Файл: Разработка конфигурации «Учет предоставленных услуг салоном красоты».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Широкое внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) – это современная необходимость, обусловленная значительным усложнением поставленных задач управления, повышением итоговых объемов информации, что необходимо перерабатывать для реализации системы управления предприятиями.

Различают автоматизированные (компьютеризированные) и автоматические системы.

Основная цель выполнения компьютеризации и автоматизации управления – это выполнение обеспечения оптимального функционирования объекта исследования путем правильного выбора средств и целей для их достижения при использовании имеющихся ограничений, наибольшего распределения заданий между структурными подразделениями.

Стоит отметить, что в данном случае всегда ожидается экономический эффект после внедрения АИС в работу учреждений. Он получается за счет увеличения уровня планирования, еще лучшей организации производства, полной загрузки оборудования, а также обеспечения ритмичности работы организации, сокращения непроизводительных потерь, а это в итоге увеличивает производительность труда, а также снижает итоговые издержки производства. Стоит отметить, что на увеличение качества влияет и полнота, своевременность и оптимальность принимаемых решений, экономия управленческого труда без какого-то ущерба в качестве управления организацией.

Актуальность написания курсовой работы состоит в том, что учет предоставленных услуг салоном красоты в настоящее время ведется традиционным способом, то есть без применения информационных технологий.

В современном мире самые разные информационные ресурсы охватывают постоянно новые сферы деятельности. Объем информации неуклонно растет. В связи с данным фактом необходимы новые решения по хранению и обработке данных.

Именно данные и стали основой современных информационных технологий, главные идеи для которой базируются на так называемой концепции применения баз данных (БД) в качестве хранилища данных. Согласно данной концепции, данные должны организовываться в БД и адекватно отражать всю действительность в определенной предметной области, а также обеспечивать пользователя качественной и актуальной информацией.

Главное преимущество автоматизации – значительное сокращение избыточности для всего перечня хранимых данных, а в итоге, экономия объема применяемой памяти, уменьшение итоговых затрат на реализацию многократных операций по обновлению избыточных копий, выполнения устранения возможности возникновения разного рода противоречий из-за реализации хранения в различных местах сведений по одному и тому же объекту. Это свойство является определяющим в работе современных организаций.

Целью написания курсовой работы является выполнение учета предоставленных услуг салоном красоты с помощью платформы 1С:Предприятие.

При определении цели написания выпускной квалификационной работы ставятся задачи:

– выполнить выбор комплекса задач автоматизации;

– описать характеристику документообороту, который возникает при решении задачи;

– обосновать проектные решения по информационному обеспечению;

– выполнить описание документов, которые необходимы для получения исходной информации;

– описать другие компоненты конфигурации и привести контрольный пример реализации проекта в среде 1С:Предприятие.

Объект представляемой работы – салон красоты.

Предмет работы – учет предоставляемых услуг салоном красоты.

Представляемая курсовая работа состоит с введения, 2 разделов основной части, заключения, списка использованных источников, приложения и разработанного программного обеспечения.

1. ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В салоне красоты все существующие в функционировании бизнес-процессы (БП) являются последствием обращения к нему клиентов, которые хотят воспользоваться предоставляемыми услугами, к примеру, услугами парикмахера.

В результате этого за отчетный период формируется отчетность, в которую входят:

– договора на поставку материалов;

– накладные;

– чеки об оплате, перерасчете и другие документы.

Следует заметить, что предоставление услуг салоном красоты основывается на принципе движения документов (рисунок 1).

Рисунок 1. Движение документов

При этом, все рассмотренные документы создаются в электронной форме, но отчетность по деятельности салона красоты, а именно, по предоставляемым услугам – только в бумажном виде.

В результате можно сделать вывод, что организация в салоне красоты необходимо разработать конфигурацию по учету предоставляемых услуг на основании платформы 1С:Предприятие.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основным документом, который является так называемым источником бизнес-процесса в рассматриваемой задачи, считается регистр клиентов на предоставлении услуг салоном красоты.

Построим фрагмент схемы документооборота (рисунок 2):

Рисунок 2. Схема документооборота

Существующий метод организации документооборота связан с огромной трудоемкостью, а также разрозненностью сведений, который с большой вероятностью приведет к их частичной или полной утере или неправильной их интерпретации.

