков;

- данные журнала операций;

- данные карточки взаиморасчетов;

- данные сальдо взаиморасчетов с поставщиками;

- справки и отчеты по запросам пользователей.

Перечень используемых входных документов (файлов), в которых содержатся первичные показатели:

- справочник поставщиков;

- справочник товаров;

- счета поставщиков на оплату;

- накладная приема товаров на складе;

- выписка с расчетного счета банка об оплате поставщикам.

Перечень результатных документов (файлов), в которых отражаются результатные показатели:

- журнал операций;

- карточки взаиморасчетов;

- сальдо взаиморасчетов с поставщиками;

- справки и отчеты по запросам пользователей.

Регламент исполнения бизнес-процесса выглядит следующим образом:

- менеджер отдела закупок ежедневно получает от поставщика медикаментов счет на оплату, регистрирует его в реестре счетов поставщиков и передает счет поставщика бухгалтеру;

- бухгалтер на основании счета поставщика ежедневно формирует платежное поручение на оплату и передает платежное поручение в банк;

- бухгалтер на основании выписки с расчетного счета банка выполняет соответствующую бухгалтерскую проводку;

- менеджер склада обеспечивает приемку товара на склад;

- менеджер отдела закупок при поступлении товара и (или) при оплате делает запись о поступлениях и оплат;

- бухгалтер в конце каждого месяца выводит сальдо взаиморасчетов с клиентами;

- менеджер отдела закупок по запросу руководства и служб составляет справки и отчеты по взаиморасчетам с поставщиками.

---

Характеристика существующих бизнес – процессов.

Для описания бизнес - процесса взаиморасчетов с поставщиками выбрана функциональная модель IDEF0, которая представляет методологию и графическую нотацию, предназначенную для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматривается логические отношения между работами, а не их временна́я последовательность (WorkFlow). Также отображаются все сигналы управления. Данная модель является одной из самых прогрессивных моделей и используется при организации бизнес проектов и проектов, основанных на моделировании всех процессов, как административных, так и организационных. Первоначально построена контекстная диаграмма. Основной блок в данной работе можно назвать «Взаиморасчеты с поставщиками». На вход модели будут идти данные о поставщиках, товарах, накладные на товары, счета на оплату. Организация учета будет осуществляться с помощью сотрудников бухгалтерии и отдела закупок. Все действия регламентируются в соответствии с правилами бухгалтерского учета и методиками расчета. Выходом системы являются выписки из банка об оплате счетов, отчеты и справки.

Контекстная диаграмма представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма

После разработки контекстной диаграммы ее нужно декомпозировать. Диаграммы декомпозиции содержат родственные работы, т.е. дочерние работы, имеющие общую родительскую работу.

Декомпозируя контекстную диаграмму, можно выделить 4 этапа рассматриваемого процесса:

- составление справочников поставщиков и товаров;

- формирование платежных поручений;

- оплата счетов;

- составление отчетов и справок.

Диаграмма декомпозиции моделируемой системы приведена на рисунке 2.

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции моделируемой системы

На этапе «Создание справочников и поставщиков» отделом закупок совместно с бухгалтерией на основании собранной информации о поставщиках и товарах создаются и в дальнейшем постоянно ведутся справочники поставщиков и товаров.

На этапе «Формирование платежных поручений» отделом закупок ежедневно регистрируются счета поставщиков на оплату и накладные о поступлении товаров. Бухгалтерия на основании этой информации и справочников формирует платежные поручения и передает их в банк.

---

На этапе «Оплата счетов» бухгалтерия передает платежное поручение в банк и на основании выписки из банка фиксирует оплату.

На этапе «Составление отчетов и справок» отделом закупок и бухгалтерией составляются различные отчеты и справки.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Схема документооборота справочника поставщиков приведена в таблице 1.

Таблица 1

Схема документооборота справочника поставщиков

Действие	Исполнитель
Использование справочника при составлении платежных поручений	Отдел закупок, бухгалтерия
Использование справочника при оплате счетов	Отдел закупок, бухгалтерия
Использование справочника при составлении справок и отчетов	Отдел закупок, бухгалтерия

Схема документооборота справочника товаров приведена в таблице 2.

Таблица 2

Схема документооборота справочника товаров

Действие	Исполнитель
Использование справочника при составлении платежных поручений	Отдел закупок, бухгалтерия
Использование справочника при оплате счетов	Отдел закупок, бухгалтерия
Использование справочника при составлении справок и отчетов	Отдел закупок, бухгалтерия

Схема документооборота счетов на оплату приведена в таблице 3.

Таблица 3

Схема документооборота счетов на оплату

Действие	Исполнитель
Поступление в отдел закупок	Отдел закупок
Контроль счета и передача в бухгалтерию	Отдел закупок
Использование при формировании платежного поручения	Бухгалтерия
Использование при составлении справок и отчетов	Отдел закупок, бухгалтерия

Схема документооборота счетов на оплату приведена в таблице 4.

Таблица 4

Схема документооборота накладных приема товара

---

Действие	Исполнитель
Поступление в отдел закупок	Отдел закупок
Контроль накладной и передача в бухгалтерию	Отдел закупок
Использование при формировании платежного поручения	Бухгалтерия
Использование при составлении справок и отчетов	Отдел закупок, бухгалтерия

Схема документооборота выписки с расчетного счета приведена в таблице 5.

Таблица 5

Схема документооборота выписки с расчетного счета

Действие	Исполнитель
Поступление в бухгалтерию	Бухгалтерия
Выполнение бухгалтерских проводок	Бухгалтерия

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

В соответствии с описанием бизнес – процесса «Взаиморасчеты с поставщиками» система должна обеспечивать следующие функции:

1. ввод, вывод, редактирование, хранение информации о поставщиках:

• наименование организации
• адрес организации
• ИНН
• расчетный счет

1. ввод, вывод, редактирование, хранение, информации о товаре:

• наименование
• единица измерения

Входной информацией является:

• информация о поступлении товаров на склад
• информация о выставленных счетах на оплате
• информация об оплате поступившего товара
• информация об оплате по поступившим счетам
• информация об авансовых платежах

Выходной информацией системы является:

1. карточки взаиморасчетов с поставщиками
2. сальдо взаиморасчетов с поставщиками

Перечень и содержание экранных форм, необходимых для решения задачи:

- главная форма, содержащая меню режимов функционирования;

- форма «Поставщики» для ввода и редактирования информации о поставщиках;

- форма «Товары» для ввода и редактирования информации о товарах;

- составная форма «Приход и оплата товаров», включающая в себя подчиненные формы «Поступление товара» и «Оплата товара»;

- составная форма «Поступление и оплата счетов», включающая в себя подчиненные формы «Товары по счету» и «Оплата по счету»;

- форма «Авансовые платежи» для ввода и редактирования информации об авансовых платежах;

- форма «Карточка взаиморасчетов» для формирования и вывода информации о поступлении товаров и платежах по выбранному поставщику и заданному периоду;

---