Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Работа с кассой).pdf
Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 40
Скачиваний: 2
-Ведомости по начислению и выдаче заработной платы.
-Банковские документы.
-Служебная записка командированного сотрудника или лица, приобретающего материальные ценности, с разрешительной надписью руководителя.
-Приказ или распоряжение на выдачу наличности.
Основные требования к содержанию приходных и расходных кассовых ордеров можно найти в постановлении Госкомстата РФ № 88. Все сформированные документы фиксируются в книге кассира формы КО-4. В дополнение к ней может оформляться журнал регистрации по форме КО-3, а также регистр учета поступивших и выбывших к другим кассирам средств КО-5.
Кассовые документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Если это электронный вид, то обязательно должна быть цифровая подпись. Законодательство считает допустимым внесение корректировок в любые кассовые документы, за исключением приходных и расходных ордеров.
Для чего нужен кассовый ордер? Это первичный бухгалтерский документ, который используется для оформления поступления или выдачи денежных средств в кассу организации или ИП. Таким образом, понятно, что какое либо наличное денежное поступление оформляется кассовым ордером.
Внесение наличных денежных средств из кассы не допускается на банковские счета других организаций, так как это уже безналичный учет денежных средств.
Ранее было использовано «лимит кассы».
Лимит кассы- это максимальная сумма денежных наличных средств, которая может оставаться в организации после выведения в кассовой книге остатка на конец дня. Все наличные денежные средства сверх лимита должны сдаваться в банк в тот же день [указания ЦБ от 11 марта 2014 года № 3210-У(далее-Указание)].Это делается, в первую очередь, для избежания штрафных санкций:
-для организации от 40 т.р до 50 т.р
-для директора от 4 000 до 5 000 руб.
Пример: В компании ООО «Манхеттен» есть внутренняя проверка-служба безопасности, которая проверяет работу кассира и правильное оформление всех документов при поступлении или выдаче денежных средств из кассового аппарата. В регламенте работы кассира прописано, что при лимите в кассовом аппарате более 10 000 рублей, кассир обязан производить инкассацию директору, при этом в кассе должен быть РКО(расходный кассовый ордер).Если инкассация не была проведена вовремя, то сотрудник службы безопасности штрафовал кассира, что было прописано в регламенте работы. Это делается не для того, что проучить сотрудника или в каких-либо других целях. Это делается для того, чтобы избежать неприятных ситуаций, так как касса в предприятии является самым уязвимым местом.
Можно сделать небольшой вывод:
В каждой организации, будь то оно крупное или совсем маленькое предприятие, обязательно есть материально-ответственное лицо, которое отвечает за денежный поток в кассовый аппарат. Можно сказать, что учет наличных денежных средств в кассе является не только «лицом» предприятия, но и экономическим показателем, так как проведя статистику поступления, можно в дальнейшем понимать, как поступают деньги, на что они уходят, а также проводить анализ, что в дальнейшем помогает предприятию развиваться.
Глава 2. Учет кассовых операций. Правильное оформление
2.1. Иностранная валюта и работа с ней
Как было сказано раннее кассовые операции- это потоки движения денежных средств, которые делятся на входящие (поступление в кассу) и исходящие (выдача этих средств).
Также раннее было сказано, что любые денежные наличные средства, поступающие в кассу должны правильно оформляться.
Каждый приход в кассу оформляется каким-либо документом.
Деньги также могут приходить и в иностранной валюте. В организации устанавливается специальная касса, где есть лимит по иностранной валюте. В такой кассе обязательно должны быть справочники и материалы по работе с иностранной валютой. Также специальные чеки на иностранном(английском) языке.
Если деньги поступают в иностранной валюте, а специальной кассы нет, то такие деньги не должны приниматься в кассовый аппарат. У кассира, работающего с такой кассой, обязательно должны быть примеры иностранной валюты. Если у кассира есть сомнения в подлинности ,то кассир вправе отказаться от приема таких денежных средств. Фальшивые денежные знаки, принятые кассиром и вызывающие сомнения, клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк.
