Файл: Разработка проекта информационной системы для библиотеки (Теоретические аспекты проектирования информационных систем).pdf

Глава 2. Основы библиотечной деятельности

2.1 Организация деятельности библиотеки

Деятельность библиотек имеет неоценимое значение в жизни современного общества. Они функционируют много столетий, сохраняя книги и другие документы, являющиеся свидетельством выдающихся открытий, накопленных знаний и истинной веры людей. Библиотеки принято считать основой культуры человечества. Они оказывают содействие в реализации прав каждой отдельной личности на получение сведений и пользование достижениями цивилизации.

Библиотека – это учреждение культуры, организующее сбор, хранение и общественное пользование произведениями печати и другими документами. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой, являются общедоступным источником знаний и основной базой для самообразования [3].

Библиотекарь - одна из самых прекрасных профессий на Земле. Она находится в той сфере жизни человека, в которой постоянно соприкасаются мир книг и людей, разные временные отрезки, где одно плавно перетекает в другое, требуя от библиотекаря огромных усилий для поддержания баланса равновесия. Пробуждение душевности, интеллигентности и честности в душах людей является основной задачей библиотек в нашей стране. Книга в некоторых случаях бывает способна залечить раны души, одолеть болезнь и помочь человеку воспрять духом.

Значительная роль должностной инструкции также заключается в следующих аспектах: четком разделении ответственности, прав и обязанностей каждого работника библиотеки; обоснованном подборе, расстановке и применении персонала с учетом уровня квалификации работников библиотек; усилении значимости и влияния кадров на протекание процессов библиотечной работы; материальном и моральном поощрении библиотекарей за качественную работу; введении обоснованных трудовых норм.

Большинство читателей не имеют представления о работе данного отдела библиотеки. Результатом кропотливой работы библиотекарей отдела комплектования и обработки являются скомплектованные с учетом всех запросов и интересов пользователей, обработанные и поставленные на учет библиотечные фонды. Отдел занимается ответственной работой: производит отбор нужной и интересной литературы, которая будет пользоваться читательским спросом, в рамках финансового обеспечения; сотрудничает с различными издательствами и книготорговыми объединениями. Должностная инструкция библиотекаря отдела комплектования и обработки литературы гласит, что одной из основных должностных обязанностей сотрудников данного отдела является комплектование фондов библиотек книгами, а также периодическими и электронными изданиями. Каждое издание перед тем, как занять свое место на книжной полке, проходит библиотечную обработку, которую осуществляют специалисты этого отдела [7].

---

Отделом комплектования и обработки руководит заведующий. Он непосредственно несет ответственность за его работу. Содержание работы данного отдела включает в себя определенные процессы библиотечной деятельности: Планирование комплектования фондов. Текущее комплектование единого фонда библиотек системы. Формирование и ведение каталогов и картотек. Библиотечная обработка новых поступлений. Осуществление проверок книжных фондов библиотек системы.

Должностная инструкция библиотекаря, несущего свою трудовую вахту в структурных подразделениях и библиотеках-филиалах централизованной библиотечной системы, а также в школьных и ведомственных библиотеках, является основным нормативным и правовым документом, регламентирующим его трудовую деятельность.

Обслуживание читателей библиотеки осуществляется различными путями:

- выдача литературы, как в читальный зал, так и за пределы библиотеки;

- помощь отдельным читателям и учреждениям в подборе необходимой им литературы;

- раскрытие книжных фондов библиотеки через систему библиотечных каталогов;

- составление информационно-библиографических пособий различного типа;

- пропаганда наиболее ценной литературы;

- репродуцирование текстов по заказам читателей и т.д. [4].

Библиотечная деятельность связана с учетом большого количества операций, множество книг и читателей серьезно замедляют работу библиотекарей. Сложность поиска нужной книги в каталоге занимает длительное время, и целиком опирается на компетентность работников библиотеки.

В библиотеке ведется картотека читателей. Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых изданий и библиотечной статистики в базе должны храниться сведения, большая часть которых размещаются в аннотированных каталожных карточках

В библиотеку приходит много книг из различных издательств. Каждой книге в библиотеке присваивают номер, а затем передают в различные отделы. При поступлении книги, учитывают такие данные как:

номер поступившей книги,

название книги,

название издательства, из которого поступила книга,

отдел, куда была передана книга;

адреса издательств,

названия издательства,

название и расположение отделов библиотеки.

Предусматривается автоматизация учета выдачи и сдачи книг, записи новых книг и читателей, а также хранения информации об имеющихся в наличии книгах, данные о сотрудниках библиотеки, сотрудниках хранилища библиотеки и читателях.

---

Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие параметры:

автор,

издание,

год издания,

жанр,

ключевые слова,

количество страниц.

Каждая книга может присутствовать в нескольких экземпляров.

Так же в библиотеке ведется картотека читателей. О каждом читателе заносятся следующие сведения:

ФИО,

номер паспорта,

адрес,

телефон.

Каждому читателю присваивается номер читательского билета.

В случае выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана дата выдачи, дата предполагаемого возврата и номер читательского билета.

Можно продлить книгу по телефону книгу назвав номер читательского билета и уникальный номер книги [5].

При возврате книги во вкладыше отмечается срок возврата. При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение. Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного предела, он лишается правом пользования библиотекой на определенный срок.

При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой на определенный срок, независимо от количества предупреждений.

