Файл: «Роль «Электронного Правительства» в системе государственного управления».pdf

К системе также могут подключиться представители бизнеса, при необходимости обмена документами с органами власти и организациями г. Москвы.

С момента запуска проекта число пользователей постоянно растет. На сегодняшний день в системе работает более 58 тысяч пользователей, которые ежемесячно создают около 1,2 млн документов, через городские порталы приходит в среднем 33 тысячи обращений. За 1-е полугодие 2015 года в единой системе электронного документооборота было обработано 8,7 млн документов (9,1 млн в 2014, 4,8 млн в 2013).

На сегодняшний день к СЭД подключены более 2 600 учреждений — Аппарат Мэра и Правительства Москвы, Управления заместителей Мэра Москвы, Департаменты, Комитеты, Префектуры, Управы, территориальные органы, государственные учреждения, а также коммерческие организации взаимодействующие с городом.

Внедрение единой системы юридически значимого электронного документооборота помогло объединить информационное пространство органов исполнительной власти города Москвы: систематизировать и регламентировать процессы документооборота в ведомствах, а также упорядочить работу подразделений с документами.

Реализация такого масштабного проекта является важной инициативой, направленной на централизацию ИТ-инфраструктуры в органах исполнительной власти. Несмотря на объем задач и сопряженные сложности, проект удалось реализовать в запланированные сроки.

2.2. Возможности системы электронного документооборота «Электронная Москва»

Система электронного юридически значимого документооборота позволяет:

1. Создавать, распространять, управлять и архивировать содержание согласно регламентам и правилам заказчика.

2. Обеспечивать автоматизацию обработки содержания документа в течение его жизненного цикла.

3. Осуществлять интеграцию с другими приложениями. Система поддерживает широкий спектр операционных систем, промышленных СУБД, технологических платформ разработки, серверов приложений.

4. Обеспечить единую точку доступа к документам, классификаторам и справочникам.

5. Обеспечить функциональность документооборота с возможностью рубрикации, позволяющей осуществлять индексированный поиск по метаданным и содержанию документов с учетом морфологии русского языка. Система характеризуется эргономичным интерфейсом и обеспечивает гибкость настройки при внедрении и поддержке.

6. Регистрировать документы, формировать дела, вести архив и обмениваться документами между сотрудниками подразделения, а также между структурными подразделениями.

7. Совместно работать с документами, повышая оперативность исполнения поручений.

8. Оперативно находить документ, зная любую из его характеристик.

9. Формировать отчеты для внутреннего и внешнего контроля.

10. Руководителю утверждать проект резолюции и подписывать документ, находясь в любом месте, где есть доступ к интернет (при помощи юридически значимой электронной подписи).

Как работает электронный документооборот в Правительстве Москвы

Входящий бумажный документ сканируется и остается в делопроизводственных службах

Руководители и сотрудники структурных подразделений рассматривают документы только в электронном виде

Для повышения эффективности работы первых лиц используется приложение «Мобильный офис» с возможностью ввода голосовых и графических поручений

Документы внутри организации изначально создаются, согласуются, подписываются и рассматриваются в электронном виде с применением юридически значимой электронной подписи

Документ на бумаге создается только в том случае, когда без него нельзя обойтись (например, при визировании нормативного акта на бланке)

Глава 3. Перспективы использования системы электронного документооборота Правительством г. Москвы

Как уже определили выше, электронный документооборот - реальность, продиктованная временем! В марте 2012 года в составе аппарата Мосгосэкспертизы было образовано новое функциональное структурное подразделение - отдел контроля. Создание данного отдела позволило обеспечить в Мосгосэкспертизе единый порядок документооборота, оптимизировать работу учреждения и систематически осуществлять: - контроль за структурными подразделениями Мосгосэкспертизы по обеспечению ими своевременного исполнения федерального законодательства и законов города Москвы, протоколов комиссий, совещаний и заседаний Правительства Москвы, поручений и распоряжений аппарата Мэрии и Правительства Москвы, Комитета города Москвы по ценовой политике в строительстве и государственной экспертизе проектов и других органов исполнительной власти, приказов, руководителя Мосгосэкспертизы; - контроль за исполнением сроков рассмотрения представленной на государственную экспертизу проектной документации объектов капитального строительства; - контроль выполнения, в части касающейся деятельности Учреждения, протоколов штабов, заседаний, комиссий, совещаний и иных мероприятий, проводимых Правительством Москвы; - непрерывный и постоянный контроль над своевременностью ответов на вопросы, жалобы, заявления, обращения граждан и юридических лиц; - функции по организации делопроизводства в Мосгосэкспертизе; - взаимодействие со СМИ в целях освещения вопросов, касающихся деятельности Мосгосэкспертизы.

