Файл: ТиповойОтчет.doc

4. Разработка алгоритмов и технологии решения задачи

4.1. Разработка технологии ввода и накопления входной информации

При решении нашей задачи будем исходить из того, что условно-постоянная информация (сведения о товарах) уже находится в базе банных (таблица «ТОВАРЫ»). Однако, при изменении в ассортиментном ряду, возможна корректировка данных (удаление или добавление) через форму «Справочник товаров».

По мере поступления счетов-фактур и чеков в отдел маркетинга, происходит ввод данных из этих документов в БД, где они должны храниться. Таким образом, осуществляется накопление необходимой для решения задачи оперативно-учетной информации.

Для составления отчета об объеме продаж за квартал (с разбивкой по месяцам) преобразуем информацию в нужную форму, используя перекрестный запрос для каждого вида оплаты (см. запросы: «БН_» и «НЛ_»). Затем сгруппируем полученные данные для каждого кода товара по месяцам и в целом за квартал (результат см. в запросе «КВ_ОБ»).

На основе запроса «KB ОБ» разработан отчет об объемах продаж за 1 квартал 1998 года (см. отчет «КВ_ОБ» и Приложение 1).

На базе запроса «KB ОБ» составляется отчет о товарах, дающих наибольшую выручку от реализации (см. отчет «РЕНТ-ТОВ» и Приложение 2).

Ниже приведена технологическая схема ввода информации и решения этих задач:

4.2. Определение форм ввода-вывода

Для удобства ввода условно-постоянной информации в БД была создана форма «Справочник товаров», через которую идет пополнение данных в таблице «ТОВАР».

Форма «Справочник товаров»

Информация об объемах продаж поступает в БД через экранные формы, соответствующие формам входных документов: чека и счета-фактуры.

Через экранную форму «ЧЕК» обеспечивается ввод данных в таблицы «ПОКУПАТЕЛИ», «НЛ_ПРОДАЖИ», «НЛ_СПИСОК». На базе этих таблиц построен запрос «НЛ_ЗАКАЗЫ», в котором считается отпускная цена и сумма НДС по каждому номеру артикула, а также итоговая сумма по заказу в целом. Запрос является источником данных для подчиненной формы «Итоговая сумма НЛ заказа», результаты выполнения которого для выбранного счета-фактуры выводятся пользователем после нажатия кнопки «Итоговая сумма заказа» в окне главной формы.

Форма «ЧЕК»

Данные полей «ЧЕК», «Дата», «КодПокупателя» загружаются в таблицу «НЛ_ПРОДАЖИ». Данные полей «Покупатель», «Адрес покупателя», «Телефон», «Факс» - в таблицу «ПОКУПАТЕЛИ» (в поля «Покупатель», «Пок_Адр», «Телефон», «Факс»). Данные из «Подчиненной формы для чека» загружаются в таблицу «НЛ_СПИСОК» (поля «КодАртикула», «Количество»). «Подчиненная форма для чека» связывается с основной по полю «КодЧека». Для подсчета итогового значения по заказу вызывается вторая подчиненная форма для чека «Итоговая сумма НЛ заказа», источником информации для которой является запрос «НЛ_ЗАКАЗЫ». Форма «Итоговая сумма НЛ заказа» связана с основной по полю «КодЧека». Данные о наименовании, цене, единице цены товара поступают в запрос из таблицы «ТОВАР». Результат обработки информации имеет следующий вид:

Подчиненная форма «Итоговая сумма НЛ заказа»

Форма для загрузки данных из документа счет-фактура строится аналогичным образом.

Форма «сч-фактура»

Данные из полей «Счет-фактура», «Дата», «Код покупателя» загружаются в таблицу «БН_ПРОДАЖИ» в поля «Код_СчФактуры», «Дата», «КодПокупателя» соответственно. Данные полей «Покупатель», «Адрес покупателя», «Телефон», «Факс», «Расчетный счет», «Банк», «Адрес банка», «Город», «ИНН» поступают в таблицу «ПОКУПАТЕЛИ». В «Подчиненную форму для чека» вводится код товара и количество и поступают в таблицу «БН_СПИСОК» в поля «КодТовара» и «Количество». «Подчиненная форма для чека» связана с основной по полю «Код_СчФактуры». Таким образом накапливается информация о покупателях и заказах. Чтобы подсчитать итоговую сумму заказа на базе таблиц: «ПОКУПАТЕЛИ», «БН_ПРОДАЖИ», «БН_СПИСОК» составляется запрос «БН_ЗАКАЗЫ», в котором расчитывается итоговая сумма и сумма НДС по каждому наименованию товара и по заказу в целом. Подчиненная форма «Итоговая сумма заказа» вызывается нажатием кнопки «Итоговое значение» в окне главной формы.

Результат выполнения команды приведен ниже:

Подчиненная форма «Итоговая сумма БН заказа»

Подчиненные формы «Итоговая сумма БН заказа» и «Итоговая сумма НЛ заказа» присоединены после составления главной формы и по своей сути являются автономными, т.е. не встроены в главную, а вызываются с помощью элемента управления (кнопки). При закрытии главной формы (и встроенной в нее подчиненной) с помощи кнопки закрытия на панели окна, подчиненные формы «Итоговая сумма БН заказа» и «Итоговая сумма НЛ заказа» остаются активными (если они не были закрытьы перед этим). Для решения этой проблемы были написаны макросы для одновременного закрытия всех форм: Close_ЧEK и Close_ СЧ-ФАКТУРА.

Заключение

Созданная база данных "Сбыт" значительно облегчает работу персонала в отделе маркетинга. Автоматизация обработки информации позволяет сэкономить время на поиск, сортировку и группировку данных.

Разработанные формы "СЧЕТ" и "СЧ-ФАКТУРА" обеспечивают ввод и редактирование информации. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы. Формы доступны не только для ввода, но и для вывода информации. В нашем примере через форму вводятся данные, пополняющие соответствующие таблицы, на основе которых построен запрос расчета итоговой суммы заказа. Результаты запроса выводятся на экран после нажатия кнопки в окне главной формы. Данные из формы могут быть выведены на печать.

Результатом работы отдела является отчет об объеме продаж за 1 квартал 1998 года. Возможности Microsoft Access' позволяют получить красиво оформленные документы, отчеты, материалы для презентации, которые могут понадобиться при ведении бизнеса. Для составления отчета Access представляет такие возможности, как группировка, вычисление промежуточных и общих итогов для набора данных.

ОТЧЕТ

Приложение 1