Файл: Документирование и инвентаризация (на примере ООО «Алтайтара»)(Сущность документирования и бухгалтерских документов).pdf

В соответствии со ст. 10 ФЗ № 402 целью применения бухгалтерских регистров выступает регистрация, систематизация и накопление сведений, которые содержатся в принятых к учету первичных документах. Отсюда следует, что учетные регистры предназначены для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности[2].

Ведение регистров бухгалтерского учета осуществляется с применением специальных книг (журналов), ведомостей, на отдельных листах и карточках, в виде машинограммы, полученной посредством вычислительной техники. Также они могут быть записаны на магнитной ленте, диске, дискете и прочих машинных носителях[8, с.148].

Не допускается в ходе регистрации пропускать и изымать объекты бухгалтерского учета, включенные в регистры бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 ФЗ № 402).

Для системы бухгалтерского учета характерно определенное сочетание учетных регистров, установленный внешний вид регистров, определена последовательность записей в них на основе использования счетной техники, построения документации и схемы документооборота [7, с. 26]. Сотрудники бухгалтерии направляют формы регистров бухгалтерского учета на утверждение руководителю организации (ч. 6 ст. 10 ФЗ № 402). Формы регистров, которые используют организации государственного сектора установлены бюджетным законодательством.

Наравне с регистрами бухгалтерского учета результаты хозяйственной деятельности отражаются в документах бухгалтерской отчетности, под которыми понимается единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерии в соответствии с установленными формами [9, с.310].

В состав бухгалтерской финансовой отчетности включаются сведения и показатели, характеризующие финансовое положение предприятия на отчетную дату, информацию о финансовом результате его работы и движении денежных средств за отчетный период. В процессе составления финансовой отчетности вся информация систематизируется и контролируется ее соответствие законодательству.

Рассматривая бухгалтерскую отчетность с позиций системы показателей ее можно разделить на группы по определенным составам отчетности для разных предприятий, включая организации и учреждения государственного сектора, некоммерческие организации, ЦБ РФ. С ее помощью характеризуется финансово-хозяйственная деятельность любого экономического субъекта за отчетный период [12, с.49].

Финансовая отчетность считается составленной после того, как руководитель организации ее подпишет. Сроки предоставления финансовой отчетности не превышают более трех месяцев после окончания отчетного года.

Финансовая отчетность не может быть отнесена к числу документов, представляющих собой коммерческую тайну, в отдельных организациях могут не предоставляться в открытом доступе расшифровки определенных статей.

1.2 Понятие о порядке проведения инвентаризации

Под инвентаризацией понимается метод контроля имущества организации, финансовых потоков, правильности ведения бухгалтерского учета в части отражения операций на счетах. Целью инвентаризации выступает выявление расхождения между документальными и фактическими данными и внесение соответствующих корректив. Инвентаризация так же как и документирование, выступает одним из методов ведения бухгалтерского учета. Эти два метода дополняют друг друга – посредством документации фиксируются факты хозяйственной деятельности организации, посредством инвентаризации осуществляется контроль правильности ли выявление неточности документирования в учете[20, с.71].

Необходимым условием проведения инвентаризации является формирование комиссии, в состав которой могут быть включены сотрудники бухгалтерии, административного отдела, специалисты, без которых проведение инвентаризации невозможно. При этом материально-ответственные лица в состав комиссии не включаются. В крупных учреждениях и организациях практикуется формирование рабочих комиссий по инвентаризации. В таком случае объем работ распределяется заранее, основная инвентаризационная комиссия является руководящей и компилирует результаты ревизии [10, с.116].

Проведение инвентаризации позволяет контролировать правильность учета, выявить неучтенные материальные ценности, выявить допущенные ошибки.

Периодичность и предмет инвентаризации утверждаются руководителем[19, с.59]. Однако можно выделить ряд случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным, к числу таких случаев относится:

- ликвидация организации, ее реорганизация. Инвентаризация, в том числе документальная, проводится перед составлением ликвидационного или разделительного баланса;

- чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, в том числе стихийные бедствия, аварии, пожары;

- порча имущества, его хищение или злоупотребление;

- смена материально ответственных лиц;

- составление бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет имущество, которое было инвентаризировано не ранее 1 октября года, за который составляется отчетность;

- сдача в аренду имущества, его продажа или выкуп. Сюда дополнительно относятся случаи выбытия имущества вследствие преобразования унитарных предприятий (государственных или муниципальных.

Инвентаризация при коллективной ответственности осуществляется при:

- смене руководителя коллектива;

- смене более 50% участников коллектива;

- инициативе членов коллектива[19, с.60].

На основании различных критериев выделяют разные виды инвентаризации:

- в разрезе объема проверяемых объектов выделяют полную или частичную инвентаризацию;

- в разрезе метода проведения инвентаризации выделяют натуральную и документальную;

- в разрезе частоты проведения выделяют плановую и внеплановую инвентаризацию.

При проведении полной инвентаризации исследуется весь объем имеющихся обязательств и имущества, в том числе арендованного, находящегося на ответственном хранении, принятого в переработку. Такая инвентаризация проводится перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности[20, с.72].

В случае проведения частичной инвентаризации анализируются отдельные виды имущества или обязательств, назначенные приказом руководителя. В качестве примера можно привести инвентаризацию денежных средств в кассе[4, с.412].

