Файл: Автоматизация процесса закупки сырья и материалов.pdf

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день автоматизация процессе учета и деятельности практически всех предприятий и организаций занимает лидирующее место в тематике современного программирования. Достаточно большое количество современных разработчиков в современных условиях разработают новейшие приемы и механизмы актуального учета для пользователя. Обновление определенных функций в соответствии с изменениями в современном российском законодательстве также являются актуальным направлением современного экономического программирования.

Актуальность выбранной темы курсовой работы заключается в том, что процесс закупки товаров, материалов, сырья является первоначальным и особенным процессом для каждого предприятия, производящего какие-либо товары или предоставляющее какие-либо виды услуг.

Целью курсовой работы является разработка информационной системы на платформе 1С: Предприятия автоматизирующей процесс закупки сырья и материалов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Сформировать комплекс задач автоматизации;
2. Рассмотреть документооборот при реализации процесса закупки сырья и материалов;
3. Обосновать проектные решения на разработку информационной системы;
4. Описать этапы разработки информационной системы, автоматизирующей процесс закупки сырья и материалов.

Объектом курсовой работы является процесс закупки сырья и материалов на практики производственного предприятия.

Предметом курсовой работы является автоматизация процесса закупки сырья и материалов.

1. Характеристика объекта автоматизации

   1. Выбор комплекса задач автоматизации

В каком-либо производственном предприятии, задачи закупки сырья и материалов является основой определенного вида деятельности, так как без определенных расходных материалов или без определенного сырья рабочие не смогут произвести определенный продукт, который в последующем планируется реализовать [11, c. 304]. Для более четкого представления о месте процесса закупки сырья и материалов, в данной курсовой работе был спроектирован процесс изготовления и реализации продукции производственного предприятия, представленный на рисунке 1.

---

Рисунок 1 – Процесс изготовления и реализации продукции на производственном предприятии

По представленному рисунку видно, что весь процесс производства определенного продукта начинается именно с получения на склад необходимого сырья и материалов, из которых в последующем получается готовая продукция или полуфабрикат, что подтверждает важность данного процесса в общей деятельности предприятия.

Анализируемый процесс представляет собой целую систему документооборота, содержащую в себе входные и выходные информационные потоки. Для более четкого представления по данному вопросу, в рамках курсовой работы была спроектирована контекстная диаграмма, представленная на рисунке 2.

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма процесса закупки сырья и материалов

По представленной диаграмме видно, что входными информационными потоками являются:

• Потребность в сырье и материалах. Данный информационный поток является внутреннем, так как является результатам анализа остатков сырья и материалов;
• Сырье и материалы, полученные от поставщика;
• Сопровождающая документация поставки сырья и материалов от поставщика.

Выходящими информационными потоками являются:

• Информация о количестве принятого товара от поставщика. В процессе получения товара от поставщика могут отмечаться определенные обстоятельства, по результатам которых ответственный сотрудник предприятия может принять не все позиции товара. Поэтому, данный информационный поток имеет достаточно высокую значимость в процессе закупки сырья и материалов;
• После того как ответственным сотрудником была сформирована информация о количестве принятого товара, следующим информационным потоком является оформление данной информации на бумажном носителе, или оформление документации приема-передачи товара;
• Основной причиной закупки сырья и материалов является их выдача со склада или их списание;
• Отчет об остатках сырья и материала, на основании которого формируется заказ поставщику [17, c. 354].

  1. Документооборот при реализации закупки сырья и материалов

На примере практики российских предприятий можно отметить, что чем больше производственное предприятие, тем больше перечень документов в документообороте процесса закупки сырья и материалов. В рамках курсовой работы будет рассмотрен пример документооборота большого предприятия, имеющего товарооборот на сумму не менее 50 млн. руб. в месяц, соответственно имеющие в подчинении, не менее 1 000 сотрудников. В таблице 1 представлены трудозатраты на формирование информации в процессе закупки сырья и материалов аналогичного предприятия.

---

Таблица 1 – Трудозатраты на обработку информации о закупке сырья и материалов большого предприятия [1, c. 141]

Наименование	Периодичность	Количество в документе	Количество в год	Объем в год (строк)	Норма операций/час	Трудозатрат в год (час.)
Приходная	5 раз в день	1	1250	1250	4	312,5
Журнал поставок	5 раз в день	1	1250	1250	10	125
Журнал грузов	5 раз в день	1	1250	1250	25	50
Комплектация товара	10 раз в день	1	2500	2500	1	2500
Журнал учета заявок	10 раз в день	1	2500	2500	10	125
Накладная перемещение	10 раз в день	1	2500	2500	4	625
Карточка материалов	200 раз в день	1	5000	5000	20	250
Отчет об остатках	1 раз в неделю	1	52	52	0,25	208
Корректировка данных по инвентаризации	1-2 раза в месяц	10	24	240	1	240
Отчет по качеству	5 раз в день	1	1250	6250	5	250
ИТОГО						4685,5

В приложении 1 представлена схема документооборота в процессе реализации закупки сырья и материалов.

По результатам анализа документооборота и расчета трудозатрат участников на обработку данной информации без использования автоматизированной информационной системы, были выявлены следующие недостатки:

• Непроизвольное многократное дублирование неактуальной информации для каждого участника;
• Отсутствующий уровень автоматизации в процессе подбора отсутствующих материалов;
• Большое количество времени, уходящее на формирование отчетов;
• Отсутствие дополнительных технических средств, ускоряющих анализируемый процесс [5, c. 132].

