Файл: Основные функции в системе менеджмента (Сущность и значение современного менеджмента).pdf

С помощью функции планирования во внушительной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. Поэтому стоит помнить, что неопределенность - это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.

2.2 Сущность и особенности функции организации

Организация – это функция управления, в рамках которой осуществляется распределение работ между отдельными работниками и их группами и согласование их деятельности [24, с.65]. Реализация функции организации осуществляется в процессе организационной деятельности.

Организационная деятельность – это процесс, посредством которого руководитель устраняет неопределенность, беспорядок, неразбериху и конфликты между людьми по поводу работы или полномочий и создает среду пригодную для их совместной деятельности.

Основными составляющими организационного процесса (организационной деятельности) является: [30, с.258]

а) разделение труда - распределение общей работы в организации на отдельные составные части, достаточные для выполнения отдельным рабочим в соответствии с его квалификации и способностей;

б) группировки работ и видов деятельности в определенные блоки (группы, отделы, сектора, цеха, производства и т. д. - департаментализация;

в) подчинение каждой такой группы руководителю, который получает необходимые полномочия (делегирование полномочий);

г) определение количества рабочих, непосредственно подчиненных данному менеджеру (установление диапазона контроля);

д) обеспечение вертикальной и горизонтальной координации работ и видов деятельности (создание механизмов координации).

Организационный процесс – это достаточно сложный вид деятельности. Его сложность заключается в необходимости выбора решения из множества возможных альтернатив, каждая из которых не уступает остальным с точки зрения рациональности принятия организационного решения.

По критерию времени в развитии теории организации выделяют: [23, с.126]

1) классическую (иерархическую) теорию организации;

2) неоклассическую (поведенческую) теорию организации;

3) современную (ситуационную) теорию организации.

Классическая теория организации сформировалась как общий теоретический подход к определению организационных параметров, который основывается на: [23, с.128].

- анатомии организации;

- ее формальной структуре;

- разделении труда и специализации;

- использовании иерархии в построении организации.

В центре внимания неоклассической (поведенческой) теории организаций находится человек в организации, более конкретно – социо-психологические отношения, индивидуальные и групповые взаимосвязи, децентрализация полномочий и тому подобное.

Современная теория рассматривает организацию как открытую систему, которая находится в постоянном взаимодействии со своей внешней средой, к которому она должна приспособиться. Современная теория организации направлена на изучение механизмов адаптации организации к своей среде.

В основу классической теории организации положены результаты исследований А.Файоля и М.Вебера. Они пытались выделить общие характеристики и закономерности управления любой организацией. Цель своих исследований они ставили выделение универсальных принципов управления, следуя которым можно обеспечить успех организации [11, с.359].

Другим известным теоретиком классической школы теории организаций был М.Вебер. Он в результате эмпирического анализа церковных, правительственных, военных и коммерческих организаций сформулировал концепцию идеальной бюрократии. Вебер рассматривал бюрократию как нормативную модель, как идеал, к достижению которого должны стремиться все организации.

По Веберу идеальная бюрократия имеет 5 следующих основных характеристик: [1, с.87]

1) высокая степень разделения труда - каждая операция должна выполняться специалистом;

2) четкая управленческая иерархия - каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

3) многочисленные правила, стандарты и показатели оценки работы - организация должна разработать и установить определенный набор правил и стандартов, чтобы гарантировать определенное единство выполнения работ;

4) дух формальной безличности - менеджеры должны управлять бизнесом при отсутствии симпатий и предпочтений в отношении отдельных работников;

5) подбор кадров в организации должно осуществляться исключительно по деловым и профессиональным качествам каждого сотрудника.

Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определение порядка и условии ее функционирования. Это - процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.

2.3 Сущность мотивации и ее роль в менеджменте

Наличие у работников надлежащей профессиональной подготовки, навыков, опыта не гарантирует высокой эффективности труда, а в конечном счете высокой эффективности деятельности организации. «Локомотивом» их активной трудовой деятельности современная психология управления определяет мотивацию. Известный американский специалист в области менеджмента Г. Дафт отмечает: «Мотивация работников влияет на их производительность, и часть работы менеджера как раз и заключается в том, чтобы направить мотивацию на достижение целей организации» [11, с.363].

Перед менеджерами стоит задача убедить других людей работать лучше, создать у людей внутренние побуждения к активной трудовой деятельности, поддерживать заинтересованность в труде, формировать потребность в активной деятельности, создавать ситуацию переживания удовлетворения от полученных результатов, убедить людей совершить необходимые усилия и взять на себя обязательства по участию в процессе труда – что является основой эффективной деятельности организации [65].

Определение мотивации как главной функции теории и практики менеджмента детерминировано возрастанием роли личности в системе деятельности организации, требованиями научно-технического прогресса, назревшей необходимости поиска соответствующих современному этапу развития бизнеса и менеджмента подходов к определению мотивации и разработки и внедрения практических моделей мотивации.

Для формирования положительного и активного отношения к труду необходимо создавать такие условия, чтобы работники воспринимали свой труд как осознанную деятельность, что является для них источником самосовершенствования, основой их профессионального и служебного роста.