При выдаче книг в базе данных необходимо фиксировать:

название книги;

дату выдачи;

ФИО читателя, которому выдается книга;

ФИО сотрудника библиотеки, выдающему книгу читателю;

ФИО сотрудника хранилища, который передал книгу (непосредственно из хранилища) сотруднику библиотеки по заявке читателя;

срок, на который выдается книга.

При сдаче книг в базе данных необходимо зафиксировать дату возврата сдаваемой читателем книги путем ввода ее названия в БД.

На каждого читателя заносятся следующие сведения:

№читательского билета;

ФИО читателя;

Телефон;

Адрес.

Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие характеристики:

Название книги;

Уникальный шифр (ISBN);

Библиотечно-библиографическая классификация (ББК);

Раздел;

Автор;

Издательство;

Место издания (город);

Год издания.

Все книги различаются по своему уникальному шифру – ISBN [6, С. 33].

Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) распределяет издания по отраслям знания в соответствии с их содержанием. В ней используется цифробуквенные индексы ступенчатой структуры (например, ББК 32.973 Электронные вычислительные машины и устройства). Шифр ББК используется при выделении хранимым изданиям определенных комнат, стеллажей и полок, а также для составления каталогов и статистических отчетов.

---

В библиотеке имеется база данных (БД). Она представляет собой совокупность данных обо всех происходящих процессах в библиотеке (книгах, читателях, проведенных мероприятиях и др.), построенную в хронологической последовательности, в виде таблиц и списков данных. Основное ее назначение – хранение данных, для их последующего целесообразного использования в будущем. БД находится на специальном компьютере в электронном виде, постоянно редактируется и изменяется работниками библиотеки.

С базой данных библиотеки могут работать как руководители (администрация) библиотеки, так и работники библиотеки, заинтересованные в получении необходимой информации.

При работе с системой библиотекарь должен иметь возможность решать следующие задачи:

Принимать новые книги и регистрировать их в библиотеке;

Относить книги к одной или к нескольким областям знаний;

Проводить каталогизацию книг, то есть назначение новых инвентарных номеров вновь принятым книгам;

Вести учет выданных книг читателям, при этом предполагается два режима работы: выдача книг читателю и прием от него возвращаемых им книг обратно в библиотеку. При выдаче книг фиксируется, когда и какая книга была выдана данному читателю и на какой срок выдается данная книга. При приеме книги, возвращаемой читателем, проверяется соответствие возвращаемого инвентарного номера книги выданному инвентарному номеру, название книги, и она ставится на свое старое место в библиотеке [6].

Администрация библиотеки должна иметь возможность получать сведения о должниках – читателях библиотеки, которые не вернули вовремя взятые книги; сведения о наиболее популярных книгах, т.е. наиболее часто выдаваемых книгах.

Основные функции библиотеки – информационная, культурная, образовательная, досуговая.

2.2 Формирование библиотечной статистики

Особенность статистики заключается в том, что статистические данные сообщаются в количественной форме, т.е. библиотечная статистика говорит языком цифр, отображающих библиотечную жизнь во всем ее многообразии.

Без количественных характеристик невозможно проанализировать процессы, происходящие в библиотечном деле. Статистика исследует количественную сторону явлений библиотечной действительности (комплектование фонда, библиотечное обслуживание, справочно-библиографическая работа, поиск информации и т. п.) в неразрывной связи с их качественным содержанием в конкретных условиях места и времени. Она учитывает число книговыдач, пользователей, объем фондов, часы работы.

---

Основными задачами библиотечной статистики являются:

разработка системы показателей, характеризующих масштабы, темпы;

пропорции развития библиотечной деятельности;

создание методов расчета и взаимной увязки показателей;

анализ факторов, обусловливающих основные тенденции развития;

обеспечение наблюдения и контроля над библиотечной деятельностью в целях своевременного выявления проблем развития [5].

Основные статистические показатели:

Учет читателей. Показывает количество человек, которые пользуются документами библиотеки. Единицей учета служит формуляр читателя.

Учет выдачи книг. Показывает количество документов (по отраслям знаний), использованных читателями во всех структурных подразделениях библиотеки. Учёт выдачи изданий производится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листке читательского требования, книжном формуляре или иной документации, принятой в библиотеке, а также в электронной базе данных (БД).

Составление рейтинга: делает библиотекарь. Сначала библиотекарь ищет в базе данных (делает запрос) книги (по названиям), которые больше остальных были выданы на руки читателям (по количеству выдач), сразу выбирая сколько книг внести в список рейтинга, например, 20. Далее полученный список группируется по названиям книг в алфавитном порядке по убыванию количества выдач. Таким образом, самая первая книга будет являться самой «популярной» у читателей, потому что была выдана наибольшее количество раз. И далее, следующая, но уже с меньшим рейтингом выдач и т.д. В итоге получается n-количество самых читаемых книг, по которому в дальнейшем в БД делается график либо в виде диаграммы, либо отчет в виде списка в порядке убывания. Данная информация может быть полезна администрации библиотеки для дальнейшего учета интересов и предпочтений читателей [1].

Учет посещений и обращений.

Единицей учёта посещений является одно посещение, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.

Единицей учёта посетителей мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.

Учет посещений производится путем суммирования посещений, учтённых каждым структурным подразделением библиотеки.

Единицей учета обращений к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.

Учет общего числа посещений проводится суммированием посещений (обращений), учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.

---