Файл: Регламента выполнения процесса Управление документооборотом.docx

Методы и средства проектирования информационных систем и технологий

Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»

Содержание

Введение

Организация ПАО «ДКА» занимается разработкой газотурбинных двигателей для авиации, а также промышленных газотурбинных установок и электростанций на базе авиационных технологий. Одним из продуктов являются различные конструкторские и технологические документы.

Работа с технологической (ТД) и конструкторской (КД) документацией является неотъемлемой частью процесса производства двигателей. Основная проблема возникающая в данный момент это отсутствие системы контроля выдачи/возврата документации, позволяющей отслеживать сроки работы с документами. Возврат фиксируется постфактум. Документы возвращают пачками, просто складывая их в окно приёма документов. Создаются очереди на получение документов. Нередки случаи потери части листов документов или целиком. Частая передача документа между работниками без информирования архива. Как итог почти полное отсутствие контроля за документацией.

Актуальность работы заключается в следующем: абоненты опытного завода (ОЗ) столкнулись с проблемой учета выдачи и возврата документации, и контроля сроков работы с ней. Документы передаются другим абонентам, без информирования архива. Документы теряются, много времени уходит на поиск. Никто не несет ответственность.

Основные функции, обеспечиваемые системой учета выдачи и возврата документов:

• 
  автоматизация учета, хранения, поступления технической документации в информационной системе (ИС) «Архив»;
  
• 
  автоматизация учета выдачи/возврата технической документации в ИС «Архив»;
  
• 
  автоматическое формирование списка абонентов, имеющих задолженность по возврату документов;
  
• 
  обеспечение доступа, на просмотр, к картотеке архива для специалистов ОЗ;
  
• 
  сокращение бумажных документов (Заявки/расписки);
  
• 
  ведение истории изменений бумажных документов;
  
• 
  организация выдачи/возврата с использованием электронных пропусков.
  

---

Объектом является процесс выдачи/возврата технической документации на предприятии ПАО «ДКА». Предметом работы является информационная система, предназначенная повысить контроль и качество при работе с бумажной документацией на территории ОЗ.

Целью является снижение трудоемкости на поиск технических документов на территории ОЗ и сокращение очередей на выдаче/возврате, а также повышение контроля при работе с технической документацией, за счет разработки ИС.

Для достижения указанной цели поставлены следующие задачи:

• 
  Сформулировать требования;
  
• 
  Исследовать платформу, в которую будет интегрирована разработанная система;
  
• 
  Спроектировать ИС;
  
• 
  Разработать ИС;
  
• 
  Интегрировать систему в платформу Базис;
  
• 
  Ввести в опытно-промышленную эксплуатацию ИС.
  

Результатом станет ИС «Архив», позволяющая работникам ОЗ сократить трудозатраты и улучшить исполнительную дисциплину при работе с техническими документами.

Глава 1. Анализ

1. Анализ предметной области

Целью разработки ИС является снижение трудоемкости на поиск технических документов на территории ОЗ и сокращение очередей на выдаче и возврате, а также повышение контроля при работе с технической документацией. На рисунках 1 и 2 изображены бизнес процессы получения и возврата документов до внедрения информационной системы.



Рис. 1. Бизнес процесс выдачи/получения документов AS-IS

Во время согласования ТД в отделение главного технолога (ОГТ) согласующим подразделениям необходимо предоставить КД (бумажный оригинал из архива, который хранится в единственном экземпляре). Для этого они должны самостоятельно спустится в архив, отстоять в очереди и запросить пакет документов. Архивариус начнёт искать документы, в случае их отсутствия сообщит информацию о том, кому выданы эти документы. Затем необходимо будет вручную написать расписку на каждый документ, после чего можно будет их получить. Отсутствующие документы придется собирать самостоятельно, они могут быть переданы третьим лицам (другим абонентам), также в документе могут отсутствовать часть листов или он вовсе может быть утерян.



Рис. 2. Бизнес процесс возврата документа AS-IS

Во время возврата документации, сдающие работники оставляют документы на стойке у архивариуса, не дожидаясь его проверки. Документ может быть возвращен частично (часть листов утеряно), испорченный (залитый маслом), документ может быть вовсе не возвращён. Также архивариус, в большинстве случаев, не знает кто вернул данный документ.

---

Чтобы увеличить контроль за выдачей и возвратом технических документов, и сократить время затрачиваемое их на поиск, необходима система архива бумажных документов.

Минусы текущего бизнес процесса (БП):

• 
  Потеря документов;
  
• 
  Ручной поиск в бумажной картотеке;
  
• 
  Отсутствие контроля за документацией;
  
• 
  Возникновение очередей;
  
• 
  Выделение специального пространства для хранения картотеки.
  

В ходе анализа были выделены следующие требования к ИС:

• 
  Электронная картотека;
  
• 
  Система поиска документов;
  
• 
  Разграничение доступа в рамках ИС;
  
• 
  Информирование пользователей о событиях в системе;
  
• 
  Низкая цена;
  
• 
  Система должна быть подключена к единой системе идентификации работников на предприятии;
  
• 
  Интегрирована в платформу Базис.
  

1. 
   