Система мотивации должна развивать чувство принадлежности к организации.

Правильное отношение к труду и положительное поведение определяются системой ценностей работника, условиями труда и применяемыми стимулами.

Мотивация является основой поведения человека и усилий, направленных на повышение результативности деятельности.

Мотивация - это использование мотивов поведения человека в практике управления его деятельностью [19, с.400]. Речь идет о процессе, который происходит внутри человека, направляет его поведение и выбор, то есть заставляет его вести себя в какой-то конкретной ситуации определенным образом. Понимая процесс мотивации, мы можем значительно лучше понять как себя, так и поведение людей, с которыми общаемся, в разных ситуациях.

Эффективность хозяйственной (коммерческой) деятельности в конечном итоге определяется не только целями, правильно определенными плановыми ориентирами, качественно разработанными решениями и обоснованными действиями с их выполнением, но и зависит, прежде всего, от людей, которые воплощают в жизнь цели социально-экономической системы, реализуют планы и выполняют принятые решения.

Людей можно заставить выполнять то или иное решение, ту или другую работу. Однако принудительное исполнение их имеет определенные границы, как правило, определенные системой организации совместной работы и контроля за ее осуществлением.

Современная философия менеджмента в основе влияния на людей возлагает не принуждение, а мотивационные результаты, построенные на учете психологических особенностей людей.

Последователи Тейлора считали, что феномен мотивации нужно понимать механически: денежная единица (дополнительная оплата) приносит единицу дополнительной работы. И хотя это давно уже отошло в прошлое, однако как в науке, так и на практике до сих пор встречаем последствия таких взглядов. Примером может быть аккордная система оплаты труда, довольно широко применяемая на практике [29, с.122].

Мотивация нужна для эффективного выполнения работ и реализации управленческих решений. Вне мотивации никакая целенаправленная деятельность невозможна. Мотивы проявляются в виде реакции человека на факторы его внутреннего состояния или воздействия окружающей среды, внутренних обстоятельств, ситуаций, условий. Каждый человек имеет собственную структуру мотивов, которая формируется в процессе ее развития, реализации и самооценки своих способностей, достижения определенных результатов.

Мотивы определяются потребностями человека, осознанием степени и возможностей их удовлетворения. Но человеку присущи и интересы, которые отражают его стремление к изменению структуры своих потребностей в эталон идеального представления о возможном способе жизни в современных условиях. Интересы порождают в поведении человека стимулы, то есть мотивы особого вида - заинтересованность. Реализация интересов сопровождает любая деятельность человека. На этом строится стимулирование.

Мотивация - это не только использование в управлении мотивов, которые побуждают человека к активности и повышению производительности труда. Мотивация включает и формирование мотивов в процессе деятельности человека, и закрепление их в качестве постоянно действующей доминанты [21, с.87].

В процессе мотивации состав потребностей человека не меняется, но их структура и взаимодействие зависят от управления и влияют на его эффективность. Поэтому в своей деятельности менеджер должен думать не только о том, на какие мотивы опираться, а какие мотивы развивать, учитывая конкретные обстоятельства и условия развития, учитывая цели управление и оценивая последствия различных вариантов мотивации. В этом отношении для менеджера главными проблемами являются следующие:

– Какие мотивы являются основными в деятельности человека?

– Как они влияют на результат его деятельности?

– Какие возможности изменить их структуру и соотношение?

– Как соотносятся внешние и внутренние мотивы деятельности человека?

Существуют различные теории мотивации, в основе которых лежит анализ факторов, определяющих действия и возможности использования в управлении тех или иных мотивов. Эти теории имеют разные названия и чаще всего связаны с именами их разработчиков.

Первые научные теории мотивации были сформулированы в зарубежной научной литературе в 40-х годах ХХ века. Исследования в этой области продолжаются до сих пор. Современные теории мотивации в менеджменте подразделяются на две группы: содержательные и процессуальные. Содержательные теории мотивации основываются на исследовании внутренних побуждений или потребностей, которые заставляют людей действовать определенным образом. В отличие от содержательных, процессуальные теории направлены на исследование поведения людей. Эти теории не исключают, а дополняют друг друга и широко используются в практике управления [8, с.277].

Мотивация – совокупность причин психологического характера (система мотивов), которые предопределяют поведение и поступки человека, его начало, направленность и активность; процесс побуждения себя и других к определенной деятельности, направленной на достижение личных целей или целей организации.

Эффективная реализация функции мотивации требует: [10, с.104]

- осознание того, что побуждает работника к труду;

- понимание того, как направить эти побуждения в русло достижения целей организации.

Мотивация – это важнейший фактор повышения эффективности деятельности всей организации, ведь процесс деятельности организации можно хорошо спланировать и организовать, но если работники этой организации не ответственно относятся к своим обязанностям и не заинтересованы лично в решении проблем и задач, стоящих перед организацией, то результаты контроля и подведения итогов не будут утешительными. Понимание содержания мотивации – главный показатель профессионального мастерства хорошего руководителя организации.