Файл: Организационные структуры (Особенности формирования организационной структуры гостиничного предприятия).pdf

3. Рекомендации по улучшению организационной структуры гостиничного предприятия СО РАН «Золотая долина»

В качестве рекомендации по совершенствованию структуры управления предлагается создание и внедрение интегрированной информационной системы управления гости­ницы.

Автоматизированные интегрированные информа­ционные системы (далее – АИС) на предприятиях гости­ничной индустрии обеспечивают комплексность анали­за деятельности предприятия, выстраивают прогнозы его развития. Основой для принятия решения о выборе конкретной конфигурации АИС является детальный анализ бизнес-процессов (Таблица 3.1).

Таблица 3.1

Алгоритм работы при подборе АИС

Содержание

На этой основе вы­являются основные проблемы системы управления гос­тиничным предприятием, определяется их взаимосвязь, и расставляются приоритеты для программных реше­ний АИС. Составляется детальный перечень измеримых показателей и значений, которых необходимо достиг­нуть после внедрения проекта. Данное описание служит основой для составления требований к информацион­ной системе предприятия.

Процесс установки системы управления АИС в гости­нице требует тщательной технической и психологичес­кой подготовки. Разберем этот процесс на основе опыта компании «Libra International».

Техническая подготовка включает в себя выбор и за­купку соответствующего оборудования, прокладку и те­стирование сетей, подготовку серверной комнаты и класса для обучения пользователей.

Психологическая подготовка – заключается в форми­ровании руководителем гостиницы позитивного ожида­ния установки системы персоналом и готовности к вос­приятию сотрудниками новых знаний, стандартов об­служивания и полной реализации заложенных возмож­ностей в структуре и процедурах гостиницы. Руководст­ву гостиницы и компании-поставщику очень важно гра­мотно выбрать дату «запуска» системы с учетом графика «pre-opening», загрузки отеля (минимум) и сезонного наличия сотрудников (максимум), а также назначить менеджера проекта со стороны гостиницы.

«Внедрение» системы обычно проводится 1-2 техни­ческими специалистами и 1-2 консультантами компа­нии-поставщика и начинается с установки и настройки сервера и компьютерных станций (по количеству рабо­чих мест персонала).

Одновременно производится согласование и конфи­гурация процедур страхового копирования, что являет­ся неотъемлемой частью обеспечения надежности функ­ционирования системы. После тестирования работы оборудования в сети, компьютерные станции временно устанавливаются в подготовленном учебном помеще­нии, и согласовывается график обучения пользователей.

Грамотное составление графика обучения с учетом сменности работы персонала, оптимального количества занятий, групп и учеников в группе, а также хороший уровень посещения занятий пользователями – залог ус­пешного ввода системы в эксплуатацию и безболезнен­ного внедрения информационной технологии в работу гостиницы. В зависимости от размеров и набора услуг отеля этап подготовки оборудования и настройки учеб­ного класса занимает от 1 дня до 1 недели.

Параллельно рекомендуется провести одно- двух­дневный семинар для руководителей подразделений (центров формирования доходов и расходов), на кото­ром согласуются или разрабатываются политика и про­цедуры гостиницы, выясняются особенности номерного фонда и набора предоставляемых услуг, классифициру­ются тарифы и прейскуранты, оговариваются правила налогообложения и формы оплаты гостей.

Эффективным приемом при внедрении системы яв­ляется заполнение вместе с компанией-поставщиком во­просника, раскрывающего взгляд руководства гостини­цы на миссию и процедуры в отеле. Это позволяет точнее определить наиболее важные технологические моменты конфигурации системы и успешнее согласовать вопросы конфигурации на месте.

Другим эффективным приемом является создание в процессе настройки системы так называемой «трени­ровочной базы». Система наполняется реальными дан­ными, множественными классификаторами, устанавли­ваются значения по умолчанию, вносятся данные по но­мерному фонду и тарифным планам гостиницы, специ­альные печатные формы. По окончании этого этапа идет сам процесс обучения, который, в зависимости от коли­чества пользователей в гостинице, занимает от 4 до 20 дней и проводится «специализирующимися» группами не более 5 человек в каждой. На занятиях проигрывают­ся все сценарии обслуживания гостей и взаимодействия служб, уточняется полнота и корректность настроечных кодов системы, подбираются функции и отчеты для вы­полнения соответствующих обязанностей сотрудника­ми. Одновременно с обучением работе с функциями си­стемы происходит усвоение персоналом новых процедур и документооборота.

Руководство отеля должно потребовать от компании-поставщика в процессе настройки системы и обучения пользователей, рекомендаций по совершенствованию функционирования гостиничных служб, по структурно­му составу гостиницы, персональному разделению обя­занностей, установлению спектра контроля.

После «запуска» системы уточненная и согласован­ная тренировочная база (соответствующая реальной) остается в дальнейшем распоряжении гостиницы для уг­лубленного обучения и подготовки новых сотрудников.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в основу организационной структуры и системы управ­ления гостиницы закладывается принцип разделения и за­крепления за различными подразделениями гостиницы ро­ли центров ответственности за результаты деятельнос­ти, за формирование доходов, оптимизацию затрат на со­здание гостиничного продукта.

Наличие в гостинице АИС позволяет формировать отчеты о показателях деятельности в ежедневном ре­жиме, а также интегрированные данные (современные системы позволяют «выгружать» сводные данные за практически любой промежуток – с начала года, за не­делю, месяц, за прошедшие сутки и т.д.), что дает руко­водству сильный рычаг организационного влияния на положение дел.

