Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия на примере гостиницы «Сретенская».pdf

Процесс управления предприятием был впервые разделен на этапы Анри Файoлем в 1914г. и в настоящее время включает cледующие основные стадии: планирование, организация, мотивация и контроль.

Планирование на предприятии необходимо для того, чтобы сформировать основные цели и определить пути их достижения, организация – оптимально распределить работу среди подчиненных, мотивация – создать условия и желания у людей для совместной работы по достижению целей компании, а контроль – оценить реальность поставленных целей и выяснить, каких результатов предприятие смогло достичь. Таким образом, процесс управления предприятием подразумевает, что функции контроля и планирования взаимосвязаны – благодаря контролю пересматриваются цели организации.

Coдержание функции контрoля в конкретной cитуации определяется структурой и содержанием других функций управления (планирования, организации, мотивации). В тo же время принятая система контроля будет влиять на coдержание cиcтем планирования, организации деятельности, мотивации.

Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

Связь кoнтроля с функцией oрганизации прoслеживается в решении прoблемы централизации - децентрализации и устанoвлении субъекта и oбъекта кoнтроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным уровням иерархии.

Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.

Контроль деятельности предприятия должен осуществляется посредством выявления отклонений между фактическими показателями и плановыми. Формирование плановых показателей деятельности предприятия – это основная функция бюджетирования (бюджетного планирования) По определению, бюджет – это детализированный план деятельности предприятия, а контроль деятельности предприятия, по сути, представляет собой контроль исполнения бюджета.

Процесс контроля деятельности предприятия должен включать следующие этапы:

1. Определение ответственных за исполнение статей сметы доходов и расходов предприятия. Практика показывает, что привлечение всех сотрудников предприятия для контроля за деятельностью предприятия является нецелесообразным. Достаточно закрепить за основными статьями расходов и доходов предприятия ответственных, которые и будут анализировать динамику отклонений.

2. Формирование набора индикаторов для анализа деятельности предприятия. Контроль каждой цифры сметы расходов и доходов может потребовать не только больших затрат предприятия, но и окажется неэффективным, поэтому для контроля деятельности предприятия необходимо использовать ряд индикаторов, посредством которых будут наглядно прослеживаться все благоприятные и неблагоприятные изменения происходящие на предприятии;

3. Подбор необходимой информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и представление ее в удобной для анализа форме;

4. Определение отклонения факта от плана путем сравнения соответствующих показателей. Отклонения различают следующие: абсолютные, относительные, селективные, кумулятивные, отклонения во временном размере;

5. Анализ отклонений и выявление причины их возникновения. Все причины можно разделить на две группы:

• внешние и внутренние факторы деятельности предприятия: (например, изменения положения предприятия на рынке, увеличение цен на сырье или энергоносители, вынужденные простои предприятия, форс-мажор и прочее);
• использование в процессе планирования или анализа некорректных данных (умышленное или связанное с некомпетентностью);

6. Принятие решения о корректировке сметы доходной части и расходной части или ужесточении за контролем её исполнения.

Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаружить недостатки в деятельности предприятия, но и вовремя принять меры к их устранению. Четкое следование вышеперечисленным этапам позволяет правильно организовать систему контроля деятельности предприятия. Контроль направлен на постоянное совершенствование деятельности предприятия, что является необходимостью современных предприятий.

Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

Основными причинами необходимости контроля являются:

• неопределенность, сложность и динамичность среды;
• предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;
• поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Результаты контроля являются необходимым условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

Эффективное сoчетание различных видoв контрoля с учетом параметрoв внешней и внутренней среды - залoг успеха функциoнирования организации.

1.3. Принципы эффективного контроля

Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

В управленческом контроле направление основной цели заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления предприятием:

1) корреспонденция деятельности организации целевым установкам, ориентирам и стратегии;

2) финансовая устойчивость организации с экономической, рыночной и правовой позиции;

3) нормативное использование и сохранность ресурсов и потенциала организации;

4) соответствующий уровень и точность (правдивость) первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

5) показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации — наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

6) рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

7) соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур — положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

8) соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления. Результативность контроля характеризуется зачастую экономией потерь (ущерба), обусловленной функционированием системы, иными словами: разницей между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии.

Эффективный контроль индивидуален для каждого предприятия, он нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

Контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его - быть понятной. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что делается это объективно. Поэтому нецелесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми.

Желательно избегать чрезмерного контроля над людьми в целом, тем более из недоверия, так как кроме пустой траты средств и лишних эмоций, это ничего не дает.

Выполнение работы нужно контролировать, хотя и не обязательно скрупулезно, и если она не сделана, разобраться, почему так произошло. С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность являются признаком безразличного отношения руководства к людям и делам организации.

Чтобы контроль был эффективным, т.е. обеспечивал достижение целей организации, он должен обладать следующими свойствами:

• иметь стратегическую направленность, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их
• быть ориентированным на результаты, т.е. помогать организа­ции достигать поставленных целей и формулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем
• быть своевременным. Для всего этого необходимо: во-первых, определить наиболее подходящий временной интервал контроля, учитывающий временные рамки основного плана, скорость изменений, а также затраты на проведение измерений и распространение полученных результатов; во-вторых, обеспечить возможность устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры
• быть гибким, т.е. должен приспосабливаться к происходящим изменениям
• быть простым. Простота контроля обеспечивает лучшее по­нимание его целей и инструментов, а значит и поддержку существующей системы контроля персоналом организации. Кроме того, простые методы контроля более экономичны
• быть экономичным. Затраты на осуществление контроля не должны превышать создаваемые им преимущества. Масштабы контроля должны соответствовать потребностям системы управ­ления в аналитической информации

Используемые средства и методы контроля должны соответствовать контролируемому виду деятельности (предмету контроля).

ВЫВОД

Теоретические аспекты эффективного контроля деятельности предприятия важны для руководителя или любого лица, кто будет производить контроль над тем или иным предприятием. Для того, что процесс контроля оказался в конечном итоге эффективным, нужно подробно изучить все теоретические аспекты, связанные с контролем предприятием.

Теоретический материал подтверждает, что перед процессом контроля предприятия важно изучить и понимать:

• что означает понятие контроля, какие существуют функции и виды контроля
• что такое и какие существуют системы контроля деятельности предприятия
• какие существуют принципы эффективного контроля деятельности предприятия

Без заранее изученных теоретических моментов есть вероятность, что процесс контроля деятельности предприятия окажется неэффективным или же вообще не сможет быть произведен в следствие недостаточной осведомленности контролирующего лица в теоретических аспектах.

Глава 2. Особенности системы контроля на примере гостиницы «Сретенская»

2.1. Система контроля, применяемая в гостинице «Сретенская»

Гостиница Сретенска является бизнес-отелем, который был открыт в 2000 году на улице Сретенка в городе Москве, имеет 4 звезды. Отель работает круглосуточно и является гостиницей среднего класса. Отель, в основном, ориентирован на бизнес-гостей, но учитывая месторасположение, предназначение отеля, сегмент гостей разнообразен. Благодаря хорошему месторасположению- в самом центре Москвы- отель пользуется большим спросом у туристов.

Отель «Сретенская» - имеет 38 номеров различных категорий: стандарт одноместный, стандарт двухместный, стандарт улучшенный двухместный, полулюкс, люкс.

(См. Приложение 2.1 «Категории номеров, комплектация и ценовая политика в гостинице «Сретенская»)

Организационная структура гостиницы и подчинения в гостинице «Сретенская».

Генеральный директор

Главный инженер

Финансовый директор

Коммерческий директор

Главный бухгалтер

Менеджер

Менеджер по продажам

Техническая служба

Охрана

Бухгалтер-калькулятор

Заместитель главного бухгалтера

Горничные

Прачка

Администраторы

В свою очередь генеральный директор и все сотрудники отеля подчиняются управляющей компании «ГОСТ отель менеджент».

Гостиница «Сретенская» принадлежит сети отелей «Русские отели» и находится в подчинении у «ГОСТ отель менеджемент»- управляющей компании.

ГОСТ Отель Менеджмент – это одна из крупнейших российских компаний в сфере гостеприимства, оказывающая полный спектр услуг консалтинга и управления для рекреационных объектов разного формата: