Файл: Организация закупочной работы коммерческой организации.pdf

В случае неисполнения обязательств по договору, фирма может понести значительные убытки вследствие недополученные денежных средств за товар, выплаты штрафов, пени, потери деловой репутации и т.д. Оперативный контроль исполнения договоров поможет избежать данных последствий. Степень контроля исполнения своих договорных обязательств можно оценить, отследив количество и характер неисполненных организацией обязательств; затраты, понесенные в связи с нарушением условий договора – уплаченные штрафы, пени, неустойки.

Основным показателем при анализе закупочной деятельности является объем закупок. Поэтому для оценки эффективности деятельности оптовой торговой организации в данном направлении, в первую очередь, необходимо проанализировать динамику общего объема закупок и его структуры. Структура объема закупок должна быть представлена как в разрезе товарного ассортимента, так и по каждому из поставщиков.

Во многом эффективность закупочной деятельности зависит от выбора поставщиков.

Оценить, насколько этот выбор правильный, можно с помощью следующих показателей:

а) частота и характер неисполнения (ненадлежащего исполнения) поставщиком договорных обязательств;

б) количество и удельный вес поставок некачественного товара;

в) нарушение установленных сроков поставок по вине поставщика;

г) количество и удельный вес поставок товаров в ненадлежащем количестве и ассортименте;

д) устойчивость условий договора – наличие внесения изменений в договор по наиболее значимым пунктам (цена, ассортимент, сроки и количество);

е) доходность сделки с данным поставщиком (определить сумму валового дохода от продажи товаров данного поставщика, удельный вес в общей сумме валового дохода, долю затрат на совершение сделки в сумме валового дохода от сделки).

Расчет данных показателей необходимо проводить по каждому поставщику отдельно, что позволит при сравнении результатов выявить наиболее надежных и выгодных партнеров.

Одним из основных направлений закупочной деятельности является формирование ассортимента. Эффективность данной работы определяется в первую очередь таким показателем, как рентабельность ассортимента. Под рентабельным ассортиментом понимают такой ассортиментный набор, который в своей совокупности обеспечивает получение хозяйствующим субъектом запланированного размера прибыли.

Состояние товарного ассортимента торговой организации характеризуют следующие показатели:

Широта ассортимента – количество групп и подгрупп товаров, включенных в торговый ассортимент.

Глубина ассортимента – количество видов и разновидностей (наименований) товаров внутри групп и подгрупп в ассортименте предприятия.

Структура ассортимента – это соотношение групп, подгрупп, видов и разновидностей товаров в ассортименте.

Полнота ассортимента – это соответствие фактического наличия товаров установленному ассортиментному перечню.

Устойчивость (стабильность) ассортимента – это бесперебойное наличие товаров по их видам и разновидностям, заявленным в ассортиментном перечне.

Обновляемость ассортимента – пополнение ассортимента новыми разновидностями товаров в соответствии с ассортиментной политикой предприятия.

Важнейшей составляющей коммерческой деятельности торговой организации по закупкам товаров является управление товарными запасами. От того, насколько грамотно и рационально осуществляется управление товарными запасами, зависит эффективность всей деятельности фирмы.

Главным критерием оценки эффективности управления товарными запасами является оборачиваемость товарных запасов.

Данный коэффициент отражает скорость реализации запасов. Чем он ниже – тем меньше средств вложено в наименее ликвидную часть текущих активов.

Основными составляющими деятельности по управлению запасами являются: определение оптимального размера товарных запасов и заказываемой партии товаров, а также частоты завоза товаров, которые зависят, в первую очередь, от объема спроса (оборота).

В оптовой торговле при расчете оптимального размера товарных запасов и заказываемой партии целесообразно исходить из объема реализации за определенный период, например, за месяц. Необходимо также учитывать предполагаемый объем заказов от покупателей, площадь склада, расходы на транспортировку и хранение.

