Файл: Организация закупочной работы коммерческой организации.pdf

К предварительным операциям по закупке относятся:

- изучение и прогнозирование покупательского спроса;

- определение потребности в товарах;

- выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков;

- составление заявок и заказов на поставку товаров;

- разработка требований к поставщикам и условиям поставки.

Собственно, закупочные операции включают:

- заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров;

- уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров;

- приемку товаров и их оплату поставщикам.

Заключительные операции по закупкам включают:

- оперативный учет выполнения договоров поставки;

- предъявление штрафных санкций за нарушение договоров поставки;

- контроль над ходом выполнения оптовых закупок.

Осуществление закупок товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса. Собранная информация о спросе позволяет обосновывать коммерческие решения по оптовым закупкам товаров. Существуют следующие принципы закупки товаров:

1) Закупка товара одной партией.

Под таким методом обычно подразумевают поставку продукции за один раз одной большой партией. Обычно этим способом пользуются в случае оптовых закупок. К преимуществам данного метода относят легкость в оформлении документов, гарантия поставки партии целиком, а также возможные повышенные скидки. Из недостатков можно выделить большую зависимость от наличия свободного места на складе, а также замедление оборачиваемости капитала.

2) Регулярные закупки мелкими партиями.

При данном способе закупок покупатель совершает заказ на определенное количество товаров, которое доставляется ему небольшими партиями в течении некоторого периода времени. Этот способ также имеет свои преимущества и недостатки. Из преимуществ можно выделить ускорение оборачиваемости капитала (в отличие от предыдущего метода), также определенная экономия места на складе и сокращение затрат на документирование поставки. К недостаткам относят возможность избыточного количества заказа, а также необходимость оплаты всей партии товаров, которая определена в заказе.

3) Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям.

Этот метод как правило используют при закупке недорогостоящих, и быстро потребляемых товаров. Котировочные ведомости составляются каждый день, либо каждый месяц и включают такие сведения, как:

· полный перечень товаров;

· количество товаров, которые есть в наличии;

· требуемое количество товаров.

Из преимуществ можно выделить маленькие затраты на содержание товара и его складирование, а также обеспечение своевременных поставок.

4) Получение товара по мере необходимости.

Этот метод похож на регулярную поставку товаров, однако имеет некоторые отличия и особенности:

· количество поставляемой продукции не устанавливается, a определяется приблизительно;

· поставщики перед выполнением каждого заказа связываются c покупателем;

· оплате подлежит только тот товар, который был поставлен;

· по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые ещё только должны быть поставлены.

5) Закупка товара с немедленной сдачей.

Данный метод применяется в основном для редко использующихся товаров, и для тех, которые требуются непосредственно в производстве. Получение заказа происходит сразу и товар вывозится со склада поставщика на склад заказчика. К недостаткам относятся существенное увеличение издержек, связанных с документами на товар, измельчение заказа, а также необходимость налаживания контактов с большим количеством поставщиков.

Предприятия могут осуществлять закупки товаров различными способами.

Закупка товара одной партией предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Этот способ характеризуется простотой оформления документов, гарантией поставки всей партии, повышенными торговыми скидками. Недостатками данного способа являются большая потребность в складских помещениях и замедление оборачиваемости капитала.

Следующий способ закупки товаров - регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества данного способа таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки заключаются в вероятности заказа избыточного количества товаров и необходимости оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям широко используются там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода - это ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок. Получение товара по мере необходимости. Этот способ похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

- количество поставляемых товаров определяется приблизительно;

- поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

- оплачивается только поставленное количество товара;

- по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества данного способа закупки - это отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода - покупка нечасто используемых, товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется и вывозится со складов поставщиков. Недостаток данного метода заключается в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкими размерами заказов и множеством поставщиков. Закупки товаров могут производиться различными методами и способами, которые наиболее подходят оптовому покупателю, зависят от специфики его деятельности, размеров и других факторов.

Выбор поставщика является одной из наиболее важных задач закупочной деятельности. Возможны два направления выбора поставщика:

- выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок фирмы располагает точными данными о деятельности этих компаний (хотя так бывает не всегда);

- выбор нового поставщика в результате поиска и анализа интересующего рынка: рынка, с которым фирма уже работает, или совершенно нового рынка (например, если принято решение диверсифицировать деятельность).

Существует четыре основных этапа поиска поставщиков. На рисунке 1 приведена стандартная схема.