Точно также проверяются наличные средства в рублях. У кассира обязательно должны быть примеры всех денежных банкнот. Обязательно нужно отслеживать изменения в денежных знаках, а также новые денежные банкноты(200 рублей и 2000 рублей).Для таких случаев есть специальный аппарат для проверки денег.
Например:
В ресторан пришел клиент. После того, как он попросил счет, оказалось, что у него только иностранная валюта. В этом ресторане нет специальной кассы. В таких случаях есть несколько вариантов. Во-первых, он может рассчитаться по карте. Во-вторых, он может сначала разменять деньги, потом оплатить счет.
2.2.Оформление документов
Теперь более подробно стоит рассмотреть какие бывают документы и как правильно их оформить:
-кассовая книга(журнал кассира-операциониста) КМ-4;
-приходный ордер(ПКО);
-расходный ордер(РКО);
-книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств(КО-5);
-расчетно-платежная ведомость;
-платежная ведомость.
Исключением по оформлению документов являются индивидуальные предприниматели. Они могут не оформлять приходные и расходные ордеры, а также кассовую книгу.
1)Кассовая книга
Необходима для учета денежных средств. Бывает как в бумажном, так и в электронном виде. В кассовой книге должны быть пронумерованы все листы. На обложке сзади наклейка с подписью главного бухгалтера, печать и нумерация, а также прошивка. Таким образом, кассовая книга должна быть подготовлена до ее последующего заполнения. Каждый день в такую книгу заносится запись кассира или материально ответственного лица. Каждый день после заполнения материально ответственного лица или кассира подпись ставит главный бухгалтер или руководитель предприятия. Записи в кассовую книгу ставятся на основании кассовых документов. Записи должны быть только синей шариковой ручкой без исправлений и зачеркиваний. Проверку осуществляет главный бухгалтер или непосредственный руководитель(Рисунок 6)
Рисунок 6.ЖКО(кассовый журнал).
Что должно быть в кассовой книге?
1.Обязательно дата на момент закрытия дня(по Z-отчету).
2.Номер отдела, если есть подотделы или секции. Чаще не заполняется.
3.ФИО,кто заполняет документ. Это обязательно материально ответственное лицо(в основном кассир).
4.Порядковый номер. Каждая запись- новый номер по порядку(также по Z-отчету).
5.Показания контрольного счетчика. Рекомендовано не заполнять, так как налоговая не обращает на эту строку внимания и существует много разногласий по этой графе.
6.Показания суммирующих денежных счетчиков на начало смены. Это необнуляемый итог на конец предыдущей смены(Z-отчет за предыдущий день).Эта сумма должна совпадать с закрытием смены предыдущего дня.
7.Подпись кассира. Обязательна. Или должна стоять подпись материально ответственного лица, кто открывал смену(например, администратор).
8.Подпись администратора. В случае, если кассира нет, то администратор ставит подпись как в 7 пункте, так и в 8.
9.Показания суммирующих денежных знаков на конец смены(Z-отчет).
10.Сумма выручки за рабочий день по ККМ. Очень важно понимать, что эта сумма берется из разницы столбца 9 за минусом столбца 6,если по отчету нет этой цифры. Если эта цифра не совпадает, то была допущена ошибка.
11.Фактическая наличная сумма без учета кредитных средств. Рассчитывается так: графа 11=графа 10-графа 13-графа 15.
12.Количество чеков, оплаченные по банковским чекам. Это отражается в Z-отчете банковского терминала.
13.Сумма,оплаченная по документам.
14.Общая сумма за смену(наличные+ кредитные).Если не было возвратов, то эта сумма равна 10 пункту.
15.Сумма денег, возвращенная покупателем. Эта сумма оформляется по КМ-3(акт возврата).Кассовый чек на возврат не пробивается.
16.Подпись на конец рабочего дня. Обязательно подпись ставит кассир или администратор каждый день.
17.Подпись на конец рабочего дня администратора.
18.Подпись на конец рабочего дня руководителя(при его отсутствии ставит подпись главный бухгалтер).