В качестве критерия оптимальности выбирают минимум суммы транспортно-заготовительных расходов и расходов на хранение. И те, и другие зависят от размера заказа, однако характер зависимости каждой из этих статей расходов от объема заказа разный: транспортно-заготовительные расходы при увеличении размера заказа, очевидно, уменьшаются, так как закупки и перевозки осуществляются более крупными партиями и, следовательно, реже; расходы по хранению растут прямо пропорционально размеру заказа.

Для оценки эффективности коммерческой работы в данном направлении нужно определить, насколько затраты при осуществлении закупок обоснованы. Для этого необходимо соотнести прибыль, полученную в результате реализации закупленных товаров, с затратами, т.е. определить рентабельность затрат.

Таким образом, эффективность коммерческой деятельности по управлению товарными запасами зависит не только от скорости оборачиваемости товарных запасов, но и от рентабельности затрат, связанных с осуществлением закупок.

Глава 2. Исследование закупочной деятельности на на ОАО «ЗМЗ»

2.1. Характеристика системы закупок на ОАО «ЗМЗ»

ОАО «ЗМЗ» производит двигатели внутреннего сгорания, различные
комплектующие (вкладыши, форсунки и пр.), активно сотрудничает с
иностранными фирмами, которые в основном являются поставщиками
комплектующих изделий для производства двигателей. Потребителями в
основном являются отечественные автомобильные компании, но в настоящие время заключаются договора на покупку продукции ОАО «ЗМЗ» иностранными компаниями. В цепочке продвижения продукта на рынок «Заволжский моторный завод» выступает одновременно в двух ролях – потребителя и поставщика.

Ключевой бизнес «ЗМЗ» - производство двигателей внутреннего сгорания для автомобилей и автобусов Горьковского, Ульяновского и Павловского автозаводов и запасных частей к ним для вторичного рынка. Поэтому основные разработки предприятия ориентированы в первую очередь на удовлетворение запросов основных бизнес-партнеров и на формирование спроса потенциальных потребителей, в том числе зарубежных.

Материалы, заготовки, детали и комплектующие изделия становятся частью выпускаемых двигателей, за качество которых перед потребителем несет ответственность ОАО «ЗМЗ». Для технической поддержки процесса производства двигателей осуществляются закупки инженерного оборудования и запасных частей оборудования.

Структура поставщиков определена номенклатурой: алюминий и алюминиевые сплавы поставляет СУАЛ-холдинг, черные металлы – ММК, Северсталь, Ижсталь, Златоустовский и Омутнинский заводы, а также
производители комплектующих изделий и литых заготовок из чугуна.
ОАО «ЗМЗ» работает напрямую с производителями. Там, где небольшие объемы (для ремонтных нужд) сотрудничают с дилерами компаний-поставщиков.

Для обеспечения производства материалами, заготовками, деталями и
комплектующими изделиями в ОАО «ЗМЗ» используется система закупок,
базирующихся на следующих принципах:
− закупка продукции требуемого количества, нужного качества, точно в срок;
− закупка продукции с минимальной общей стоимостью затрат;
− предсказуемость и долгосрочность поставок;
− постоянное улучшение качества закупок, с целью постоянного удовлетворения изменяющихся требований потребителей продукции ОАО «ЗМЗ».

Закупку продукции в промышленных объемах осуществляют только на
основании договора поставки, содержащего следующие разделы:
Предмет договора; Цена договора; Сроки и условия поставки продукции; Условия оплаты; Качество продукции; Приемка продукции; Тара, упаковка и маркировка; Ответственность сторон; Конфиденциальность; Форс-мажор; Срок действия и условия расторжения договора; Порядок урегулирования споров; Юридические адреса и реквизиты сторон.

Договор на поставку продукции заключает специалист, назначенный
ответственным по подразделению за закупку данного вида ресурсов.

