Файл: Процессы принятия решений в организации (Функции управленческих решений).pdf

- средний - управленческий уровень, объединяет руково­дителей среднего звена и подчиненный аппарат.

- низший - производственно-технический уровень, объеди­няет руководителей низового звена, находящихся непосредст­венно над исполнителями (зав. складом, директор магазина). Они ответственны за обеспечение производственного процесса всеми видами услуг и за работу с клиентами. (8;163)

Полномочия в организации распределяются линейно и функционально. Линейный руководитель обеспечивает постановку, разработку, реализацию и контроль управленческого решения на своевременном организационном уровне. Линейные руководители-заместитель директора по продажам, главный бухгалтер, директора магазинов, начальник клиентского отдела, зав. складом. Линейные руководители взаимодействуют с подчиненными в рамках оперативного управления: организовывают производственный процесс, обеспечивают контроль, занимаются оценкой, приемом и увольнением сотрудников. Функциональные полномочия осуществляются в условиях косвенных связей. Они сводятся к принятию соответствующими руководителями обязательных для исполнения управленческих решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиняющихся другим (линейным) руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы. В рассматриваемой фирме, функциональные полномочия имеет главный бухгалтер (предписывает порядок ведения документооборота), маркетолог (обеспечение функций маркетинга и рекламы) и юрист (порядок договорной работы, взаимодействия с сотрудниками в рамках трудового кодекса).

Основной вид полномочий в организации-распорядительный. Согласительные полномочия имеет юрист, оценивающий решения линейных и функциональных руководителей. Блокирующие полномочия есть у главного бухгалтера и директора, без визы которых невозможно решение о затратах средств. Директор, главный бухгалтер и линейные руководители имеют контрольно-отчетные полномочия, устанавливают сроки контроля за исполнением решений, сроки сдачи отчетности.(10;57)

Координирующими полномочиями наделяют руководителя, вырабатывающего решение совместно с другими руководителями. основными координирующими полномочиями обладает директор фирмы.

Полномочия сотрудников закреплены в должностных инструкциях, рабочих инструкциях и положениях об отделах. Закрепление полномочий на примере должностной инструкции водителя-экспедитора показано в Приложении 1.

1.3.Применяемые технологии разработки управленческих решений

В рассматриваемой организации применяют несколько методов принятия решений:

1.Неформализованные: ассоциативный метод, основанный на предыдущем опыте руководителя. Данный метод применяется чаще всего ввиду его простоты и оперативности;

2.Формализованные методы:

-нормативный метод, для определения норма расхода материалов;

-транспортная задача при составлении плана перевозок товара до клиентов;

-статистические методы при прогнозировании продаж, расходов.(6;29)

Как способ чаще всего применяется единоличный способ принятия решений, т.е. решение принимается руководителем на основе подготовленной исполнителями информации. Коллегиально принимаются решения в ходе рабочих совещаний по стратегическому планированию. Как управленческая технология применяется управление по результатам. Основная функция высшего руководства и линейных менеджеров-корректировка действий в зависимости от полученных результатов.

Решения документально оформляются в виде планов, приказов по фирме и распоряжений по отделам.

В качестве примера можно привести составление плана продаж на 2017/09 гг. За основу при составлении плана были взяты данные фактических продаж за 2016 год и на основе динамики предыдущих лет определено увеличение плана продаж и прибыли на 9% (табл.2.1).

Таблица 2.1

План продаж и прибыли на 2017 год(12)

План 2017 года не был выполнен по причине произошедшего в стране экономического кризиса. Факт 2017 с отклонением от плана показан в табл.2.2.

Таблица 2.2

Факт продаж и прибыли за 2017 год(12)

Фактическая прибыль уменьшилась по сравнению с планом на 10,7%,по сравнению с продажами 2016 года на 1,7%. При прогнозировании продаж на 2018 год менеджерам пришлось действовать в обстановке неопределенности и риска, т.к. отсутствовала достоверная информация о сроках стабилизации экономической ситуации как в стране, так и у корпоративных и клиентов-физических лиц. В 2017 году компания потеряла как обороты, так и часть клиентов. Вероятность потенциальных результатов оценить было невозможно, т.к. фирма не имела опыта деятельности в аналогичных ситуациях и достоверной информации. Компания действовала в условиях торгового риска и могла только предпринять меры к его минимизации. В качестве мер минимизации риска была отменена отсрочка платежа для корпоративных клиентов, заморожены цены, сокращены затраты на рекламу, усилен контроль за транспортными расходами и отменен годовой бонус для руководителей. План продаж на 2018 год был принят на уровне факта 2017 года.

2.2.Порядок реализации управленческих решений

Для реализации управленческого решения по уже рассмотренному решению по плану продаж 2018 года были предприняты следующие шаги.