Например: Закрытие ресторана, смена закончилась. Чтобы написать в кассовую книгу выручку, нужно сделать закрытие смены(Z-отчет).Прежде, чем закрыть смену, нужно сделать X-отчет, который можно делать сколько угодно. Кассир делает Х-отчет, сверяется с общими данными и, если все сходится, то можно закрывать смену. Смена закрывается только один раз за сутки. На основании Z-отчета записываются данные в кассовую книгу. Если кассир или материально ответственный человек заполнил с ошибкой кассовую книгу, то он зачеркивает всю строку и заполняет на следующей строке все заново. Ошибку, которую допустил кассир, подписывает и сверяет главный бухгалтер или руководитель. Обязательно ставится дата и подпись, а также фраза «верить исправленному».Кассовая книга подписывается руководителем или главным бухгалтером каждый день, за исключением выходного дня.
2)Приходный кассовый ордер. ПКО(Рисунок 7).
Это документ первичного бухгалтерского учета, с помощью которого осуществляется прием денежных средств в кассу предприятия. Форма бланка утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88 с кодом по ОКУД 0310001.Ордер состоит из двух частей: сам приходный ордер и отрываемая квитанция. Заполняется в одном экземпляре. Отрывная часть отдается лицу, который вносит деньги в кассу в качестве факта их поступления. Не отрывная часть до конца смены хранится в кассовом аппарате. Перед тем, как попасть в кассу, ордер должен быть заполнен и зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. На ПКО обязательно должна быть подпись главного бухгалтера или уполномоченного лица с расшифровкой, регистрационный номер, дата, печать предприятия, сумма денежных средств и основание, на котором они были зачислены.Ошибки не допустимы. Примером может служить внесение денег в кассу для выплаты зарплаты.
Рисунок 7.Приходный кассовый ордер.
Например:
Директор организации вносит в кассу 134 000 рублей для выплаты заработной платы, поступивших из банка. Кассир на основании этого должен выписать приходный кассовый ордер, где отрывную часть квитанции отдает обратно директору, а в кассу кладет квитанцию. По квитанции видно, что заполняется:
-юридическое название организации, от которой поступила денежная сумма;
-дебет и кредит;
-сумма;
-номер и число приходного кассового ордера;
-от кого приняты денежные средства (юридическое название фирмы);
-форма по ОКУД и по ОКПО(можно найти в реестрах государственной статистики);
-основание;
-сумма прописью;
-подписи главного бухгалтера и кассира.
На отрывной квитанции заполняется:
-юридическое название фирмы, на которую поступают денежные средства;
-номер и число приходного кассового ордера;
-ФИО, от которого принимались денежные средства;
-основание поступления;
-сумма цифрами и прописью;
-подписи главного бухгалтера и кассира;
-место печати.
Таким образом, это правильное оформление документа, при котором сразу видно кому и на каком основании выданы денежные средства.
3)Расходный кассовый ордер.
Один из бухгалтерских документов, который оформляется при выдачи наличных денежных средств из кассового аппарата. Денежные средства могут выдаваться на разных основаниях. Расходный кассовый ордер остается в кассе, так как денежные средства вынимаются из кассового аппарата.
Например, на выплату поставщику нужно выдать наличные средства за привоз товара. В данном случае выписывается расходный кассовый ордер(рисунок 8).
Рисунок 8.Расходный кассовый ордер.
В расходном кассовом ордере обязательно должны быть позиции:
-юридическое название организации, которое выдает;
-дебет и кредит;
-форма по ОКУД и по ОКПО(можно найти в реестрах государственной статистики);
-номер документа и дата заполнения;
-юридическое или физическое лицо, которому выдают;
-обязательно основание;
-сумма цифрами и прописью;
-подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира.
На данном примере (рисунок 5) видно, что денежные средства из кассового аппарата получают по доверенности. Доверенность обязательна должна при себе.
Можно также сделать вывод, что денежные средства из кассового аппарата обязательно выдаются на каком-то основании и оформляется по расходный кассовый ордер.