Файл: Анализ внешней и внутренней среды организации (Организация и ее внутренняя и внешняя среда).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Одним из важнейших понятий в менеджменте является организация. Организация – это группа людей, деятельность которых координируется для достижения поставленных общих целей. Любая организация находится и функционирует в рамках внешней и внутренней сред. В современных рыночных условиях организациям необходимо уделять внимание вопросу разработки стратегического плана развития. Это позволяет им оставаться конкурентоспособными по сравнению с другими организациями. С этой целью менеджеры проводят анализ внутренней и внешней среды организации.

Внешняя среда является источником, который снабжает организацию поставщиками, запасами, работниками, потребителями и т.д. необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Ресурсы внешней среды не безграничны, на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным последствиям. Задача менеджера состоит в обеспечении взаимодействия организации с внешней средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. Для того чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, менеджер должно иметь представление как о внутренней среде организации, ее потенциале, так и о внешней среде, тенденциях развития организации, ее конкурентах, а так же экономической обстановке в регионе, в стране и в целом и мире. Внутренняя среда изучается для того, чтобы вскрыть сильные и слабые стороны организации, а внешнее окружение изучается стратегическим управлением, в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Актуальность темы обусловлена тем, что современная внешняя среда организации характеризуется высокой степенью конкурентоспособности других организаций, динамикой развития той или иной отрасли, а так же экономической обстановкой в которой существует данная организация. - Способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде – основное условие в бизнесе и других сферах жизнедеятельности. Организации должны, с одной стороны, постоянно осознавать новый характер изменений в окружающей среде и эффективно на них реагировать. С другой стороны, необходимо иметь в виду, что сами организации генерируют изменения во внешней среде, выпуская новые, например, виды товаров и услуг, используя новые виды сырья, материалов, энергии, оборудования, технологий.

Целью данной работы является изучение теоретической базы для проведения практического изучения внешней и внутренней среды организации, на примере ресторана «Надежденский».

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- анализ внешней среды организации;

- анализ внутренней среды организации;

- SWOT – анализ;

- анализ внешней и внутренней среды организации на примере ресторана «Надежденский» в городе Серове.

1. Организация и ее внутренняя и внешняя среда

1.1 Организация как экономическая среда

Под экономической системой принято понимать множество межличностных и межгрупповых отношений, обусловленных процессами производства, распределения и обмена благ и ресурсами.

Экономические системы могут быть двух видов: рынки и организации.

Рынок - это система добровольного объема благ, ресурсов и прав пользования ими при отсутствии отношений иерархии или иных отношений административной координации.

Организация - это система двух или более человек, деятельность которых координируется в соответствии с целями данной системы или системы, частью которой является данная система.

По формам собственности организации подразделяют на: частные,  государственные (муниципальные и федеральные) и другие организации.

В зависимости от организационно-правовой формы организации могут создаваться в форме: хозяйственных обществ или товариществ;  потребительских или производственных кооперативов; государственных унитарных предприятий;  объединений (союзов, ассоциаций);  и иных форм, которые предусмотрены законодательством.

По отношению к прибыли компании подразделяются на коммерческие и некоммерческие организации. Первые в качестве основной цели своей деятельности ставят извлечение прибыли, вторые не стремятся распределять или извлекать полученную прибыль между участниками.

Обычно выделяют три вида организаций: государство, предприятие (фирма) и домашнее хозяйство. Для организации типичны отношения иерархии, хотя иногда эти отношения не играют заметной роли.

Ресурсы организации. К ним относятся: кадры организации, капитал, материалы, технология, информация, которые составляют внутреннюю среду организации. Цель каждой организации предполагает преобразование различных ресурсов для достижения установленной цели.

Зависимость организации от внешней среды. Организация полностью зависит от окружающего мира, то есть внешней среды как в отношении ресурсов, так и в отношении своих клиентов или потребителей. Внешняя среда включает экономические условия в данной стране, правительственные акты, профсоюзы, конкурирующие организации, потребителей, а также общественные взгляды, технику и технологию в целом.

Разделение труда в организации. Различают горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда - это разделение на параллельно функционирующие подразделения внутри организации. Сложные большие организации осуществляют горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами. Вертикальное разделение труда - это координация работы составных частей организации: отделов, служб, различных подразделений. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

Необходимость управления в организации. Чтобы организация могла добиться своих целей, задачи ее подразделений должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда, поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. В связи с этим организация должна назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.

В теории менеджмента существует такое понятие, как «предпринимательская среда». В менеджменте под предпринимательской средой понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование фирмы и требуют принятия управленческих решений, направленных на их устранение, либо на приспособление к ним. Среду любой организации принято рассматривать, как состоящую из двух сфер: внутреннюю и внешнюю. Внешняя среда, в свою очередь, подразделяется на микросреду (или рабочую, или непосредственное окружение, или среду косвенного воздействия) и макросреду (или общую, или непосредственное деловое окружение, или среду прямого воздействия).

Далее будем рассматривать один из видов организации это предприятие. Предприятие (business) как широкое понятие, включающее всякое обеспечение потребностей других, которое осуществляется в расчете на непосредственную или косвенную оплату его теми, кому предстоит извлечь из этого пользу. Оно, следовательно, противопоставляется обеспечению потребностей, которое каждый осуществляет лично для себя, и тем добрым услугам, которые продиктованы чувствами дружбы и семейных привязанностей^[1].

1.2 Понятие внутренняя среда организации, ее характеристики

Внутренняя среда организации – та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конку­рентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны — это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них. Возникновение слабых сторон в деятельности организации, прежде всего, возникает при постоянном наличии внутренних переменных.

Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.
           Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.

К основным переменным в самой организации, которые требуют внимания руководства, относятся:

• цели;
• задачи;
• структура;
• технология;
• люди.

Цели организация, по определению, это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

Цель - есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и произ­водительность. Прибыль это ключевой показатель организации. Цели разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые в свою очередь с помощью разнообразных средства и методов делают все возможное для того, что бы достигнуть их.

 Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач.

Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Структура. Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, является специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущность, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях.

Технология. Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию.

То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям.