Файл: Системный подход к менеджменту.pdf

К основным факторам, обуславливающим необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации, можно отнести анализ рынка; стратегический анализ, бизнес-планирование и организационную культуру.

Системный подход позволяет использовать различные системные методы для решения комплексных задач в науке, экономике и других отраслях. В этой связи важнейшими задачами системного подходя необходимо выделить следующие:

‒ разработка средств представления объектов как систем исследования;

‒ построение обобщенных моделей системы и их свойств;

‒ исследование структуры теорий систем и системных концепций [8; 14].

Таким образом, системный подход активно используется в управлении организацией, что в первую очередь связано с такими характеристиками систем, как сложность изучаемых объектов и их элементов.

Выделим особенности менеджмента как системы

Элементы системы представляют собой самостоятельную и условно неделимую единица. Их взаимодействие между собой и взаимодействие с внешней средой характеризуется материальными, энергетическими и информационными связями. Пространственно-временные совокупности (агрегаты) элементов, которые взаимодействуют и обладают некоторой целостностью и целенаправленностью, могут быть выделены в функциональные подсистемы. Процесс расчленения системы на подсистемы позволяет выделить иерархическую структуру и рассматривать систему на основе разных уровней ее детализации.

Сложность системы определяет число уровней иерархии, объем информации, которая циркулирует в системе, а также сложность ее структур, число элементов и связей. Совокупностью связей образуется структура системы. Каждой системе свойственен алгоритм функционирования, который направлен на достижение поставленных целей.

Для формализации системы используют модели, которые отражают связи входных управляющих и возмущающих переменных и выходных параметров системы. Большие и сложные системы состоят из совокупности подсистем или малых систем, от которых отличаются количественными и качественными отношениями [5; 16].

Большие и сложные иерархические системы отличаются: наличием общих целей (назначение), целостностью и завершенностью, большими размерами и большим числом выполняемых функций, многоплановостью и разнородностью задач, сложностью поведения и многоплановостью мотиваций, наличием тенденций состязательного, конкурирующего и разнонаправленного характера.

Противоположность в направлении процессов, которые происходят внутри системы, также как и присущая большим системам неопределенность и возможная неточность информации, могут привести к снижению ее эффективности [17; 20].

На рисунке 1 представим иерархически сложную, многоуровневую, многокомпозиционную систему менеджмента.

Внешнее окружение системы состоит из входа, выхода и внешней среды. Входные параметры системы характеризуются материальными, энергетическими, информационными и когнитивными (научные знания) потоками.

Рисунок 1 – Система менеджмента

Выходные параметры характеризуются новыми процессами, продуктами, услугами, прибылью, новыми знаниями работников, ростом производства, освоением новых сегментов и новых рынков, социальной ответственностью, удовлетворенностью работников.

Внутренняя микросреда менеджмента представляет собой организационную, технологическую, социально-психологическую и технико-экономическую среду фирмы [10].

Сложная, большая система – это совокупность подсистем, в которую входят обеспечивающая, научная, управляющая и управляемая многоуровневая, сложная подсистема. Управляющая же подсистема включает меньшие подсистемы, обладающие отношениями соподчиненности в виде иерархической структуры, состоящей из трех основных ступеней. При этом системы, которые относятся к более низкой иерархической ступени и которые действуют совместно, выполняют все функции подсистемы, которая принадлежит следующей, более высокой ступени иерархии [3; 12].

Виды связей в сложных системах даны на рисунке 2.

Рисунок 2 – Виды связей и типы коммуникационных сетей в системе менеджмента: А, В, С, Е, К, М — участники процесса, О — ограничение пропускной способности канала, линии АВ, ВС, СЕ, ЕК, KM, MB — коммуникационные каналы

Управляемая подсистема также состоит из нескольких ступеней иерархии. Главной задачей на первой ступени управляемой подсистемы является оптимальное функционирование ее подсистем (производство, персонал, финансы и маркетинг). Для подсистемы производства характерно сложное сочетание потоков (энергетические, материальные и информационные) и методов их обработки, которые основаны на технико-технологических факторах воздействия.

На рисунке 3 изображена иерархически сложная, трехступенчатая управляющая подсистема [9].

Рисунок 3 – Управляющая подсистема менеджмента

Отличительная особенность производственной подсистемы, являющейся второй ступенью иерархии, – задача оптимальной координации и оптимального распределения потоков, включая новые методы декомпозиции и агрегации типовых технологических процессов первой, низшей ступени иерархии. При этом каждый типовой процесс является малой системой, которая имеет входы, выходы, различные параметры состояния, управления и отклонения от заданной цели [17].

Большинству типовых процессов уже на низшей ступени иерархии характерен низкий уровень детерминированности. Прежде всего это касается подсистемы «человеческих ресурсов». Понятно, что на более высоких уровнях иерархии неопределенность системы возрастает. Поэтому для того, чтобы устранить неопределенность систем необходимо выделить такие задачи управления подсистемами: локальную стабилизацию процессов на всех уровнях иерархии, применение гибких, адаптивных процессов и систем управления, а также новейших методов менеджмента, которые включают анализ прогнозного графа, создание дерева управленческих решений, применение жизнециклического и вероятностного подходов, использование эконометрического, статистического, имитационного и ситуационного моделирования.

