Файл: «Роль «Электронного Правительства» в системе государственного управления».pdf

При регистрации входящих служебных документов на правом верхнем углу первой страницы ставится штамп с датой регистрации и номером документа. Зарегистрированные документы передаются в день их поступления под роспись в ведомости учета документов не позднее 16 часов соответствующем помощнику для подготовки проектов резолюций и передачи их на рассмотрение Председателю соответствующего отдела. Исполнитель получает документ под роспись в ведомости учета документов. Сведения привлекаются к соответствующей дела, которое хранится 5 лет^[3].

К внутренним документов, подлежащих регистрации в общем отделе Управления делами, относятся такие, которые созданы для использования в учреждении, приказы и распоряжения, протоколы совещаний с участием Главы Администрации, а также заседаний совета, поручения Главы Администрации или другие документы внутреннего использования, имеющие резолюцию Председателя. Внутренние документы регистрируются в том же порядке, что и входящие документы.

Ответственность за правильную регистрацию входящих и внутренних документов и своевременную отправку их адресатам, передачу на рассмотрение руководству, конкретным исполнителям возлагается на общий отдел Управления делами.

К исходящих документов, создаваемых в учреждении преимущественно относятся служебные письма. Итак, прежде всего по отдельной требованием Главы администрации вся исходящая корреспонденция с подписями подчиненных ему должностных лиц может быть предоставлена ему для обязательного согласования. При наличии такого требования, общий отдел не имеет права отправлять исходящую корреспонденцию без наличия штампа установленного образца «Согласовано». Выходные документы в том числу и на ПК обрабатываются общим отделом Управления делами (делопроизводителем) и направляются централизованно в день их получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня. После регистрации печатается ведомость учета исходящих документов. Не допускается передача или передача документов без регистрации в общем отделе (делопроизводителем).

При приеме от исполнителей документов обязательно проверяется правильность написания и оформления документа со всеми их реквизитами, правильность указания адреса, наличие всех необходимых подписей (виз) на документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д.. На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп «Подлежит возврату». В регистрационной карточке указывается регистрационный номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа^[4].

Документы, изготовленные на ПК, направляются с сопроводительным письмом в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранения носителей записанной на них информации. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих условиях (приложение Б).

1.3. Основные системы электронного документооборота

Понять место СЭД в информационной системе предприятия легко на сравнительных примерах наиболее популярных СЭД, представленных в нашей стране.

Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами, является новым решением для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов документов предприятия, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного. Кроме того данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ, на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

С помощью программы «1С Документооборот» можно: осуществлять работу с помощью веб - браузеров, уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота. Кроме того, возможно улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами, обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом, наладить работу пользователей с документами^[5].

Система документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы», – это комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение электронного документооборота в организации.

Программа «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами, оптимизируя бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

СЭД «ДЕЛО» решает, следующие задачи:

– регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями;

– поддержка электронной подписи;

– сортировка документов по реестрам;

– обеспечение работы с партионной почтой (штрих-код);

– создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;

– контроль исполнения поручений;

– создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

– настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;

– обеспечение доступа ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

– перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

– подписание файлов и реквизитов документов ЭЦП, а так же ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

Легкость установки и настройки системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.

Комплексное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству.

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» была представлена на рынке в 1996 году группой компаний «АйТи». В 2011 году произведено последние обновление этого продукта, веден новый интерфейс с приложениями для iPad, которое востребовано руководителями компаний и организаций.

Преимущества СЭД «БОСС-Референт» состоят в наличие технологичной архитектуры, которую поддерживает платформа IBM Lotus, а так же опытность сотрудников фирмы.

Следует отметить и другие преимущества данной системы электронного документооборота.

– Полная автоматизация процессов обработки документов;

– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

– Работа с системой через Lotus и через web;

– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;

– Возможность наращивать масштаб системы при расширение функционала.

Работа СЭД «БОСС-Референт» в органах федеральной и региональной власти улучшает качество оказания государственных услуг, повышает исполнительскую дисциплину, благодаря управляемости бизнес-процессов, делает деятельность государственных структур более открытой, создавая платформу для комплексной информационной системы типа «электронного правительства». Кроме того, происходит уменьшение расходов для обеспечения деятельности органов власти.

Тогда как работа больших холдингов с распределенной архитектурой управления или мелких организации делается более управляемой, ввиду возможности быстро реагировать на изменения рынка. Данное обстоятельство повышает конкурентоспособность фирмы на рынке.

Система «ЕВФРАТ» разработана для автоматизации процессов управления бизнеса, а так же улучшения эффективности документооборота в компаниях всех типов и размеров. Система оптимизирует работу как небольшой локальной организации, например канцелярии, отдела, департамента, так и работу больших холдингов с разветвленной схемой документопотоков. При этом «ЕВФРАТ» не навязывает свои решения, он подстраивается под требования локально-нормативных актов.

После ввода системы электронного документооборота «ЕВФРАТ» появляется воспользоваться следующими преимуществами автоматизации документооборота и бизнес-процессов:

– Полная автоматизация процессов обработки документов;

– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

– Работа с приложениями СУБД (MS Office, MS SQL, Oracle, MySQL, «1С: Бухгалтерия»);

– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

– Работа с документом в графическом редакторе без программирования независимо от вида материального носителя;

– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях по протоколу https;

– Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала.

– Оптимизация бизнес-процессов компании происходит за счет внедрения технологий WorkFlow и BPM.

Таким образом, сделанный выше анализ позволяет прийти к выводу, что в настоящее время на отечественном рынке представлены системы электронного документооборота, произведенные ведущими фирмами. Они успешно конкурируют между собой, так как каждая СЭД обладает соответствующим набором качеств, делающих ту или иную систему удобной в конкретной ситуации. Но потребителю перед лицом такого разнообразия СЭД на рынке приходится делать для себя сложный выбор.

Глава 2. Анализ и оценка системы электронного документооборота Правительства г. Москвы

2.1. Внедрение электронного документооборота в Правительстве г. Москвы

ОАО «Электронная Москва» внедрила единую масштабируемую систему электронного документооборота (СЭД) в Правительстве г. Москвы. В системе реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства, организационно-распорядительного и управленческого документооборота Правительства Москвы.

Система предназначена для организации движения электронных документов с момента их создания до завершения их исполнения. Особое внимание уделяется безопасности и надежности.

Проект стартовал в 2011 году. План работ предусматривал поэтапный ввод системы: запуск пилотного проекта, затем постепенное наращивание функциональности и подготовка к подключению всех комитетов и ведомств.

Первым достижением стал запуск единой системы электронного документооборота в 2011 году в Аппарате Мэра и Правительства Москвы. В 2012 году команда «Электронной Москвы» полностью внедрила СЭД во всех органах исполнительной власти города Москвы. Затем началось внедрение в подведомственных учреждениях органов исполнительной власти города Москвы.

Перед специалистами «Электронной Москвы» стояла амбициозная задача унифицировать и централизовать все процессы документооборота органов исполнительной власти города Москвы. Для этого было решено внедрить единую систему электронного документооборота с централизованной архитектурой.

Важным отличием государственной СЭД является обеспечение юридической значимости документов и работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ.

Весь жизненный цикл служебных документов – оформление, согласование, исполнение – проходит в электронном виде, в том числе с мобильных устройств, что значительно снижает время принятия решений, а также позволяет руководителям оперативно оценивать работу и контролировать своевременное исполнение.