Файл: Документирование и инвентаризация (на примере ООО «Алтайтара»)(Сущность документирования и бухгалтерских документов).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот является основой эффективности информационных и экономических процессов любого предприятия. В сложных экономических условиях, когда важен любой фактор, направленный на повышение эффективности деятельности предприятия роль оптимизации учетного документооборота особенно актуальна.

Документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Любой документ, создаваемый в процессе управления, должен отвечать нормам и требованиям современного законодательства.

Для любой организации, независимо от ее формы и направлений деятельности, очень важно контролировать результаты деятельности, а так же правильность и достоверность учета всех хозяйственных операций. Одним из инструментов контроля выступает инвентаризация, которая представляет собой ревизию фактически имеющихся у организации имущества и обязательств, необходимая для сравнения ее результатов с учетными записями и установления достоверности учета.

Цель исследования – характеристика основных аспектов документирования и инвентаризации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть понятие и виды документирования;

- изучить понятие и порядок проведения инвентаризации;

- дать краткую характеристику ООО «Алтайтара»;

- охарактеризовать особенности документирования на предприятии;

- проанализировать организацию проведения инвентаризаций в ООО «Алтайтара»;

- предложить пути совершенствования документирования и инвентаризации на предприятии.

Объект исследования – документирование и инвентаризация.

Предмет исследования – порядок и содержание документирования и инвентаризации.

Информационной основой исследования выступают монографии и публикации отечественных авторов, направленных на исследование проблем организации документирования и инвентаризации, широко использовались работы таких авторов как Байкова И. Ю, Басаков М. И., Коробейникова Л. С., Пшенко А. В., Шейнов В. П.

При написании работы использовались методы контент - анализа, сравнения, сопоставления, логического изложения данных.

Работа состоит из введения, основной части, включающей три главы, заключения, списка литературы и приложений.

Во введении раскрывается актуальность темы исследования, формулируются его цели и задачи.

В первой главе рассматриваются теоретические аспекты темы исследования.

Во второй главе приводится краткая организационно-хозяйственная характеристика ООО «Алтайтара» и дается анализ особенностей документирования и инвентаризации на предприятии.

В третьей главе предлагаются пути совершенствования документирования и инвентаризации на предприятии.

В заключении формулируются выводы по результатам проведенного исследования.

1. Теоретические основы документирования и инвентаризации

1.1 Сущность документирования и бухгалтерских документов

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа [6, с.126].

Под документированием понимается процесс издания комплекса взаимосвязанных документов, которые регламентируют организационную и учетную деятельность предприятия. Многие документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия[15, с.68].

Целью документооборота и документирования выступает фиксация и регламентация деятельности организации. Для регулирования деятельности издаются такие документы как устав, положения, инструкции, расписания.

Под уставом предприятия понимается свод правил, которые регулируют ключевые аспекты деятельности организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Структуру и содержание устава определяют сами организации, руководствуясь требованиями ч.1 Гражданского Кодекса РФ.

Под положением понимается организационно- правовой акт, который определяет порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Положение об отделе бухгалтерии, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) [15, с.70].

Положения относится к числу документов, имеющих сложную структуру, которая в большинстве случаев включает в себя общие положения, основные задачи, функции, права [17, с.97]. Вступает в действие положение после подписи руководителя.

Под инструкцией понимается правовой акт, который издается и утверждается с целью установления правил, которые направлены на регулирование отдельных аспектов деятельности организации, в качестве примера можно привести должностную инструкцию, инструкцию по делопроизводству[15, с.71].

Еще одним видом документов выступают правила, которые так же относятся к числу организационных документов, устанавливающих правила ведения или отражения и фиксации определенных сторон деятельности [6, с.128].

Документы являются важной составляющей деятельности предприятия, они являются средством регулирования, фиксации и контроля, они позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности [11, с.48].

Процесс издания документов, не имеющих законодательно утвержденной формы включает в себя несколько стадий:

- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста и его подписание;

- обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение) [6, с.142].

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативно-методической базе — комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

Под бухгалтерским документом понимается письменное свидетельство, которое подтверждает законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Сущность документов с организационной точки зрения заключается в том, что они выступают средством юридического оформления операций. Первичный документ выступает базовой основой системы бухгалтерского учета [19, с.8].