Натуральной называется инвентаризация, в ходе которой объекты наблюдения подсчитываются, измеряются, взвешиваются.

Под документальной понимается инвентаризация, в ходе которой осуществляется проверка документов, которые подтверждают фактическое присутствие объектов исследования.

Сроки проведения плановой инвентаризации установлены в учетной политике. В случае возникновения необходимости проводится внеплановая инвентаризация.

Особенности инвентаризации, как метода бухгалтерского учета отражаются в учетной политике, где закрепляются периодичность осуществления инвентаризации, порядок ее проведения, предусматриваются случаи проведения ревизий вне плана[8, с.148].

Для проведения инвентаризации руководитель организации должен издать приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков и участков инвентаризируемого имущества, состава ревизионной комиссии. На следующем этапе издаются и утверждаются акты, которые подтверждают готовность организации к проведению инвентаризации. Все первичные документы должны быть переданы в бухгалтерию, товарно-материальные ценности должны быть оприходованы, а брак списан. На время проведения инвентаризации все операции на инвентаризируемом участке приостанавливаются[20, с.72].

После этого реализуется основной период инвентаризации, в ходе которого проводится опись инвентаризуемого имущества или документов, исследуется правильность учета инвентаризируемого имущества, его оценки, фактическое наличие фиксируется в инвентаризационной описи, которая оформляется в 2-х экземплярах со сквозной нумерацией с обязательным подведением итогов на каждой из страниц. Проставляются подписи лиц, проводивших проверку, подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц[20, с.73].

Оформленная инвентаризационная опись передается в бухгалтерию.

На следующем этапе осуществляется анализ результатов инвентаризации. Фактические данные сверяются с учетными, выявляются отклонения и анализируются их причины[8, с.149].

В некоторых случаях инвентаризация, а следовательно, и ее результаты могут быть признаны недействительными или оспорены при нарушении следующих обязательных норм:

- нарушение правил оформления документов;

- присутствие не всех членов комиссии и материально ответственных лиц;

- нахождение посторонних лиц на территории проведения инвентаризации;

- сокрытие фактов недостач или хищения имущества, внесение недостоверных сведений в инвентаризационную опись[20, с.72].

В случае выявления недостач принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц [9, с.312].

На заключительном этапе председателем комиссии утверждаются итоги инвентаризации. Издается приказ (распоряжение) руководителя об утверждении результатов и итогов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения записей в регистры бухгалтерского учета.

Вывод по главе:

Рассмотрение теоретических аспектов документирования и инвентаризации показало, что документирование и инвентаризация выступают дополняющими друг друга методами бухгалтерского учета. Под документированием понимается процесс издания комплекса взаимосвязанных документов, которые регламентируют организационную и учетную деятельность предприятия. Инвентаризация представляет собой метод контроля имущества организации, финансовых потоков, правильности ведения бухгалтерского учета в части отражения операций на счетах.

2. Организация документирования и инвентаризации в ООО «Алтайтара»

2.1 Краткая характеристика ООО «Алтайтара»

ООО «Алтайтара» - предприятие, специализирующееся на изготовлении и реализации упаковки из гофрокартона. Предприятие образовано в 2007 году. Юридический адрес ООО «Алтайтара» – 656922, Россия, Алтайский край, г. Барнаул, ул. Попова, 187.

Организационно-правовая форма предприятия ООО «Алтайтара» – общество с ограниченной ответственностью. По своим размерам предприятие относится к числу малых предприятий. Численность персонала составляет 35 человек. Выбранная организационно-правовая форма в полной мере удовлетворяет интересам общества.

Основными преимуществами выбранной организационно-правовой формы выступает простота регистрации по сравнению с акционерным обществом, возможность учредить его сразу несколькими участниками — и физическими, и юридическими лицами, а также отсутствие ограничений по величине уставного фонда. При этом важно отметить, что в качестве вклада в уставный капитал могут выступать не только финансовые средства, но и различное имущество. Еще одним преимуществом является то, что участники ООО не несут личной материальной ответственности за действия организации, так как она законодательно ограничена только их долей в уставном капитале.

Далее рассмотрим организационную структуру предприятия. ООО «Алтайтара» возглавляет генеральный директор. Организационная структура (рис. 1) относится к линейно-функциональному типу.

Выбранная организационная структура полностью удовлетворяет интересам предприятия. Она обеспечивает четкость подчинения и выполнения распоряжений руководства. Наличие горизонтальных функциональных связей повышает оперативность информационного обмена между подразделениями.

Генеральный директор

Отдел снабжения и сбыта

Главный инженер

Бухгалтерия

Производственный участок

Автопарк

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «Алтайтара»

Таким образом, можно отметить, что организационно-правовая форма и организационная структура удовлетворяют запросам предприятия.

Выбор эффективной организационной структуры и организационно-правовой формы выступили одними из факторов обеспечения места предприятия на рынке.

На долю предприятия приходится 25 % рынка гофротары и упаковки Алтайского края. Основными конкурентами выступают ООО «Промупак –Новосибирск» и ООО «Мультиснаб». Преимуществом ООО «Алтайтара» перед конкурентами выступает выпуск сопутствующих товаров. Для того, чтобы удержать занимаемые позиции на рынке в условиях высокой конкуренции предприятие должно быть обеспечено основными средствами производства и эффективно их использовать.