Файл: Документирование и инвентаризация на предприятии ООО «Гермес Ритейл».pdf

Приказ с установлением комиссии составляется за несколько дней до проведения инвентаризации.

Проверка кассы предусматривает контроль следующих аспектов соблюдения кассовой дисциплины:

• Правильность бухгалтерского учета кассовых транзакций, корректность формирования корреспонденции счетов.
• Легальность совершаемых транзакций в рамках одной сделки.
• Хранится ли чековая книжка за пределами кассы.
• Присутствуют ли подписи главного бухгалтера и руководителя на чеках, которые пока еще не были заполнены.
• Своевременность и правильность оформления кассовых бумаг.
• Своевременность и полнота возврата (депонирования) остатка невыплаченной зарплаты на банковский счет.
• Обоснованность и документальное подтверждение произведенных кассовых записей.
• Соответствует ли дата совершения сделки по данным расходного ордера и кассы.
• Использовалась ли израсходованная наличность по целевому назначению.
• Соблюдение лимита по остатку наличных денежных средств.
• Прочие моменты, имеющие существенное значение.

Проверка кассовой наличности подразумевает определенную последовательность действий, предусмотренную общеобязательным порядком и логикой инвентаризации.

Так, к началу данной процедуры в распоряжение ревизионной комиссии предоставляется вся актуальная документация, удостоверяющая поступление/расходование наличности.

Кассиры предприятия, которые являются субъектами с материальной ответственностью, в письменной форме подтверждают, что все нужные бумаги переданы проверяющим, имеющиеся наличные денежные средства полностью приняты и оформлены, а израсходованные (выданные) средства надлежащим образом списаны и учтены.

Уполномоченная комиссия пересчитывает кассовую наличность.

Полученная сумма сопоставляется с документально подтвержденными сведениями кассового учета.

Кроме того, обязательной ревизии подлежит информация ККТ предприятия.

Инвентаризация наличных денег предприятия проводится уполномоченной комиссией в соответствии со следующими методическими правилами:

• Фактическое присутствие в составе комиссии всех её утвержденных участников. Это необходимое условие для признания итогов ревизии.
• Любые бумаги, составляемые в процессе и по окончании инвентаризации, заполняются минимум в двух экземплярах. Это касается всех описей, протоколов, актов.
• Кассиры – по сути, материально ответственные субъекты – обязательно участвуют в процедуре пересчета кассовой наличности.
• Инвентаризационная документация подписывается всеми участниками комиссии, а также ответственными кассирами. Ошибки и помарки не допускаются – их необходимо корректно исправлять (неверные записи перечеркиваются с последующим проставлением правильных формулировок над ними). Исправления заверяются всеми участниками комиссии^[60].

Инвентаризационный акт, составленный по результатам проведенной проверки, содержит сведения о реальном и учетном остатках кассовой наличности.

По итогам сопоставления этих данных делается вывод о полном их соответствии или о наличии расхождений – как в большую (излишек), так и в меньшую (недостача) сторону. В акте приводится список всех участников комиссии, имеются их подписи^[61].

Информация о проведенной ревизии направляется главному бухгалтеру, а также руководителю, который принимает нужные решения.

Соответствие реальных и учетных сведений, подтвержденное инвентаризацией, свидетельствует о качественной работе кассира и правильном ведении кассовых транзакций.

Обнаружение излишка/недостачи указывает на наличие проблем, требующих скорейшего устранения. Выявленные расхождения по кассовому остатку подлежат адекватному бухучету. Причины обнаруженных несоответствий выясняются и отражаются в акте проверки.

Отражение инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Обнаружены излишки денежных средств:

Дебет 50 «Касса» Кредит 91.1 «Прочие доходы»

2. Обнаруженные в результате инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров:

• Списание недостающих денег в кассе:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса»

• Предъявление иска кассиру:

Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

• Денежные средства удержаны из зарплаты работника

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Последняя ревизия кассы в ООО «Гермес Ритейл» была проведена 01.07.2019 года.

По состоянию на 01.07.2019 года в кассе было установлено и посчитано 12 050 рублей 00 копеек, что соответствует учетным данным.

Был составлен акт инвентаризации наличных денежных средств.

2.3 Документальное оформление инвентаризации

Проверка кассы ООО «Гермес Ритейл» сопровождается оформлением ряда обязательных документов.

Как документально оформить инвентаризацию, чтобы правильно ее провести:

• Приказ руководства о выполнении инвентаризации кассы и утверждении состава ревизионной комиссии.
• Опись денежных бумаг кассы и БСО.
• Опись кассовой наличности (помогает установить факт соответствия или расхождения между фактом и учетом).
• Ведомость, в которой фиксируются обнаруженные несоответствия между реальным кассовым остатком и данными учета наличности.
• Инвентаризационный акт, обобщающий итоги проведенной ревизии (стандарт ИНВ-15) (Приложение 1).

Но изначально в кассе должны правильно оформлять и вести документирование кассовых операций.

Учет наличных денежных средств и документов, подразумевает оформление определенных документов на каждую операцию. Применяются следующие формы документов:

1. Приходный кассовый ордер ПКО (ф. № КО-1)^[62].

В данном документе отражаются поступления денежных средств и документов в кассу предприятия. Такими операциями могут быть:

• поступление выручки за реализацию товаров, услуг;
• внесение остатков по выданным авансам;
• возмещение ущерба виновными лицами; и т.п.

