Файл: Информационная технология – совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных.pdf

Объекты не готовые к эксплуатации представляют собой вложения в незавершенное строительство и незаконченные операции по приобретению, модернизации машин и оборудования. Сумма этих вложений в 2016 г. увеличилась почти на 50%, что вызвано увеличение вложений в транспортные средства и оборудование.

Финансовые вложения, представленные в первом разделе баланса - это долгосрочные финансовые вложения. У компании долгосрочные финансовые вложения представлены займами и вложениями в дочерние и зависимые общества. В 2016 г. почти ¾ приходится на вложения в дочерние компании, около ¼ - вложения в зависимые общества, на займы и прочие долгосрочные финансовые вложения приходится менее 1%. Сокращение величины финансовых вложений в 2016 г. объясняется сокращением вложений в дочерние общества.

Таким образом, совокупная величина внеоборотных активов в 2014 г. составила 2,8 млрд. руб., а в 2016 г. уже 3,5 млрд. руб., т.е. совокупный прирост составил около 25%. Анализ динамики оборотных активов представлен в таблице 2.

Таблица 2 – Анализ динамики оборотных активов, тыс. руб.

Источник: разработано автором.

Данные таблицы показывают, что сумма запасов и НДС по приобретенным ценностям имеют незначительную величину, что определяется спецификой деятельности компании.

В структуре дебиторской задолженности основную долю занимают долги покупателей и заказчиков и прочая дебиторская задолженность. Наиболее успешным, с точки зрения уровня дебиторской задолженности, является 2015 г., так как в этом периоде произошло сокращения задолженности покупателей на 7% и прочей задолженности на 78%, что и обеспечило сокращение общей величины задолженности на 17%. В 2016 г. наблюдается увеличение исследуемых показателей на 33% и в 2,3 раза соответственно, но сокращение остальных составляющих дебиторской задолженности компенсировало этот рост, что привело к уменьшению общей величины дебиторской задолженности на 3,5%.

Анализ структуры активов представлен на рис. 1. Он показывает, что основной удельный вес у анализируемой компании приходится на основные средства, что позволяет отнести портовый бизнес к фондоемким.

Рис. 1– Структура активов

В 2015 г. доля оборотных активов сокращается, что определяется одновременным увеличением внеоборотных активов на 10% и сокращением оборотных активов на 40%.

В 2016 г. доля оборотных активов вновь увеличивается, причина которого существенно более высокие темпы роста оборотных активов по сравнению с внеоборотными.

Таким образом, анализ, проведенный в этой главе, позволяет сделать вывод о сбалансированности политики в области управления кредиторской и дебиторской задолженностью в 2016 г.

В 2014 и 2015 годах эффективность управления дебиторской и кредиторской задолженностями была существенно ниже, в связи с этим, необходим комплекс предложений и методический подход к управлению дебиторской задолженностью, которые бы позволили удерживать имеющиеся позиции.

2.2 Исследование внешней и внутренней среды (SWOT - анализ,PEST - анализ)

Представим основные факторы макроокружения предприятия ООО «Алекс» в таблице 5.

Таблица 5

Макроокружение предприятия ООО «Алекс»

Источник: разработано автором.

Таблица 6

Анализ угроз и возможностей внешней среды

Источник: разработано автором.

Рассмотрим сильные и слабые стороны предприятия (внутренняя среда), а также возможности и угрозы для предприятия, которые могут возникнуть на рынке (внешняя среда)

Таблица 7

SWOT - анализ

Источник: разработано автором.

2.3 Анализ информационной поддержки и информационного обеспечения деятельности предприятия

В условиях современного бизнеса роль эффективного управления на основе достоверной информации возрастает многократно. Ошибки менеджмента, основывающиеся на недостаточных или неверно интерпретированных данных, могут привести к краху даже крупные компании.

Одним из наиболее мощных инструментов в руках менеджера становится информация. Эффективное управление невозможно без сбора информации и ее обработки различными методами.

В ООО «Алекс» информационное пространство развито не достаточно. Рабочие места управленческих кадров компьютеризированы примерно на 60%.

Локальная сеть отсутствует, возможности электронной почты используются не эффективно.

Каждая служба имеет компьютер и ведет свою документацию обособленно, взаимодействия программ не существует. Для контроля и совмещения, данных отделам приходится распечатывать документы.

Сегодня на ООО «Алекс» отделы имеющие компьютеризированный учет:

- бухгалтерский учет и начисление заработной платы - программа «1С Бухгалтерия 8.3»;

- складской учет – программа складского учета , «1С Бухгалтерия - склад»

- юристконсульт – оперативная программа нормативно-правовых документов «Кодекс»;

- производственно - технический отдел – программа составления смет «Багира»;

Всего в компании на 46 работников имеется 28 компьютеров.

Отсутствие электронного документооборота в компании затрудняет работу персонала, перегружает его бумагами и лишней работой.

Документооборот довольно большой, так как ООО «Алекс» ведет большую переписку с получателями услуг, претензионную работу по оплате. Объем документооборота представлен в таблице 8.

Таблица 10

Документооборот ООО «Алекс» за 2014 – 2016 гг.

Источник: разработано автором

В ООО «Алекс» нет специализированной службы документационного обеспечения управления, практически все её функции выполняет офис-менеджер руководителя.

Основная делопроизводственная обязанность офис-менеджера руководителя - это прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача ее, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Документооборот в ООО «Алекс» включает движение поступающих, отправляемых и внутренних документопотоков организации. Наиболее сложным видом работы секретаря руководителя по сравнению с обработкой отправляемых и внутренних потоков документов является организация работы с поступающими документами.

Доставка документов в организацию осуществляется средствами почтовой, электрической связи и курьерами городских организаций. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством. После этого они доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем руководителя.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Одним из основных принципов организации работы с поступающими документами является их предварительное рассмотрение с целью рационального распределения по группам. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на: требующие обязательного рассмотрения руководством; направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

В инструкции по делопроизводству в ООО «Алекс»закреплено положение о том, что личная корреспонденция не вскрывается. Если же конвертов с пометкой «лично» много, то секретарь может устно договориться с руководителем о вскрытии этих конвертов.