К главным методам в процессе управления сложными подсистемами могут быть отнесены эвристическое моделирование, многоуровневая оптимизация. Более применимы эвристические модели в системах управления персоналом, а многоуровневая оптимизация – в системах управления производством и маркетингом.

Рассмотренные управляющая и управляемая подсистемы, также как и подсистема обеспечения, научная подсистема, микросреда фирмы, являются составляющими главной системы – организации как единого целого [16].

Итак, организацию как открытую систему характеризует единство многообразных форм, аспектов деятельности, организационных структур, наличие философии и миссии.

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей (рисунок 4) [6; 13].

Обязательными требованиями, чтобы считать организацию организацией являются:

1. Наличие как минимум двух людей, считающих себя частью данной группы;
2. Наличие как минимум одной цели, представляющей собой желаемый конечный результат или состояние, принимаемой в качестве общей всеми членами данной группы;
3. Наличие представителей группы, намеренно работающих вместе для достижения значимой для всех цели.

Рисунок 4 – Организация как система

Функциональная структура организации представляет собой горизонтальное разделение труда, которое осуществляется путем создания необходимых подразделений, относящимся к сферам производства, маркетинга, финансов, информации, кадров (функциональных областей). В организациях (прежде всего, больших) осуществляется четкое горизонтальное подразделение посредством образования подразделений (служб, отделов, цехов на предприятии или факультетов в университете).

Подразделениями выполняются конкретные задания и перед ними ставятся специфические цели. Благодаря управленческой структуре организации (вертикальному разделению труда) отделяется работа по координированию действий от конкретных самих действий (иерархическая структура организации) [3; 10].

Совокупность внешних факторов, которые влияют на организацию (обычно, которые находятся вне пределов влияния менеджеров), можно разделить на две группы:

1. Внешняя среда косвенного воздействия состоит из факторов, не оказывающих немедленного влияния, но, тем не менее, они оказывают воздействие на организацию: экономические, научно-технические, политические, международные, социально-культурные факторы, состояние природной среды, отношение с местным населением;
2. Внешняя среда прямого воздействия – совокупность факторов, которые влияют на организацию непосредственно: потребители, конкуренты, поставщики материалов и капитала, трудовые ресурсы общества, профсоюзы, законы и службы государственного регулирования (среда прямого воздействия) [2; 12].

Характеристиками внешней среды являются: взаимосвязанность факторов, сложность, подвижность, неопределенность.

С целью выживания, организация необходимо приспосабливаться к изменяющейся внешней среде.

Внутренняя среда организации состоит из кадров, организации управления, производства, финансов, маркетинга, организационной культуры [2; 8].

К функциям организации как субъекта социальной организации относят:

• общественно-продуктивную, связанную с развитием и повышением эффективности производства;
• социально-интегративную, связанную с обеспечением возрастающего соответствия общественных, групповых и индивидуальных интересов членов коллектива;
• регулирование деятельности членов коллектива, самоуправление.

Функции реализуются посредством соответствующих структур: социотехнической, экономической, социальной, административно-управленческой, общественной [9; 14].

Итак, организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Организация представляет собой систему. Обязательными признаками системности являются: структурированность системы, взаимосвязанность составляющих ее частей, подчиненность организации всей системы определенной цели.

2.2. Анализ функционирования системного подхода в современных условиях

В данной работе было проведено исследование организации на основе системного подхода на примере предприятия ИП Попова Н.В. (кафе «Мираж»).

Предприятие, являющееся объектом исследования, имеет следующую организационно-правовую форму – индивидуальное предприятие без образования юридического лица. Наименование предприятия ИП Попова Н.В. (посетителям известен как «Мираж»).

Кафе «Мираж» была открыта 03.03.2012 года.

Миссия предприятия – производство продукции с целью максимального удовлетворения потребностей клиентов.

Основная цель предприятия как социально-экономической системы – получение прибыли.

Цели кафе «Мираж» по направлениям деятельности представлены на рисунке 5.

Основная деятельность – организация питания; организация досуга.

Кафе «Мираж» расположено в месте, где достаточно предприятий офисного типа, за счет невысоких цен блюд быстрого приготовления и учитывая большую проходимость, столовая является рентабельной.

Целевая аудитория: 18-45 лет, сотрудники близлежащих офис-центров.

Концепцию заведения можно выразить следующими положениями: разнообразное меню для взрослых, хороший сервис и демократичные цены, комфорт в центре города.

Рисунок 5 – Цели кафе «Мираж» по направлениям деятельности

Кухня представлена европейскими и русскими блюдами. В меню также имеется выпечка и десерты собственного производства, а также блюдо дня. Представлен широкий ассортимент безалкогольных напитков.

В составе ИП Попова Н.В. числятся следующие работники:

Генеральный директор (1 чел.).

Осуществляет организацию, планирование и координацию деятельности столовой.

Главный бухгалтер (1 чел.).

Осуществляет бухгалтерский учет и составляет отчетность, контролирует своевременное и правильное оформление бухгалтерской документации.

Менеджер (1 чел.).

Осуществляет контроль за рациональным оформлением зала, барной стойки, витрин, и т.д. Осуществляет проверку выписанных счетов и производит расчет с посетителями.

Заведующий хозяйством (1 чел.).

Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений предприятия, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).