Файл: Lab4.doc

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Нажмите кнопку Разрыв страницы на панели элементов.

3. Установите указатель в отчете в положение, в котором следует указать разрыв страницы. Помещайте разрыв страницы выше или ниже элементов управления, чтобы не разбивать данные, выводящиеся в этих элементах управления.

Разрыв страницы обозначается короткой точечной линией на левой границе отчета.

Для того чтобы печатать каждую группу или запись в отчете на отдельной странице, следует включить свойство Конец страницы (ForceNewPage) для заголовка группы, области примечаний группы или области данных.

1.5.2. Нумерация страниц формы или отчета

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выберите в меню Вставка команду Номера страниц.

3. В окне диалога Номера страниц выберите параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц. Доступными являются следующие параметры выравнивания:

• По левому краю - добавляет поле номера страницы на границу левого поля страницы.

• По центру - размещает поле номера страницы по центру между левым и правым полями страницы.

• По правому краю - добавляет поле номера страницы на границу правого поля страницы.

• Внутри - добавляет поле номера страницы на левый и правый края страницы. Нечетные номера страниц печатаются слева, а четные справа.

• Снаружи - добавляет поле номера страницы на левый и правый края страницы. Четные номера страниц печатаются слева, а нечетные справа.

4. Для печати номера страницы на первой странице установите флажок Отображать номер на первой странице.

Номера страниц печатаются с помощью выражения.

1.6. Сортировка и группировка записей в отчете

1.6.1. Группировка записей в отчете

В отчетах допускается группировка по 10 и менее полям или выражениям. Для того, чтобы определить порядок группировки, выполните следующее:

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3. Укажите порядок сортировки данных в отчете.

4. Выберите поле или выражение, для которого задаются параметры группировки.

5. Задайте значения свойств группы, перечисленных в следующем списке. Чтобы создать уровень группировки и определить другие свойства группы, необходимо задать значение «Да» по крайней мере для одного из свойств Заголовок группы (GroupHeader) или Примечание группы (GroupFooter):

• Заголовок группы (GroupHeader). Добавляет или удаляет заголовок группы, определяемой полем или выражением.

• Примечание группы (GroupFooter). Добавляет или удаляет область примечаний группы, определяемой полем или выражением.

• Группировка (GroupOn). Определяет способ группировки значений. Список доступных значений этого свойства зависит от типа данных поля, по которому проводится группировка. При группировке по выражению выводится полный список значений данного свойства.

• Интервал (GroupInterval). Определяет любой допустимый интервал значений поля или выражения, по которому проводится группировка.

• Не разрывать (KeepTogether). Задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице.

1.6.2. Сортировка записей в отчете

1. В отчете допускается сортировка по 10 и менее полям или выражениям. Для того, чтобы определить порядок сортировки, необходимо выполнить следующее:

2. Откройте отчет в режиме конструктора.

3. Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

4. В первой строке бланка выберите в ячейке столбца Поле/выражение имя поля или введите выражение. Поле или выражение, указанное в первой строке, определяет первый (основной) уровень сортировки. Вторая строка бланка определяет второй уровень сортировки и т.д.

5. При заполнении ячейки столбца Поле/выражение в ячейку столбца Порядок сортировки автоматически вводится значение По возрастанию. При сортировке по возрастанию значения сортируются в порядке от «А» до «Я» и от 0 до 9.

6. Для изменения порядка сортировки выберите По убыванию в ячейке Порядок сортировки. При сортировке по убыванию значения сортируются в порядке от «Я» до «А» и от 9 до 0.

1.7. Советы по повышению быстродействия для отчетов

Существует ряд правил, соблюдение которых позволяет повысить скорость печати отчетов:

• Не создавайте перекрывающиеся элементы управления.

• Не создавайте лишние рисунки и другие графические объекты.

• Преобразуйте свободные рамки объекта, в которых выводятся рисунки, в рамки рисунков.

• Старайтесь использовать черно-белые рисунки вместо цветных.

• По возможности, не выполняйте сортировку и группировку по выражениям.

• Индексируйте поля, по которым проводится сортировка и группировка.

• Создавайте подчиненные отчеты на базе запросов, а не на базе таблиц. Включайте в запросы только необходимые поля. Лишние поля замедляют выполнение подчиненных отчетов.

• Индексируйте в подчиненном отчете все поля, связанные с главным отчетом.

• Индексируйте в подчиненном отчете все поля, используемые в условиях отбора.

• Старайтесь не использовать статистические функции по подмножеству. Включите поле в базовый запрос отчета или используйте подчиненный отчет.

• Убедитесь, что базовый запрос отчета оптимизирован.

• Используйте свойство HasData или событие Отсутствие данных (No Data) для присоединения отчета к пустому набору записей или наоборот.

• Проверьте созданные отчеты с помощью анализатора быстродействия.

2. Операции с базой данных

2.1. Скрытие объектов в окне базы данных

1. В окне базы данных выберите объект, который требуется сделать скрытым.

2. Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов.

3. Установите флажок Скрытый и нажмите кнопку OK.

Примечание. Для того чтобы показать все скрытые объекты, выберите в меню Сервис команду Параметры, выберите вкладку Вид, а затем установите флажок Скрытые объекты. Значки скрытых объектов будут отображены как неконтрастные.

Если в меню Сервис выбрать команду Параметры запуска и снять флажок Окно базы данных, то при загрузке окно базы данных останется скрытым.

2.2. Шифрование и дешифрование базы данных

При шифровании базы данных ее файл сжимается и делается недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования.

1. Запустите Microsoft Access без открытия базы данных, т.к. невозможно зашифровать или дешифровать открытую базу данных. В сети попытка шифрования или дешифрования окажется неудачной, если база данных открыта другим пользователем.

2. ВменюСервис выберите команду Защита и подкоманду Шифровать/дешифровать.

3. Укажите имя базы данных, которую требуется зашифровать или дешифровать, и нажмите кнопку OK.

4. Укажите имя, диск и папку для конечной базы данных и нажмите кнопку OK.

Можно указать новое имя или имя, совпадающее с исходным. Если указаны те же имя, диск и папка, а шифрование или дешифрование базы данных выполнено успешно, то исходный файл будет заменен на зашифрованный или дешифрованный. Если же операция приводит к ошибке, то исходный файл удален не будет.

Примечания:

• Если определена защита на уровне пользователей, то для шифрования или дешифрования базы данных необходимо разрешение «Изменение макета» для всех таблиц базы данных. В противном случае попытка шифрования или дешифрования окажется неудачной.

• Шифрование базы данных не препятствует доступу к ней легальных пользователей или групп. Разрешения на доступ к объектам являются частью системы защиты базы данных на уровне пользователей.

• Для выполнения шифрования и дешифрования базы данных необходимо иметь на диске достаточно места для двух версий базы данных, зашифрованной и дешифрованной.