Файл: Автоматизация учета инвестиций и ценных бумаг ( Технико-экономическая характеристика учета инвестиций и ценных бумаг и ОАО «Верес»).pdf

Глава 1. Технико-экономическая характеристика учета инвестиций и ценных бумаг и ОАО «Верес»

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Компания «Верес» занимается производством натуральных, пленочных, матовых витражей, бытовых зеркал, зеркал для шкафов-купе, кухонных витражей по заказу частных и юридических лиц. Данные услуги оказываются на всей территории РФ.

Ключевые факторы успеха данной организации, связанные с организацией производства:

- низкие издержки производства;

- высокое качество производимых товаров;

- выгоды, связанные с местоположением предприятия;

- наличие доступа к квалифицированной рабочей силе;

- отлаженное партнерство с хорошими поставщиками;

- высокая производительность труда (для трудоемких отраслей);

- гибкость в производстве различных моделей и типоразмеров, возможность учета индивидуальных запросов покупателей.

Для расширения деятельности компании руководством было принято решение о получении внешних инвестиций, в том числе путем реализации дополнительной эмиссии акций компании. В связи с данным направлением деятельности возникла необходимость в автоматизации процесса учета инвестиций и ценных бумаг на ОАО «Верес». Для этого будем использовать уже имеющуюся на предприятии информационную систему учета: 1С.

Программа 1С автоматизировала на предприятии процессы бухгалтерского учета, производственную программу, а также налоговый учет. Не смотря на то, что на рынке существует множество программ для учета инвестиций и ценных бумаг, однако их использование не целесообразно для компании «Верес». Во-первых, потому, что компания не является специализированным предприятием по представлению услуг инвестирования на фондовом рынке, во-вторых, потому, что у компании уже есть налаженная система информационного управления, которая помогает на протяжении последних пяти лет компании успешно функционировать. В связи, с вышеизложенным решено разрабатывать АРМ на основе системы 1С.

1.2 Организационная структура управления предприятием

Предприятие имеет следующую организационную структуру, представленную на рисунке 1.1. Общая численность персонала – 54 человека, в том числе – 2 человека, занимающихся ИТ-обеспечением деятельности компании, которые находятся в подчинении Технического директора компании. Это – инженер-программист и специалист общего профиля.

Отдел маркетинга

Цех по производству витражей

Генеральный директор

Заместитель генерального директора

Технический директор

Руководитель отдела маркетинга

Главный бухгалтер

Руководитель отдела дизайна

Руководитель службы доставки

Бухгалтерия

Отдел дизайна

Служба доставки

Рисунок 1.1 Организационная структура компании «Верес»

Организационная структура управления «Верес» не очень сложна, это связано, прежде всего, с формой организации компании. Такая структура не предполагает большую численность аппарата управления.

Органами управления «Верес» являются:

- общее собрание собственников;

- генеральный директор.

Высшим органом «Верес» является общее собрание его владельцев. Руководство текущей деятельностью «Верес» осуществляется единоличным исполнительным органом - генеральным директором (руководитель). Права и обязанности генерального директора определяются Уставом и Положением о генеральном директоре.

К компетенции генерального директора относятся все вопросы руководства текущей деятельностью, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции общего собрания Общества.

В рамках структуры «Верес» протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. С этой позиции организационная структура - это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации.

Структура управления оказывает огромное влияние на все стороны управления, т.к. связана с ключевыми понятиями менеджмента - целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, полномочиями людей. Поэтому менеджеры всех уровней «Верес» уделяют огромное внимание принципам и методам формирования структур, выбору типа или комбинаций типов структур, изучению тенденций их построения, оценке их соответствия решаемым целям и задачам.

Учитывая основные цели деятельности, выраженные в обеспечении рентабельности, обеспечении устойчивости на рынке, разработке новых видов продукции, организационная структура управления «Верес» выстроена в линейно-функциональную структуру.

Существующая структура в настоящее время несет в себе недостатки, которые ранее не являлись определяющими, но в изменившихся экономических условиях стали серьезными и требующими немедленного устранения.

Основными из них можно назвать:

- развитие скорее «узких» специалистов - технарей, нежели управляющих (менеджеров): для «Верес» это привело к тому, что практически на всех руководящих должностях работали высококлассные и опытные технические специалисты, однако не все из них хорошо освоили новую для себя специальность - менеджер (профессиональный управленец);

- ответственность за финансовые результаты «Верес» в целом несет исключительно руководитель, а критерием оценки деятельности руководителей большинства структурных подразделений является физический объем произведенной продукции, для непроизводственных - решение инженерно-технических задач и т.п.

При этом они стремятся дистанцироваться от ответственности за финансово-экономические результаты деятельности подразделения, и, кроме того, традиционная система внутрифирменного учета просто не позволяет эти результаты объективно оценивать;

- структура «сопротивляется» расширению профильности производства и диверсификации деятельности;

- руководители специализированных подразделений ориентированы на рутинную текущую работу;

- большинство структурных подразделений «Верес» по типу своей деятельности (внешней активности) не ориентировано на реальный рынок и не учитывает его потребностей.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов.

