Файл: Экспертиза ценности документов.pptx

Архивное дело в суде

Тема: Экспертиза ценности документов

• 1. Определение источников комплектования.
• 2. Организация комплектования.
• 3. Передача дела на хранение в государственный архив.
• 4.Экспертиза ценности документов.

ЛИТЕРАТУРА

ЛИТЕРАТУРА

• Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебное пособие для сред. проф. образования / Под ред. В.П. Козлова. М.: Академия, 2006.
• Организация работы аппаратов судов общей юрисдикции по обеспечению судебной деятельности: Научно-практическое пособие / под ред. В.В. Ершова. М.: РАП. 2011.
• Организация судебной деятельности: Учебник/ под ред. В.В. Ершова. М.: РГУП, 2016.
• Организация работы арбитражного суда: методическое пособие. М., 2010.
• Чвиров В.В. Судебное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: РГУП, 2016.
• Шульгина М.В. Архивоведение: Учебное пособие. Архангельск , 2014
• Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. М.: Росархив, 2016.

• Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
• Приказ Министра культуры № 558 от 25.08.2010 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
• Приказ Министерства культуры от 18.01.2007 № 19 (в ред. от 16.02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9.06.2011 № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»;
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56 (ред. от 16.07.2019). «Об утверждении инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции»;

---

Историческая справка

Вопрос 1. Определение источников комплектования.

Источники комплектования архивов в судах

Российской Федерации

Номенклатура дел предназначена для:

• Группировки исполненных документов в дела
• Систематизации учета дел( порядок расположения заголовков в номенклатуре)
• Упрощения и ускорения поиска документов
• Надежного хранения документов
• Определения сроков их хранения

• Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в структурных подразделениях судов судебной системы Российской Федерации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме

Номенклатура дел

• Наименование разделов - в соответствии со штатным расписанием.
• При небольшом объеме секретных документов и в случае нестабильной структуры – разделами становятся управленческие функции.
• Для утвержденной номенклатуры заводится специальное дело, наряд за соответствующий год.
• Это дело предусматриваются в номенклатуре в разделе делопроизводства.
• В целях унификации и упрощения поиска рекомендуется разработать и утвердить у председателя суда перечень делопроизводственных индексов

Составление номенклатуры дел

В дела группируются документы текущего года.

Тома дел вносятся в номенклатуру по мере их заведения и с указанием фамилии исполнителя, ответственного за ведение дела (тома).

Переходящие дела заводятся в строго ограниченном количестве, вносятся в номенклатуру дел каждого года за одним порядковым номером в течение всего срока, необходимого для решения этих вопросов, с отметкой об этом в номенклатуре дел истекшего года

«Переходящее, ведется с _____года».

Заведение дел, нарядов

• Дела заводятся только по мере поступления документов на подшивку.
• Дата заведения дела должна соответствовать дате подшивки первого документа.
• Дата окончания дела должна соответствовать дате заполнения заверительного листа.
• В дела подшиваются только исполненные и правильно оформленные документы.

---

Заголовки дел

• Заголовки дел располагаются в определенной последовательности.

Рекомендуется :

• Документы вышестоящих органов
• Дела организационных документации
• Дела распорядительной документации
• Дела плановой документации
• Годовые, квартальные, месячные переписки
• Вышестоящие, сторонние, подведомственные

Систематизация документов в деле, наряде

При составлении заголовков дел следует учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности

Основные принципы систематизации

• Вопросно-логический (запрос-ответ)
• Хронологический документы располагаются в хронологии событий)
• Нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов)
При систематизации каждой группы документов используется свой принцип (распорядительные – по видам и хронологии, протоколы – по хронологии и номерам, приказы – по л/с и основной деятельности, планы, отчеты, сметы отдельно от их проектов и т.д.)

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело

• Номинальный – вид документа (приказ)
• Предметно- вопросный – по какому вопросу
• Корреспондентский признак - (переписка с кем?)
• Авторский признак – переписка с автором
• Хронологический признак – указывается за какой период
• Географический признак – группа авторов, объединенных местонахождением
• Копийность (Для дел с распорядительными документами)

Заголовки должны быть сформулированы довольно кратко, но при этом упомянуто как можно больше признаков

Вопрос 2. Организация комплектования



Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утверждена Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56.

 Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов,

---

а также определяет ПРАВИЛА







составления номенклатуры дел суда;

составления описей дел (описей электронных дел) суда, судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда;

оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда

передачи дел (электронных дел) в архив суда;

определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение;

ведения учета архивных дел;

оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда

передачи дел (электронных дел) в архив суда;

определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение;

ведения учета архивных дел.

Вопрос 3. Передача дела на хранение в государственный архив.

Дела общего делопроизводства постоянного срока хранения

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена

Продление сроков хранения документов в архиве суда допускается

• по истечении сроков их временного хранения в архиве суда (15 лет)
• передаются на постоянное хранение в государственный архив при наличии соответствующего договора

• при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов, при угрозе утраты (уничтожения) документов

• по письменному разрешению государственного архива в случае необходимости практического использования документов судом

Вопрос 4. Экспертиза ценности документов

при определении сроков хранения судебных дел

в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными уполномоченными органами в области архивного дела

проводится на основе действующего законодательства

Экспертиза ценности судебных дел и документов

оценки их юридической, исторической и иной значимости

Принцип историзма

Принцип всесторонности

отбора на государственное хранение

Проверка правильности отнесения документов к делам, в процессе формирования дел

Деятельности по экспертизе ценности документов

Оценка документов в процессе их образования в структурных подразделениях судов.

---

Оценка документов при подготовке к передаче дел в архив

Оценка документов в архиве суда при составлении актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

Оценка документов в архиве суда при окончательном отборе документов на постоянное хранение в процессе комплектования государственных архивов.

на основании Примерного положения об экспертной комиссии

для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов

в составе не менее 3 человек

по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Экспертные комиссии в судах Российской Федерации

создаётся приказами председателей судов

Функции Экспертной комиссия суда:

дает заключения о характере документов для определения сроков хранения

организует деятельность суда по ежегодному отбору документов для дальнейшего архивного хранения и уничтожения;

осуществляет методическое руководство деятельности по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению

рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу долговременного хранения;

рассматривает и выносит на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ проекты номенклатуры дел

оказывает содействие и методическую помощь судьям, работникам аппарата суда, проводит консультации и учёбы по вопросам организации архивного делопроизводства в суде

При уничтожении единиц архивного хранения в судах необходимо соблюдать следующие правила:

• дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а \также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию);
• электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

---