1.Разработан приказ по фирме с указанием задания, состава исполнителей, срока исполнения, контроля, ответственности за исполнение (Приложение 2);

2.Разработаны распоряжения с указанием технологии выполнения, исполнителя, ресурсов, сроков исполнения, ответственности и сроках контроля (Приложение 3,4).

3.По итогам предоставленных проектов планов было проведено рабочее совещание с ответственными лицами, проекты согласованы и планы переданы в подразделения в виде приказов по фирме.

Таким образом, при реализации управленческого решения была использована распорядительная документация, определены полномочия и ответственность, в качестве реализации проекта плана продаж был выбран статистический метод, в качестве реализации плана экономии ресурсов-неформализованный метод индивидуального блокнота (каждый менеджер разрабатывал собственные идеи и зафиксировал лучшую).

В качестве принятия управленческого решения по принятию планов директором фирмы был выбран неформализованный метод круглого стола, все участники (ответственные за подготовку планов) были собраны на рабочее совещание, где были рассмотрены проекты и согласованы оптимальные предложения.

Эффективность управленческих решений обуславливается как качеством самих решений, так и качеством их осуществления. Под качеством их осуществления на фирме подразумевается персональная ответственность линейных менеджеров за реализацию решения и процедуры контроля.

Качество принятых решений по планам продаж и экономии ресурсов было проверено в ходе исполнения планов.

Так, план продаж на 2018 год был принят по факту 2017 года. В ходе исполнения плана за 3 прошедших квартала, было рассчитано отклонение от выставленного плана, табл.1.3.

Таблица 2.3

Исполнение плана продаж на 2018 год(12)

Как видно по таблице 1.3 отклонение от плана незначительно, плюс 0,8%,что подтверждает правильность принятого решения, которое было принято с учетом факторов неопределенности и риска.

Внедренный план экономии ресурсов включал следующие мероприятия:

1.отмена отсрочки платежа для корпоративных клиентов;

2.цены на товар остались на уровне 2017 года;

3.сокращены затраты на рекламу на 20%;

4.усиление контроля за транспортными расходами в виде еженедельного мониторинга соответствия фактического пробега и расхода ГСМ автотранспортом существующим маршрутам.

По итогам реализации плана получены результаты его экономической эффективности:

1.дебиторская задолженность сократилась на 23%;

2.транспортные расходы уменьшились на 15%.

Таким образом, экономическая эффективность принятого плана кажется очевидной, но не приняты во внимание следующие недостатки:

1.За прошедший отчетный период фирма не восстановила прежний объем клиентской базы и не приобрела новых клиентов;

2.рекламные акции фирмы носили характер поддержания существующего спроса и не были направлены на привлечение новых клиентов;

3.инфляция за период прошедший с начала года составила 8%,процент инфляции необходимо учитывать при прогнозировании.

Следовательно, фирма не достигла необходимых результатов по рентабельности, так как расходные материалы повышались в цене (ГСМ, комплектующие для ремонта, канцелярские товары, кассовая лента и пр.), а дополнительных источников прибыли не было.

ГЛАВА 3.РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ МЕХАНИЗМА ПРИНЯТИЯ И РЕАЛИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

3.1 Совершенствование информационного обеспечения управленческих решений

При анализе информационного обеспечения организации были выявлены следующие недостатки:

1.Отсутствие шаблонов основных документов (приказов, распоряжений, служебных записок, докладных);

2.Отсутствие четко регламентированной системы отчетности по подразделениям;

3.Отсутствие подключения менеджеров к сети Интернет;

4.Отсутствие электронного документооборота по локальной сети;

4.Отсутствие управленческого учета.

Для устранения существующих недостатков необходимо предпринять следующие действия:

1.Разработать шаблоны основных документов для стандартизации документов и сокращения временных затрат на составление документов;

2.Разработать систему отчетности по подразделениям СС указанием критериев оценки и контроля. Данное мероприятие позволит улучшить своевременность и качество получения информации линейными руководителями о состоянии дел в подразделениях, повысит ответственность и мотивацию руководителей за плановые показатели. Параллельно с этой мерой необходимо разработать критерии эффективности деятельности для каждого специалиста и менеджера и вписать их в должностные инструкции. Например, критерии эффективности деятельности для кладовщика могут быть такими:

Критерии эффективности деятельности

-Время с момента поступления товара на склад до момента его оприходования;

-Количество возвратов по причине склада;

3.Линейных руководителей необходимо подключить к сети Интернет с определением общих затрат на данное мероприятие. Мероприятие преследует следующую цель-расширение информационного поля, через сеть можно получать внешнюю информацию о состоянии экономики, изучать актуальную отраслевую информацию. Полученную информацию необходимо использовать при составлении планов и предложений;