Поскольку в работе исследуется БП учета предоставляемых услуг, то основные субъектами БП являются:

– клиент;

– менеджер, записывающий желания клиента в пользовании услугами салона красоты.

При этом основным документов, «запускающим» процесс предоставление услуги является запись в журнале, который ведет менеджер салона красоты.

Указанный в предыдущем пункте метод организации учета связан с излишними трудозатратами на оформление промежуточной отчетности, что приведет в результате к затратами времени, появлению очередей и других побочных действий. [9]

Кроме того, в часто является затруднительным то, что необходимо создавать отчетные документы по указанным заявкам или аналитические отчеты.

Таблица 1.

Описание затрат времени на выполнение БП

В таблице 1 показаны временные характеристики по реализации описанных выше процессов.

Таким образом, ежедневно, в среднем, 95 минут, сотрудники заняты обработкой заявок и другой документацией, а также, в случае необходимости, поиском вспомогательных сведений.

Заметим, что если учесть продолжительность стандартного рабочего дня, то можно подитожить, что на реализацию иных рабочих обязанностей остается только 75 % времени, что является очень неэффективным.

Для осуществления традиционного способа учета предоставляемых услуг характерны также и такие недостатки (рисунок 3):

Рисунок 3. Недостатки учета предоставляемых услуг

В результате процесса автоматизации учета надо постоянно иметь последнюю оперативную статистическую информацию об обработке заявок клиентов. [10]

При реализации процесса автоматизации необходимо постоянно использовать такие аппаратные устройства:

– ПК;

– сканеры штрих-кодов;

– принтеры;

– специализированное ПО;

– настроенную ЛВС.

В таблице 2 рассматривается обоснование эффекта от внедрения системы для учета услуг.

Таблица 2.

Определение эффекта от внедрения конфигурации

Другие преимущества автоматизации показаны на рисунке 4: [3]

Рисунок 4. Преимущества автоматизации

Экономия времени составит 60 минуты, что является более 60% от ранее использовавшегося.

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Под информационным обеспечением (ИО) понимается множество данных, которые представляются для компьютерной обработки в определенной форме. Организационное обеспечение в совокупности с методическим представляют собой множество мероприятий, что направлены на выполнение процесса функционирования ПК.

Типичный состав ОИ показан в приложении

Входными документами для реализации системы учета услуг являются документы, которые заполняются при обращении клиента, к примеру, для формирования картотеки клиентов требуются такие данные:

– анкета клиента (ФИО, телефон, адрес);

– данные о предпочитаемых услугах салона красоты;

– ФИО сотрудника салона красоты и другие.

Эти документы составляются базовыми при обращении в салон красоты, согласно установившимся в организации стандартам, а также они вносятся менеджером при обслуживания посетителя.

Кроме этого, входящей документацией системы могут быть документы:

– документы об оплате услуг;

– документы о перерасчете.

Все документы, что поступающие компанию, движущиеся внутри нее, а также выходящие с салона красоты преобразуются в цифровой вид.

Любой документ, который был предъявлен должен представляться записью в соответственной БД, а именно, при учете поступившей заявки посетителя с указанием основных атрибутов.

Кроме документов начальными данными могут быть:

– условно-постоянные данные;

– данные о сотрудниках;

– данные о типах услуг и другие.

Вся эта начальная информация в создаваемой системе должна быть сохранена в справочниках, что наиболее подходит для хранения условно-постоянных данных.

Таким образом, указанные типы информации будут храниться в качестве справочников.

Все разработанные справочники в ИС, предназначенные для реализации хранения условно-постоянных данных, должны быть выполнены в качестве списка или элементов справочника.

Стоит отметить, что форма списка для любого из справочников должна быть разработана таким образом, чтоб отображать весь состав записей справочника или его иерархическую структуру.[5, c.101]

При этом для всех записей справочника должны указываться вся их основная информация.

При этом, каждая форма элемента должна также отображать полную информацию:

– основные данные;

– вспомогательные данные.

Электронные документы, что вводятся в систему, должны также храниться в специальном журнале документов.

Итоговая форма журнала заявок должна иметь возможность просматривать все имеющиеся документы за какой-то определенный период с реализацией отображения всех главных данных документов.

При этом должна быть возможность для наложения условий выборки на список документации по основной информации документов, а также их сочетании.

Для просмотра более детальной информации о документах надо разработать форму, где в более удобном для пользователей виде отображается полностью вся информация документов.