Рисунок 3 - Преимущества электронного документооборота

В 2012 году Правительством Москвы для оперативного взаимодействия между органами исполнительной власти, а также подведомственными им организациями, было принято стратегически важное решение - внедрена электронная система документооборота - ЭДО, которая позволила организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками, передачу документов, выдачу поручений, отправку уведомлений и т.п. Мосгосэкспертиза одной из первых была подключена к данной системе документооборота, а сотрудники отдела контроля и группа делопроизводства в его составе получили возможность первыми в учреждении пройти обучение и на практике оценить эффективность и преимущества данной системы.

Электронный документооборот – высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы, как органов государственной власти, так и подведомственных им организаций. Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность работников. Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри учреждения, контролировать порядок передачи сведений существенным образом снизило трудозатраты работников группы делопроизводства, отдела контроля Мосгосэкспертизы.

Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повысил качество работы исполнителей. Благодаря внедренной в Мосгосэкспертизе системе электронного документооборота сокращено рассмотрение всей поступающей корреспонденции с 3-7 дней до 1 дня, а при ежедневном контроле сотрудниками отдела контроля полностью исключены срывы сроков при подготовке ответов на все поручения, поступающие в адрес Мосгосэкспертизы. Использование систем электронного документооборота и хранилищ информации позволило систематизировать и объединять информацию, что облегчило ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных.

Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников. Система электронного документооборота способствовала созданию новой организационной культуры, сделав работу всех работников Мосгосэкспертизы более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволили работникам трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем.

Система позволила существенно повысить в Мосгосэкспертизе эффективность труда при подготовке документов, поскольку единым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство. В подготовке новых документов стали использоваться не только личные или коллективные наработки работников, но и фрагменты или аналитические материалы, полученные на основе исследования всех (при безусловном контроле прав доступа к информации) имеющихся документов.

Это существенным образом повышает эффективность труда и качество подготавливаемых документов. Только технология ЭДО позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний в полном соответствии с представлением этого термина в концепции «управления знаниями». Так же информационные технологии выступают в качестве катализатора, благодаря которому органы исполнительной власти, подведомственные организации и Мосгосэкспертиза в частности перешли на новый уровень взаимоотношений с населением города Москвы, когда государственные служащие напрямую отвечают на запросы граждан посредством сети Internet (через портал, сайт, электронную почту).

Динамичный рост пользователей и количества обрабатываемых запросов привел к увеличению времени отклика системы при обращении к архиву. Чтобы оптимизировать процесс и обеспечить высокую доступность, принято решение внедрить более мощную систему хранения данных.

«Мы протестировали решения нескольких поставщиков, и после ряда пилотов остановились на IBM FlashSystems 820 как наиболее полно соответствующем таким критериям, как производительность, энергоэффективность и стоимость», — отметил Тимур Малин.^[6]

Внедрение комплекса хранения данных позволило сократить издержки на администрирование, ускорить работу системы, а также снизить эксплуатационные расходы в ЦОД за счет меньшего энергопотребления и более плотного размещения дискового пространства в стойке. Также одним из важнейших преимуществ использования IBM FlashSystem 820 являлась бесшовная интеграция в текущую инфраструктуру.

«Положительные эффекты от внедрения были отмечены как со стороны заказчика, так и нашей собственной службой эксплуатации. Для пользователя значительно снизилось время отклика системы, поиск по документам ускорился в десятки раз — сейчас найти документ можно буквально за несколько секунд. Значительно снизилось количество инцидентов. Со стороны нас, как эксплуататоров, мы отметили, что снизились трудозатраты на обслуживание, так как система практически не требует к себе внимания», — рассказал советник технического директора «Электронной Москвы»^[7].

Одновременно с этой системой в Мосгосэкспертизе активно функционирует Электронная канцелярия для автоматизации внутреннего делопроизводства. В данной системе ведется регистрация и систематизация обращений граждан, обращений юридических и физических лиц, не подключенных в настоящее время к системе электронного документооборота. Обе системы крайне важны для обеспечения деятельности Мосгосэкспертизы, несмотря на то, что это требует дополнительного времени со стороны сотрудников. В Мосгосэкспертизе ведется проработка вопроса по оптимизации деятельности в данном направлении. Данный вопрос планируется завершить до конца 2015 года.

Заключение

Подытоживая данную тему курсовой работы необходимо отметить, что внедрение системы электронного документооборота следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота: описания, автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия проекта внедрения. При отсутствии такой поддержки, в лучшем случае, система будет внедрена только в кремах подразделениях предприятия. Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого и проведение необходимой разъяснительной работы.

Термин "документооборот" на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на "комплексный подход к автоматизации документооборота". При этом разнообразие систем чрезвычайно широкой: от систем складского учета к контролю за технологическими процессами.

В данной работе четко и ясно освещены ответы на поставленные задачи. Исследовали целесообразность системы электронного документооборота. Выделены основные преимущества и недостатки по передаче и обработке документов с помощью автоматизированных информационных систем. Визначини назначение и особенности документооборота. Ознакомились с практической реализацией электронного документооборота на примере проекта «Электронная Москва» Правительства г. Москвы.

Внедрения системы электронного документооборота почти во все коммерческие или государственные структуры стало реальность наших дней.