Концепция управления отелем весьма упрощен­но сводится к дилемме – будет ли отель «сетевым», управ­ляемым профессиональным гостиничным оператором, под­властным жестким стандартам гостиничной сети, либо «не­зависимым», имеющим индивидуальность и возможность гибких изменений в зависимости от интересов владельца.

Гостиница «Золотая долина» - гостиница, расположенная в Академгородке и ориентированная на размещения бизнес-групп. С возможностью комплексного обслуживания частных и корпоративных мероприятий любой сложности. Гостиница перспективно развивается и обзоводиться постоянными клиентами.

Круглосуточный режим работы гостиницы подразумевает сменный график деятельности службы размещения. Front office функционирует в две смены: с 8 до 20 и, соответственно, с 20 до 8 часов. В гостинице на постоянном трудоустройстве находятся четыре смены портье, каждая из которых состоит из трех человек плюс старший менеджер. В их задачи входят: встреча и расселение гостей, выдача ключей и индивидуальных карточек, внесение данных по каждому клиенту в компьютер, ведение всей нужной документации.

Организационная структура гостиницы является линейно-функциональной.

В качестве рекомендации по совершенствованию структуры управления предлагается создание и внедрение интегрированной информационной системы управления гости­ницы.

Таким образом, можно сделать вывод, что как и в любом современном бизнесе, для выживания в условиях конкуренции, гостиница «Золотая Долина» должна осуществлять грамотную политику, повышать эффективность работы и развивать свой бизнес.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Алиев В.С. Бизнес-планированиес использованием программы Project Expert (полный курс). Учеб. пос./В.С. оглы Алиев, Д.В. Чистов. – М.: НИЦ Инфра-М, 2013. -352 с. (ЭБС. Znanium. com).
2. Архипов В.В., Иванникова Е.И. Гостинично-ресторанный сервис. Особенности культуры и традиций питания народов мира / Архипов В.В., Иванникова Е.И. – Аттика, 2015. –180 c.
3. Балашова Е. Гостиничный бизнес. Как достичь безупречного сервиса. – М–СПб: Вершина, 2014. – 354 с.
4. Бизнес-планирование: Учебное пособие/Под. ред.проф. Т.Г. Попадюк, В.Я. Горфинкеля. – М.: Вузовский учебник: НИЦ Инфра-М, 2013. -296с. (ЭБС. Znanium. com).
5. Богушева В.И. Организация обслуживания посетителей ресторанов и баров. – Ростов на Дону: «Феникс», 2013. – 416 с.
6. Ваген Линн ван Дер. Гостиничный бизнес / Ваген Линн ван Дер. – Ростов–на–Дону, 2014. – 236 c.
7. Гостиничный и туристический бизнес / Под ред. проф. А.Д. Чудновского. – М.: Издательство ЭКМОС, 2014. – 548 с.
8. Евстигнеева Л.П. Формирование потребностей в развитом обществе. – М.: Дело, 2015. – 254 с.
9. Жуков Г.С. Гостиницы. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2009. – 101 с.
10. Зайцева О.В., Карпова Е.В. «Встретим праздник весело», Ярославль «Академия развития», «Академия К», 2015. – 78 с.
11. Карнаухова В.К., Краковская Т.А. Сервисная деятельность, М.: МАРТ, 2013. – 645 с.
12. Левин Б.М. Потребности: закономерности формирования и развития. – М.: ЭКО, 2015. – 365 с.
13. Лесник А.Л., Чернышев А.В. Практика маркетинга в гостиничном и ресторанном бизнесе. – М.: Товарищ, 2013. – 286 с.
14. Маркова В.Д. Маркетинг услуг. – М., 2012. – 596 с.
15. Медлик С. Гостиничный бизнес: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям сервиса. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2013. – 695 с.
16. Мочалов Б.М., Соколов В.В., Самарин В.И. Потребностеведение. – М.: БЕК, 2013. – 285 с.
17. Радаев В.В. Потребность: социально–экономическая сущность и закономерности развития. – М.: ЮНИТИ, 2013. – 396 с.
18. Романова М.В. Управление проектами: Учебное пособие/ М.В. Романова. – М.: ИД ФОРУМ: НИЦ Инфра-М, 2014. -256 с. (ЭБС. Znanium. com).
19. Рубинштейн С. Л. Основы общей психологии. – М., 2014. – 285 с.
20. Сенин В.С., Денисенко А.В. Гостиничный бизнес. Классификация гостиниц и других средств размещения. – М., ФиС, 2013. – 196 с.
21. Сорокина А.В. Организация обслуживания в гостиницах и туристских комплексах – М., Альфа–М, 2014. – 214 с.
22. Туризм и гостиничное хозяйство. Учебник. / Под ред. Чудновского А.Д. – М.: ЮРКНИГА, 2015. – 715 с.
23. Усов В.В. Организация обслуживания в гостиницах. – М.: Издательство «НОРМА», 2013. – 496 с.
24. Шаповалов С.В. Организация работы предприятий общественного питания: Учебное пособие / Шаповалов С.В. – М.: Высшая школа, 2014. – 245 c.
25. Ятницкая Н.А. Организация производства и обслуживания в общественном питании / Пятницкая Н.А. – К., 2014. – 160 c.