   

2. Анализ аналогов

Разрабатываемая ИС должна быть интегрирована в платформу Базис. Базис – это система, предназначенная для запуска и исполнения в своём окружении специализированного ПО для решения задач технологической подготовки производства, ведения базы данных пользователей, разграничения прав, обмена сообщениями и ведения журнала событий. Основная цель платформы – обеспечить снижение трудоёмкости и повышение качества в области автоматизации технологической подготовки производства.

Технические требования платформы:

• 
  СУБД Oracle Database 11g;
  
• 
  Сервер приложений Oracle Weblogic 12c;
  
• 
  Брокер сообщений RabbitMQ 3.5.4.
  

Платформа имеет веб интерфейс и для работы с ней необходимо наличие на персональном компьютере (ПК) веб-браузера не ниже Internet Explorer 9.

Прямого аналога разрабатываемой системы не может быть, т.к. её необходимо интегрировать в платформу, поэтому были рассмотрены следующие системы документооборота, для выделения ряда функций, которые должна обеспечивать система:

• 
  ТЕЗИС - система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях [7];
  
• 
  DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности [8];
  
• 
  Teamcenter - пакет масштабируемых программных решений для поддержки жизненного цикла изделий, созданный на основе открытой платформы PLM [9];
  
• 
  ДЕЛО – система, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически значимого документооборота компании [5];
  
• 
  Е1 Евфрат - мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков [6].
  

---

Рассмотренные аналоги представляют собой коммерческие решения, автоматизации процессов делопроизводства. Они не удовлетворяют требованиям, предъявленным к ИС. Доработка рассмотренных аналогов не осуществима. Поэтому лучшим решением является разработка собственной системы с возможностью последующего наращивания функционала.

Таблица 1

Требования к аналогам

Требования\ Продукты	Дело	Е1 Евфрат	Тезис	Directum	Teamcenter	ИС Архив
Электронная картотека	+	+	+	+	+	+
Система поиска документов	+	+	+	+	+	+
Разграничение доступа	+	+	+	+	+	+
Информирование пользователей о событиях в системе	+	+	+	+	+	+
Подключение к единой системе идентификации работников	-	-	-	-	-	+
Интеграция в платформу Базис	-	-	-	-	-	+
Цена (за 1 лицензию)	11000 руб	5200 руб	5400 руб	13775 руб	-	-

При анализе аналогов были выделены функции, которые должна обеспечивать ИС:

• 
  Создание заявок на получение пакета документов;
  
• 
  Регистрация технической документации;
  
• 
  Просмотр списка пользователей, взявших конкретный документ;
  
• 
  Поиск документов;
  
• 
  Оповещение пользователей о готовности документов к выдаче и задолженности по возврату;
  
• 
  Выдача документации по именному пропуску работника.
  

---

3. Описание средств реализации

Платформа представляет собой веб приложение, серверная часть которого написана на языке java, клиентская на javascript [4], html и css. Для реализации системы был выбран этот же набор технологий. Пользователю не понадобится мощное оборудование для работы с ИС, т.к. она будет иметь веб интерфейс.

Чтобы система не отличалась дизайном от платформы и была проста в сопровождении, были выбраны следующие фреймворки и библиотеки для клиентской части:

• 
  Bootstrap 3 – свободный набор инструментов для создания сайтов и веб-приложений;
  
• 
  JQuery – библиотека javascript, фокусирующаяся на взаимодействии javascript и html;
  
• 
  Jqwidgets – инструмент для создания пользовательского интерфейса, основанного на JQuery, позволяет быстро и легко создавать сложные компоненты пользовательского интерфейса;
  
• 
  JSP (JavaServer Pages) - технология, позволяющая веб-разработчикам создавать содержимое, которое имеет как статические, так и динамические компоненты. Страница JSP содержит текст двух типов: статические исходные данные, которые могут быть оформлены в одном из текстовых форматов HTML, SVG, WML, или XML, и JSP- элементы, которые конструируют динамическое содержимое. Кроме этого могут использоваться библиотеки JSP-тегов, а также EL (Expression Language), для внедрения Java-кода в статичное содержимое JSP-страниц [2-3];
  
• 
  JSTL (JavaServer Pages Standard Tag Library) представляет собой набор тегов в стиле HTML, позволяющих обращаться к объектам Java и выполнять многие из конструкций языка Java;
  
• 
  Stomp.js и Sockjs.js – комплект библиотек, позволяющий реализовать обмен сообщениями между брокером сообщений и клиентами, посредством Simple/Streaming Text-Oriented Messaging Protocol (STOMP). STOMP протокол обмена сообщениями, предполагающий широкое взаимодействие со многими языками, платформами и брокерами. Данный протокол подходит под шаблон "издатель-подписчик" и с помощью специальных сообщений организует связь с брокером по методу "запрос-ответ". Издателем в данной схеме может являться как сервер, так и клиент.
  

Рис. 3. Схема взаимодействия элементов системы [1]

Для серверной части:

• 
  Сервлеты – интерфейс java, реализация которого расширяет функциональные возможности сервера. Сервлет взаимодействует с клиентами посредством принципа запрос-ответ;
  
• 
  json_simple-1.1.jar – библиотека для работы с JSON-объектами;
  
• 
  xdocreport-1.0.4.jar – библиотека, объединяющая XML-документы, созданные с помощью MS Office (docx), OpenOffice (odt) или LibreOffice (odt) с Java моделями, для создания отчетов.
  

---