В ПКО указываются:

• Наименование и код ОКПО самого предприятия;
• Дата и номер документа;
• ФИО физического лица или представителя организации, от которой поступают денежные средства;
• Корреспонденция счетов бухгалтерского учета, отражающая характер операции;
• Основание для принятия денежных средств и документов в кассу;
• Сумма принятых денежных средств в кассу предприятия^[63].

ПКО подписывают кассир и Главный бухгалтер предприятия. От него отделяется квитанция с продублированными данными из самого ПКО и передаются лицу, которое внесло денежные средства или документы в кассу предприятия.

ПКО оформляется на каждую операцию поступления денежных средств и документов отдельно.

1. Расходный кассовый ордер РКО (ф. KO-2)

В данном документе отражаются операции по выдаче денежных средств и документов из кассы предприятия, такими операциями могут быть:

• оплата поставщикам за приобретенные товары и услуги;
• выплата заработной платы;
• выдача денежных средств под отчет; и т.д.

В РКО указываются:

• Наименование и код ОКПО самого предприятия;
• Дата и номер документа;
• ФИО лица, которому выдаются денежные средства и документы;
• Корреспонденция счетов бухгалтерского учета, отражающая характер операции;
• Основание для выдачи денежных средств и документов из кассы;
• Сумма подлежащих выдаче денежных средств из кассы предприятия.
• Приложения (например, платежная ведомость на выплату заработной платы).

Кроме кассира и Главного бухгалтера, РКО подписывает получатель денежных средств и руководитель организации. Получатель денежных средств должен предъявить документ, удостоверяющий личность и данные такого документа также заносятся в РКО^[64].

РКО оформляется на каждую отдельную операцию по выдаче денежных средств из кассы предприятия.

1. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Ф- КО-3)

В данном документе отражаются все оформленные ПКО и РКО, с указанием номеров документов, даты составления.

1. Кассовая книга (ф. КО-4)

В кассовой книге отражаются все операции, которые отражены в ПКО и РКО. Кассовая книга ведется по каждому операционному дню работы. В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств в кассе на начало дня, все операции по приходу и расходу денежных средств и документов с корреспонденцией счетов и суммами. На конец рабочего дня в кассовой книге отражаются обороты и остаток денежных средств. Отдельно указывается сумма денежных средств на выплату заработной платы.

Листы кассовой книги нумеруются, а сама книга прошиваться и скрепляется печатью предприятия.

1. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5).

Эту книгу, как правило, ведут в организациях с большим количеством подразделений. Кассир главного отделения ведет учет принятых и выданных другим кассовым отделениям денежных средств^[65].

Вывод по главе. Основная цель ревизии кассы – контроль над соблюдением кассовой дисциплины ответственными сотрудниками предприятия.

Данная процедура подразумевает контроль правильности учета наличности и оформления документов, выявление возможных нарушений в сфере ведения кассовых транзакций, а также оценку качества работы кассиров, являющихся материально ответственными субъектами.

Показательным итогом такой инвентаризации считается подтверждение соответствия или выявление расхождений между реальным кассовым остатком и сведениями учета наличности.

Обнаружение излишков/недостач требует бухучета, документального оформления, а также принятия руководством надлежащих мер.

3. Проблемы и пути совершенствования инвентаризации в ООО «Гермес Ритейл»

3.1 Проблемы инвентаризации в организации

На современном этапе рыночные отношения в экономике России подталкивают экономические субъекты в совершенствовании как рациональных форм хозяйствования, которые должны быть садаптированы к условиям экономической среды, как на внешнем, так и на внутреннем уровне, а так же современных систем управления на всех уровнях хозяйствующего субъекта, в том числе, как в крупных, так и в средних предприятиях^[66].

При подходе формировании эффективной системы управления, как с позиции теории, так и с позиции практики выделяют ее подсистему – внутренний контроль, который позволяет отслеживать хозяйственные операции, документооборот, формирование бухгалтерской (финансовой) отчетности^[67].

На законодательном уровне контроль имущества организации осуществляется в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»^[68], активы и обязательства подлежат инвентаризации, при этом выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Таким образом, цель инвентаризации – выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

В условиях рынка торговые точки, в том числе магазины имеют постоянное движение – открытие, закрытие, расширение. Вследствие этого наблюдается движение, как ассортимента товара, так и оборудования торговых точек, в частности, основных средств. Возникает необходимость руководству торговой организации в своевременном и необходимом доступе к информации о наличии и движении товарных запасов, а так же оборудования^[69].

Как правило, крупное предприятие постоянно испытывает потребность в двух типах инвентаризации: инвентаризации основных средств и инвентаризации товарных запасов. Инвентаризация основных средств определяет количество, состав и состояние торгового оборудования (такого как кассовые аппараты, маркировочная техника, сканеры и др.), мебели и оргтехники (плазменные панели, вывески и указатели, станки и инструменты, погрузочно-разгрузочная техника и др.), автомобилей и другого имущества, с помощью которого функционирует магазин. Инвентаризация товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе торговой точки^[70].

В настоящее время используется технология, основанная на штриховом кодировании для решения проблем, связанных с учетом основных средств и товарных запасов. Носителем информации об учитываемом объекте является специальная этикетка со штриховым кодом. В настоящее время практически многие товары оснащены штрих-кодом. Современная инвентаризация использует эту особенность, базируя свои быстрые методы учёта на сканировании штрих-кодов. Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета используются терминалы сбора данных (ТСД) со встроенным сканером штрихового кода. Устройство, сочетающее в себе функцию сканера штрихового кода и функцию обработки данных, полученных в результате распознавания штрихового кода – это терминал сбора данных. Данное сочетание сбора данных и обработки информации работает абсолютно мобильно и автономно^[71].