Файл: Информационная технология – совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных.pdf

В процессе рассмотрения документа руководитель накладывает свою резолюцию. В резолюции в качестве исполнителей может быть указано несколько должностных лиц или структурных подразделений. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, однако все исполнители отвечают за качество результата.

Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, и он вносит содержание резолюции в регистрационно-контрольную форму, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии, размноженные секретарем.

Если к документу имеется многостраничное приложение, оно передается поочередно между исполнителями.

При рассмотрении руководитель ставит некоторые группы документов на контроль, о чем секретарем делается отметка на документе.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

В ООО «Алекс» контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения включает:

- постановку документа на учет;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители служб и ответственные исполнители.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания, документа, а для поступивших – с даты поступления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

При организации контроля исполнения используются экземпляры регистрационных контрольных карточек, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически обобщаться и анализироваться секретарем директора и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Таким образом, анализ информатизации управления в компании ООО «Алекс» показал, что основной проблемой для предприятия являются:

- отсутствие необходимого количества компьютеров;

- отсутствие локальной сети для взаимодействия структурных подразделений управления;

- отсутствие электронного документооборота;

- полное отсутствие доступа к глобальной сети Интернет.

Глава 3. Совершенствование системы и методов информационного обеспечения процесса управления эффективностью ООО «Алекс»

3.1 Совершенствование методов формирования информационной базы процесса управления эффективностью предприятия

Более принципиальным и нужным мероприятием для улучшения информационного процесса в компании ООО «Алекс» является внедрение электрического документооборота.

До того как говорить о системах автоматизации делопроизводства и документооборота, необходимо отдать ему определение.

Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления либо ветвь деятельности, которая обеспечивает документирование и компанию работы с официальными документами. Документооборот - это движение документов в организации с момента их сотворения либо получения до окончания выполнения либо отправления.

В Российской Федерации и в западных странах сложились различные концепции документооборота, которые отразились в различиях систем автоматизации. Одно из таковых принципиальных различий это централизованная и децентрализованная система контроля. Российские и зарубежные системы следует разглядывать раздельно, и в такой статье пойдет речь в главном об российских системах, также о способностях электрического документооборота.

Электрический документооборот по сопоставлению с обычным картонным имеет целый ряд преимуществ:

- простота внесения изменений в документ;

- возможность помещать в документ не только текст, да и мультимедийные данные;

- возможность применять заблаговременно заготовленные формы;

- более высочайшая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

- экономия бумаги;

- компактность архивов;

- простота контроля информационных потоков;

- высочайшая скорость поиска и извлечения информации;

- возможность защиты документов от несогласованного доступа и разграничения прав доступа служащих к информации.

Необходимо подчеркнуть, что внедрение автоматизации дает определенные достоинства управлению компаний и организаций для воплощения действенного управления и оперативного принятия решений, а конкретно:

- прозрачность деятельности служащих и отделов;

- высочайшая скорость получения аналитических справок и отчетов;

- укрепление исполнительской дисциплины;

- понижение негативного воздействия людского фактора на деятельность компании;

- уменьшение количества служащих, занятых работой с документами.

На рис. 5 показано, как сокращается время отдельных шагов работы с документами при подмене бумажного процесса на цифровой.

Рис.6– Преимущества электронного документооборота

Источник: разработано автором

В критериях электронного документооборота требуется еще меньше издержек на настройку документооборота при изменении наружных критерий, к примеру условий по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электрического документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более обычным и закономерным. Улучшается качество принимаемых решений, продуктивнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, понижаются прямые и косвенные публичные издержки, которые связаны с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются при помощи автоматической системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и показателей. Маршрутизация документов обычно определяется зависимо от вида документа и сложившихся правил работы. Обмен документами с наружными организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается при помощи корпоративного информационного портала.

Почти все из имеющихся автоматического документооборота разрешают перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Но даже при наличии автоматизации нередко имеет место так именуемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электрическом виде, а распечатывается, подписывается и хранится в картонном виде только их часть. Обосновано это несколькими причинами. Во-1-х, законодательная база не даёт полностью перейти на электрические документы. Во-2-х, сами пользователи этих систем еще не готовы всецело отрешиться от привычки работать с картонными документами. На практике электрический документооборот обхватывает на данный момент в главном документооборот внутренний и существенно пореже - межкорпоративный.

Сейчас можно выделить последующие решения от ведущих компаний, которые работают в сфере автоматизации работы с документами:

Шеф-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

Если гласить о выборе СЭД для организации с предположительным количеством сразу работающих юзеров около 50, то более хорошим решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании CognitiveTechnologies. При умеренной цены система, с одной стороны, содержит весь нужный функционал для автоматизации работы с документами, а с иной стороны, дает широкие способности опции и модификации при внедрении, партнерами и конкретно заказчиками.

3.2 Прогнозирование изменения финансового положения предприятия

По утверждению экспертов для внедрения в небольших коммерческих учреждениях рекомендовано применение программы электронного документооборота Ефрат – документооборот.

Рассмотрим возможности программы Ефрат – документооборот более подробно с тем, чтобы определить подходит она для внедрения в ООО «Алекс».

Поддержка территориально-распределенной работы

- создание единого пространства управления структурой;

- сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам.

Интеграция с электронной почтой

- регистрация писем из электронной почты в системе ЕВФРАТ–Документооборот;

- отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ.

Регистрация документов – облегчение труда делопроизводителя

- регистрация нового документа на основе существующего;

- автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;

- поддержка потокового сканирования.

Контроль и анализ деятельности организации

- расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;

- автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;

Развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами:

- построение отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;

- возможность использования при построении отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;

- возможность использования диаграмм для построения наглядных отчетов;

- экспортотчетов MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer.

Возможности администрирования

- поддержка работы с иерархическими словарями;

- организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;

- работа ЕВФРАТ–Документооборот Сервер как сервиса;

- экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;

- администрирование хранилища форм документов;

- новый Генератор отчетов.

Особенностью системы ЕВФРАТ–Документооборот является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

В состав системы входят следующие модули:

• АРМ Пользователя – универсальное рабочее место доступа к системе;
• АРМ Администратора - средство настройки и администрирования системы;
• модуль «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
• модуль «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
• модуль «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
• средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
• модуль «Почтовый клиент»– средство работы с сообщениями электронной почты.