Операции по реализации ценных бумаг отражаются в бухгалтерском учете с помощью документа "Продажа ценных бумаг". В документ вводится информация о месте сделки и контрагенте, виде, наименовании, количестве и стоимости ценных бумаг и другие данные. Для облигаций указывается сумма накопленного купонного дохода. Можно ввести сумму комиссии биржи, которая уменьшает прибыль от продажи ценных бумаг. Списание ценных бумаг в системе происходит согласно методу, определенному учетной политикой компании - FIFO или LIFO.

Планирование ресурсов производства на любом предприятии опирается на общий бизнес-план работы предприятия. Данную деятельность можно определить как общую схему планирования и управления предприятием (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 Общая схема управления и планирования на предприятии.

Построим контекстную диаграмму представляющую всю систему в виде простейших компонентов. Данная диаграмма отображает назначение (основную функцию) системы и необходимые входные и выходные данные, управляющую и регламентирующую информацию, а также механизмы.

Рисунок 1.3 Контекстная диаграмма системы АРМ.

Рисунок 1.4 IDEF0 по внедрению АРМ

Цель внедрения таких систем сводится к получению положительного экономического эффекта, который заключается в следующем:

• Сокращение циклов производства и циклов выполнения заказов

Вследствие этого производство более оперативно реагирует на изменения спроса и улучшается обслуживание заказчиков, то есть повышается конкурентоспособность предприятия.

• Повышение ритмичности производства

Этот эффект объясняется повышением качества (в том числе, за счет возможности автоматического составления планов на основе производственных прогнозов) и детальности календарного планирования, а также совершенствованием диспетчеризации прохождения производственного заказа. Немалую роль в повышении ритмичности производства играет планирование загрузки производственных мощностей.

• Рост производительности труда
• Значительное сокращение непроизводственных затрат

Диаграмма деятельности ОАО «Верес»

Данная диаграмма представляет собой блок-схему, которая наглядно показывает, как поток управления переходит от одной деятельности к другой.

Рисунок 1.5 Диаграмма деятельности

Диаграмма прецедентов, которая позволяет определить действующих лиц, их взаимодействие с системой и ожидаемую функциональность системы.

Рисунок 1.6 Диаграмма прецедентов

Глава 2. Техническое и программное обеспечение

2.1 Структура и состав комплекса технических средств и конфигурация сети

Говоря об основных преимуществах СУБД MS SQL, следует отметить как результат их внедрения улучшение обслужива­ния клиентов (иначе говоря, возросший уровень сервиса) — от 15 до 26%, снижение уровня запасов — от 16 до 30%, рост эф­фективности работы производственных подразделений — от 11 до 20%, снижение затрат на закупку — от 7 до 13%.

Тем не менее, не весь мир пользуется СУБД MS SQL. Причиной это­му является отсутствие определенных характеристик произ­водственной системы, без которых успешное внедрение СУБД MS SQL маловероятно. Желательными характеристиками для внедре­ния СУБД MS SQL являются следующие свойства производственных систем:

1. эффективная компьютерная система;
2. точная информация о спецификациях продуктов (ВОМ) и состоянии запасов на предприятии для готовых про­дуктов и их компонентов, материалов и сырья;
3. ориентация на производство дискретных продуктов, из­готавливаемых из сырья, деталей, узлов и сборочных единиц, проходящих в процессе своего изготовления через многие производственные операции;
4. длительность циклов обработки;
5. надежность устанавливаемых длительностей производ­ственных и закупочных циклов;
6. достаточность главного календарного плана, фиксируемого на период времени, для заказа материалов без из­лишней спешки и путаницы;
7. поддержка и участие верхних уровней управления предприятием (топ-менеджмента).

Отсутствие первых двух условий представляет большую про­блему при реализации СУБД MS SQL на практике, и их обеспечение требует весьма значительных затрат времени.

После уточнение и согласования исходных требований бизнеса «Верес» к ИТ, было выявлено 5 самых важных требований бизнеса, а также 6 менее важных.

Самые важные требования бизнеса к ИТ:

1. внедрение интегрированной системы управления финансами;
2. улучшение автоматизации управления логистикой;
3. интеграция информационных систем между собой;
4. повышение надежности работы ИТ;
5. внедрение учета товара по штрих-кодам.

Важные требования бизнеса к ИТ:

1. увеличение доли продаж через Интернет;
2. оптимизация затрат на ИТ;
3. разработка ИТ стратегии;
4. описание бизнес-процессов компании;
5. внедрение процессного подхода;
6. постановка проектного управления в ИТ службе.

Согласно стандарту CobiT проанализируем ИТ-сервисы компании «Верес»: какие ИТ-программы имеются в компании, для чего они используются и насколько эффективно. Исходя из архитектуры бизнеса, компания «Верес» использует различные информационные системы, которые частично или полностью автоматизируют ее производственную и финансово-хозяйственную деятельность. Рассмотрим текущее состояние автоматизации деятельности компании (табл. 1.1):