Файл: «Роль «Электронного Правительства» в системе государственного управления».pdf

Введение

Электронный документооборот - высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления. Гарантией успешной работы органов власти всегда эффективная деятельность государственных служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанный на соответствующих технологиях извлечения информации из данных. Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронному документообороту. Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они создают основу решений, обеспечивающих автоматизированный и централизованный обмен знаниями и получают только необходимую информацию из всех доступных источников. Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры в органах власти, сделав работу государственных служащих более легкой, интересной и значимою. Поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их выполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).

Объектом курсовой работы является рассмотрение электронного документооборота: циркуляция документов в учреждении, прием, передача и обработка с помощью автоматизированных информационных систем в муниципальном управлении.

Предметом курсовой работы является сочетание существующей системы и программное обеспечение электронного документооборота в учреждении, на примере БДД «Электронная Москва» Правительства г. Москвы.

Данную тему исследовали такие ученые, как А.В. Ворошилова, Ю.А. Якименко. Особенности электронного документооборота в учреждениях были исследованы такими учеными, как А.В. Чебан, В.Е. Пальчук.

Цель исследования - усвоения знаний основных понятий о системе электронного документооборота, его назначение и особенности, практическая реализация в государственном учреждении.

Поставленная цель определила необходимость решения следующих задач:

- исследовать целесообразность системы электронного документооборота;

- выделить основные преимущества и недостатки по передаче и обработке документов с помощью автоматизированных информационных систем;

- определить назначение и особенности электронного документооборота;

- ознакомиться с практической реализацией электронного документооборота на примере БДД «Электронная Москва» Правительства г. Москвы..

В данной работе были использованы следующие методы: анализ, наблюдение и сравнение.

Глава 1. Теоретические основы системы электронного документооборота

1.1. Назначение и особенности системы электронного документооборота

Электронный документооборот включает в себя создание, обработку, передачу, учет и хранение информации документов осуществляющих на основе использования электронно-вычислительных сетей^[1]. Упорядочение движения документов между группами пользователей или отдельными пользователями организации есть управление электронным документооборотом. Движением документов в электронных системах является не физическое перемещение, а уведомление пользователя о передаче ему прав на изменение, использования и контроль данного файла.

Так как в современные системы электронного документооборота принято включать различные типы файлов: текстовые, табличные, содержащие изображения, видео и аудио данные, Web-документы, для их хранения программируют специальные хранилища либо сохранение производиться в иерархии файловой системы.

Главное назначение систем СЭД – это интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия, организация работы с ними. В системах электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки их исполнения, движение, а также контроль всех версий и подверсий документа^[2].

Внедрение системы электронного документооборота на предприятие повышает эффективность деятельности организации. Возможности такой работы очевидны:

• сокращение затрат на бумажные документы;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;
• ускорение информационных потоков.

Соответственно получаем результат:

• повышение управляемости организации за счет упорядоченности и прозрачности документопотоков;
• повышение скорости и качества принятия решений;
• повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

1.2. Преимущества использования электронного документооборота в учреждении

Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании — как частной, так и государственной.

Рисунок 1 - Внедрение систем электронного документооборота по отраслям

Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП). С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов. Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей, отражаемую на панели руководителя.

Система электронного документооборота не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.

В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

Рисунок 2 - Внедрение СЭД разного класса в России

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

- общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

- кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу, приказ о расторжении трудового договора, приказ о переводе работника на другую работу, личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков;

- архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

- коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня и протоколов;

- управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Решение по автоматизации делопроизводства и контроля исполнения документов позволяет территориально разветвленному предприятию «Главное предприятие - Районные управления» функционировать в едином информационном пространстве. Это обеспечивается созданием на предприятии актуальной центральной базы данных, оперативно обновляющейся информацией из баз данных управлинь.Кожен документ или объект вводится в систему один раз и после сохранения становится доступным всем другим подсистемам.

Для сохранения документов и управления ими, создают электронный архив, учитывая процедуры списания, и уничтожения документов. Электронный архив обеспечивает:

-Создание надежного единого хранилища для документов и знаний, к которому работники и клиенты фирмы должны удобный доступ отовсюду и в любое время

- Aтрибутивного и полнотекстового поиска. Возможность настраивать каждым пользователем индивидуально результаты поиска

-Мгновенный доступ к информации из разных репозиториев с помощью единого запроса. Один вопрос "прозрачно» адресуется хранилищ документов Word /Excel /PowerPoint, файловых систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз данных и Internet /intranet, полностью сохраняя при этом разграничение прав доступа.

Наблюдая за работой службы делопроизводства можно заметить, что документы, которые циркулируют в организации преимущественно официально гозпорядчого характера, хотя вместе с тем циркулирует финансово-учетная, кадровая и отчетная документация. Документы, используемые в работе учреждения: приказы, инструкции, протоколы, положения, уставы, акты, служебные письма, справки, докладная записка, телеграммы, договоры, доклады, пояснительные записки, отчеты, сводки и т.д.

Прежде всего, происходит регистрация входящих и внутренних документов. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и использования в справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетные, статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как те, которые создаются и используются в учреждении и его подразделениях, так и те, которые поступают от других организаций, учреждений и частных лиц. Регистрации подлежат как бумажные, так и магнитные или цифровые носители информации в электронном виде. Регистрация документов в электронном виде осуществляется на общих основаниях с определением наименования носителя: "магнитный диск", "магнитная лента", "оптический диск" и т.д..

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется в общем отделе только один раз: входящие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно регистрируется. Новый исполнитель документа обязан расписаться в его содержании в ведомости учета в общем отделе. При регистрации документа ему предоставляется условное обозначение - регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах группы документов и дополняется индексами подразделения и типа документа.