Договор на поставку продукции на следующий период заключают на
основании распоряжения коммерческого директора. Распоряжение выпускается за 6 месяцев, предшествующих периоду поставки.

Объем закупок рассчитывают исходя из производственной программы
ОАО «ЗМЗ», которую формирует дирекция по продажам до 1 сентября предшествующего года. В соответствии с СТП 37.304.687 производственная программа на год корректируется ежемесячной производственной программой, которая выдается за 4 дня до начала планируемого периода.

При наличии альтернативных поставщиков коммерческий директор несет ответственность за организацию и проведение комиссии по закупкам для распределения объемов поставки и за организацию закупок данного вида
продукции в соответствии с положением «О комиссии по закупкам материальных ценностей». Комиссия по закупкам осуществляет распределение объемов закупок на основании оценки поставщиков, текущих данных о качестве поставляемой продукции и ценовой политики поставщика.

Порядок оформления договоров на поставку материалов и комплектующих изделий с поставщиками определен в действующих приказах и распоряжениях по ОАО «ЗМЗ». Выполнение требований этих документов обеспечивает защиту интересов ОАО «ЗМЗ» в части выполнения поставщиками требований договоров, согласованности деятельности управления коммерческой дирекции и обеспеченности поставок ресурсами.

Начальники УМС, УМТС, УВК, УСП организуют заключение договоров на поставку продукции до 31 декабря года, предшествующего периоду поставки.

Формирование бюджета закупок.

Для формирования бюджета закупок продукции на планируемый месяц до 20 числа предшествующего месяца начальники отделов направляют специалистам финансово-бюджетного управления следующие данные:
- ожидаемые остатки продукции на начало планируемого месяца;
- ожидаемые кредиторские и дебиторские задолженности поставщиков;
- о закупках на планируемый месяц.

Порядок формирования бюджета закупок определен в действующих приказах и распоряжениях. Ответственными за формирование бюджета закупок являются начальники УСП, УМС, УВК, УМТС, УИЗ.

С целью оптимизации закупок комплектующих изделий, материалов,
оборудования и услуг высокого качества, контроля ценовой политики, снижения затрат в области закупок, уменьшения рекламаций от внешних потребителей, а также мотивации поставщиков к повышению качества продукции и совершенствованию систем качества на ОАО «ЗМЗ» создается комиссия по закупкам материальных ценностей, деятельность которой осуществляется на основе положения о комиссии по закупкам материальных ценностей.

Комиссия по закупкам проводится в следующих случаях:
А) При решении вопроса о размещении производства новых комплектующих
изделий у поставщика или при решении вопроса о размещении объемов поставки действующих комплектующих изделий у новых альтернативных поставщиков, требующих проведения испытаний и подготовки производства у поставщика и на ОАО «ЗМЗ».

 Б) При решении вопроса о размещении объемов поставки стандартизованных материальных ценностей у новых альтернативных поставщиков, не требующих проведения подготовки производства у поставщика или на ОАО «ЗМЗ».
В) При решении вопроса об изменении существенных условий договора (контракта) на поставку материальных ценностей с действующими поставщиками, таких как: объемов поставки, закупочной цены, условий поставки, условий оплаты.

В своей деятельности комиссия по закупкам руководствуется действующим законодательством РФ, приказами, распоряжениями, протоколами совещаний генерального директора, нормативной документацией предприятия. Комиссия по закупкам не является постоянным структурным подразделением и формируется для решения вышеизложенных вопросов.

2.2. Выбор и оценка поставщика на ОАО «ЗМЗ» при осуществлении процесса закупок.

Требования к поставщику.
1. Квалификация поставщика.
Требование к Системе менеджмента качества (СМК) ОАО «ЗМЗ» ожидает, что его поставщики ввели в действие систему обеспечения качества в соответствии с международными стандартами и дополнительными стандартами автомобильной промышленности (ISO, ISO/TS, QS 9000) и что эта Система Менеджмента Качества применена практически.