Рисунок 1. Этапы поиска поставщиков

1. Поиск потенциальных поставщиков - проведение торгов-конкурсов, аукционов; изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации, сайтов в Интернете и так далее); посещение ярмарок, выставок; личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные беседы, деловые встречи).

2. Проверка поставщика. Условием долгосрочной работы с новым поставщиком служат надежность, финансовая ликвидность организации. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников: личной встречи с руководством организации; финансовой отчетности поставщика; местных источников (действующие на данной территории юридические лица); банков и финансовых институтов; конкурентов потенциального поставщика; торговых ассоциаций; информационных агентств; государственных источников (регистрационных палат, налоговой и другой, обладающих открытой для ознакомления информацией). Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.

3. Анализ выявленных поставщиков. В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров. Критериями, на базе которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков, служат цена и качество продукции, а также надежность поставок.

4. Оценка надежности поставщика. Оценка результатов работы проводится по уже заключенным договорам.

К критериям выбора поставщика относятся:

- информация о положении фирмы на существующем рынке;

- сложившиеся связи с поставщиком;

- поставляемая продукция - известность, широта ассортимента, качество и внешний вид товаров, соответствие установленным санитарным и техническим нормам, наличие сертификатов;

- ценовая политика - цены на поставляемую продукцию, их отличие от среднерыночных, возможность предоставления скидок;

- надежность поставок - соблюдение графика поставок и экстренных заказов, соответствие заявкам по объему и структуре товаров, осуществление поставщиком транспортных услуг;

- наличие резервных мощностей;

- повышение качества выпускаемой продукции, сопутствующие услуги в виде организации, возможность возврата бракованной продукции, способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого товара, а также произвести ремонт;

- географическое расположение поставщика;

- отсутствие негативных сообщений о ней от партнеров по бизнесу или средствах массовой информации;

- профессиональный уровень персонала, текучесть кадров и так далее.

Для организации бесперебойной работы желательно иметь большое число поставщиков, так как это дает следующие преимущества:

- возможность для успешного проведения переговоров относительно цен, условий поставки или других обязательств;

- возможность выбора в случае, если один из поставщиков испытывает трудности (трудности могут быть связаны с условиями поставки, качеством продукции и обслуживания);

- возможность решения проблем, возникающих при увеличении объемов производства или продаж, не предусмотренном текущим планом производства (продаж).

Наиболее распространенным методом выбора поставщика можно считать метод рейтинговых оценок. Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее устанавливается их значимость экспертным путем. Например, допустим, что предприятию необходимо закупить товар, причем его дефицит недопустим. Соответственно, на первое место при выборе поставщика будет поставлен критерий надежности поставки. Удельный вес этого критерия будет самым большим.

Все эти элементы затрат необходимо учитывать, оценивать и контролировать.

Метод доминирующих характеристик. Метод состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре (критерии). Этот параметр может быть: наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и другие. Преимущество этого метода - в простоте, а недостаток - в игнорировании остальных факторов - критериев отбора. Сегодня в небольших компаниях почти вся оценка имеющихся источников снабжения осуществляется неформальным образом. Когда потребители и отдел закупок ежедневно находятся в личном контакте, и существует быстрая обратная связь с оценкой деятельности поставщика, такой «неформальный» подход вполне обоснован и целесообразен.

1.3 Методы оценки эффективности закупочной деятельности.

Чтобы оценить эффективность коммерческой деятельности торговой организации, необходимо произвести оценку эффективности каждого направления коммерческой работы. В настоящее время не существует единой системы показателей, по которым можно наиболее полно провести оценку эффективности коммерческой деятельности торговой организации. Исходя из сущности и содержания коммерческой деятельности, целесообразно проводить оценку ее эффективности, основываясь на оценке эффективности каждого из ее элементов. Оценив эффективность коммерческой деятельности по каждому из направлений, можно сделать вывод о том, насколько эффективна коммерческая деятельность торгового предприятия в целом .

При оценке эффективности договорной работы оптовой торговой организации принимается во внимание не только количество заключенных договоров с поставщиками и покупателями, но и их качество, т.е. оценивается, насколько выгодны для организации условия договора, изучается степень и методы контроля исполнения договорных обязательств, как партнерами, так и самой организацией.

Выгодными условиями считаются те, которые способны сократить затраты фирмы по совершению сделки, выиграть время в случае финансовых затруднений, снизить риск, связанный с неоплатой товара и т.д. Поэтому специалист по коммерческой деятельности должен стремиться заключить договор на максимально выгодных условиях, что позволит достичь более высоких результатов.