Одним из современных аспектов выступает наличие как бумажных так и электронных документов, имеющих одинаковую юридическую силу.

Еще одним важным аспектом, характеризующим роль документа является его рассмотрение в качестве объекта анализа в процессе аудита, ревизии и экспертизы [20, с.64].

Таким образом, можно отметить, что бухгалтерские документы отражают факт совершения хозяйственных операций, выступая при этом основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

На основании степени обобщения учетной информации можно выделить следующие категории бухгалтерских документов:

- первичные бухгалтерские документы:

- регистры учета и отчетности[14, с.181].

В структуре первичных документов можно выделить такие, как:

- накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);

- акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);

- требование (по отпуску материалов, платежные требования);

- ордер (ПКО, РКО);

- поручения (платежное поручение, сводно-платежное);

- счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);

- отчет (авансовые и пр.).

Целью применения первичной учетной документации выступает последовательная фиксация фактов совершения хозяйственных операций [8, с.145]. Таким образом, применение первичной учетной документации позволяет хозяйствующему субъекту обеспечить сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.

Согласно норм действующего законодательства (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402) каждый факт работы организации должен быть оформлен посредством первичных учетных документов, следовательно, бухгалтерский учет должен быть построен на основе использования первичных документов. Хозяйственная жизнь организаций представлена сделками, событиями, операциями, которые оказывают или способны оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающего финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. Каждый из элементов хозяйственной жизни оформляется первичными документами, которые ложатся в основу ведения бухгалтерского учета[2].

Первичные документы могут быть предоставлены как в бумажном так и в электронном формате, при этом электронный документ должен быть заверен электронно-цифровой подписью (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи») [3].

При этом важно отметить, что если организация ведет учет в электронной форме и оформляет операции электронными документами, то в случае, когда ее партнеры ведут учет на бумажных носителях, то организация обязана за свой счет распечатать и предоставить первичную документацию в бумажной форме, это правило относится не только к взаимоотношениям с партнерами, но и к взаимоотношениям с проверяющими учреждениями.

При документировании хозяйственных операций важно соблюдать правила оформления первичных документов. К числу обязательных требований к таким документам можно отнести такие, как:

- наличие всех обязательных реквизитов;

- составление на момент совершения хозяйственной операции, за исключением документов, составляемых непосредственно после ее завершения;

- подтверждение исправлений, которые имеются в первичной документации, подписями лиц, подписывающих документы, с указанием даты внесения исправлений;

- обеспечение сохранности записей при заполнении первичных документов в течение времени, которое установлено для их хранения в архиве [4, с.411].

Не допускается внесение в первичные документы не подтвержденных участниками хозяйственных операций исправлений. Внесение правок в банковские и кассовые документы не допускается [4, с.415].

Большинство документов имеют утвержденную форму, в том случае, если предприятие использует первичные документы, форма которых не утверждена, сотрудники бухгалтерии разрабатывают форму такого документа, а руководитель утверждает ее.

Как уже было отмечено выше, первичные документы должны содержать необходимые реквизиты.

В число основных и обязательных реквизитов, которые предусмотрены частью 2 ст. 9 ФЗ № 402 относят:

- наименование (акты, накладные, счета-фактуры, приходный кассовый ордер и др.);

- дата формирования документа;

- наименование предприятия, создавшего документ;

- содержание хозяйственной операции или факта хозяйственной жизни;

- величина факта хозяйственной жизни натурального и (или) денежного измерения с обязательным указанием единиц измерения;

- наименование должностных лиц (или лица), которые совершили сделку, операцию и отвечают за правильное ее оформления, либо наименование должностных лиц, которые отвечают за правильное оформление свершившегося события;

- подписи лиц с указанием их ФИО или прочих реквизитов, используемых с целью идентификации этих лиц.

В тех случаях, когда индивидуальные особенности предприятия требуют внесения иных реквизитов, они могут быть включены в документы.

Таким образом, можно отметить, что, под бухгалтерским документом понимается письменное свидетельство, которое подтверждает законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Бухгалтерские документы отражают факт совершения хозяйственных операций, выступая при этом основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).