Таким образом, с целью устранения выявленных недостатков, для совершенствования процесса закупки сырья и материалов необходима разработка информационной системы автоматизирующий документооборот, на платформе 1С: Предприятие [6, c. 155]. В таблице 2 представлены показатели эффективности внедрения данной информационной системы.

---

Таблица 2 – Показатели эффективности внедрения ИС

Наименование показателя	Единица измерения	Величина показателя	Методика расчета
Абсолютное снижение трудовых затрат	час	2342,75 часов/год	Т = Т0 - Т1
Абсолютное снижение стоимостных затрат	руб.	215533	C=Т*СМЧ
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат	%	200	КТ =Т/T0 * 100%
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат	%	50	КC=C/(Т0*СМЧ )*100%

В данной таблице:

Т0 - время выполнения типовых операции по вводу и поиску информации, касающейся сырья и материалов без использования ИС (4685,5 часов/год)

Т1 - время выполнения типовых операций по вводу и поиску информации о сырье и материалах с использованием ИС (2342,75 часов/год)

СМЧ - стоимость машинного часа (92 руб./час).

По результатам представленной таблице необходимо отметить достаточно высокие показатели сокращения трудовых и стоимостных затрат с условием использования ИС при выполнении задач процесса закупки сырья и оборудования.

• 1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

На основе вышеизложенного были составлены следующие требования:

• К составу, структуре и способам организации данных в системе;

Структура хранения данных в ИС должна состоять из следующих основных областей:

• Область временного хранения данных;
• Область постоянного хранения данных;
• Область витрин данных [14, c. 20].

Области постоянного хранения и витрин данных должны строиться на основе многомерной модели данных, подразумевающей выделение отдельных измерений и фактов с их анализом по выбранным измерениям. Многомерная модель данных физически должна быть реализована в реляционной СУБД по схеме «звезда» и/или «снежинка».

• К информационной совместимости со смежными системами (не предъявляются);
• К структуре процесса сбора, обработки, передачи данных в системе и представлению данных. Процесс сбора, обработки и передачи данных в системе определяется регламентом процессов сбора, преобразования и загрузки данных, разрабатываемом на этапе «Проектирование. Разработка эскизного проекта. Разработка технического проекта».
• К защите данных от разрушений при авариях и сбоях в электропитании системы;
• К контролю, хранению, обновлению и восстановлению данных. К контролю данных предъявляются следующие требования:
• Система должна протоколировать все события, связанные с изменением своего информационного наполнения, и иметь возможность в случае сбоя в работе восстанавливать свое состояние, используя ранее запротоколированные изменения данных [19, c. 360].

---

К хранению данных предъявляются следующие требования:

• хранение исторических данных в системе должно производиться не более чем за 5 (пять) предыдущих лет. По истечению данного срока данные должны переходить в архив;
• исторические данные, превышающие пятилетний порог, должны храниться на ленточном массиве с возможностью их восстановления. К обновлению и восстановлению данных предъявляются следующие требования:
• для сервера сбора, обработки и загрузки данных необходимо обеспечить резервное копирование его бинарных файлов (Home) раз в 2 недели и хранение копии на протяжении 2-х месяцев;
• для сервера базы данных необходимо обеспечить резервное копирование его бинарных файлов раз в 2 недели и хранение копии на протяжении 2-х месяцев;

Для данных хранилища данных необходимо обеспечить резервное копирование и архивацию на ленточный массив в следующие промежутки времени:

• холодная копия - ежеквартально;
• логическая копия - ежемесячно (конец месяца);
• инкрементальное резервное копирование - еженедельно (воскресение);
• архивирование - ежеквартально;
• К процедуре придания юридической силы документам, продуцируемым техническими средствами ИС не предъявляются.

В процессе выбора СУДБ для информационной системы были проанализированы функции и возможности нескольких программных продуктов [13, c. 480].

• СУБД MS SQL особенностью которой является:
  • Фирма 1С открыто позиционирует эту связку как основную рабочую модель, соответственно продукты 1С создаются в первую очередь для нее;
  • Наличие протокола прямого скоростного обмена информацией SharedMemory;
  • Есть официальная техническая поддержка и сервисные контракты;
  • Есть база знаний и тонны информации по инсталляции и тонкой настройке 1C+MS SQL [9, c. 195].
• СУБД PostgreSQL, особенностью которой является:
  • Система полностью бесплатна (кроме лицензии на сервер 1С: Предприятие);
  • Имеется возможность гибкой настройки множества параметров, улучшающих работоспособность СУБД;
  • Заявлена поддержка СУБД PostgreSQL продуктами 1С;
  • Есть возможность репликации баз [3, c. 462].
• Oracle особенностью которой является:
  • повышенная скорость обработки данных при синхронной работе двух и больше пользователей;
  • сохранение работоспособности СУБД (за счёт кластерного режима Active-Active) в случае выхода из строя или выключения сервера;
  • увеличение производительности системы управления базами данных за счёт интегрированного в систему инструментов мониторинга;
  • возможность без труда найти специалистов по 1C Oracle, т. к. этому способствует значительная распространённость продукта на рынке;
  • секционирование баз данных, т. е. разделение объектов на отдельные части с разными параметрами хранения;
  • установка под Linux, MS Windows и др.;
  • безопасность данных, т. к. создаются резервные копии, осуществляется сжатие таблиц и устаревших данных;
  • автоматическая диагностика БД и формирование рекомендаций по повышению производительности системы управления базами данных .
• IBM DB2 [7, c. 100].

---