Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (Внедрение инновационных подходов в систему управлением персоналом в отеле «Центральная гостиница»).pdf

Рис. 5. Структура персонала предприятия (стажу работы на предприятии).

Анализ структуры предприятия по стажу работы показал что, коллектив «зрелый» т. к. стаж 45% сотрудников в данной службе составил более 5 лет. Вторую по величине группу составляют сотрудники, проработавшие 4 -5 лет. 18% сотрудников проработали от 1 до 3 лет. Менее 1 года проработало всего лишь 12% персонала.

Гостиница построена по европейскому уровню с использованием только современных материалов и технологий.

Центральное отопление (собственная котельная из двух котлов), канализация, горячая и холодная вода (своя скважина 160 м и подключение к водоканалу, современная система очистки воды), кондиционирование и вентиляция, противопожарная система. Здание оборудовано электросетью, телефонами, радио и телевизионными установками кабельного и спутникового телевидения, сигнализацией.

На всей территории гостиничного комплекса гостям предоставляется бесплатный высокоскоростной доступ в Интернет (Wi-Fi). Конференц-зал оснащен базовым техническим оборудованием, которое позволяет проводить конференции и семинары на самом высоком уровне. В оборудование входит: проекторы, экраны, аудио – и видео – установки, микрофоны. Бизнес центр в свою очередь оснащен: копировальной техникой, факс, телефоны.

Анализ маркетинговой деятельности предприятия

Основным объектом компании в области маркетинга в «Центральная гостиница» является гость и удовлетворение его потребностей. Гость в качестве цели стратегии и философии маркетинга является ядром организации управления.

2.2. Внедрение инновационных подходов в систему управлением персоналом в отеле «Центральная гостиница»

Анализируя собранную информацию о гостиничном комплексе, можно указать ряд путей, которые, позволят улучшить отдельные моменты по управлению гостиничным предприятием и, соответственно, качеству предоставляемых услуг и как следствие, ведущее к увеличению прибыли и конкурентоспособности.

Название: Проект совершенствования системы управления гостиничным предприятием.

Цель проекта: Совершенствование системы управления предприятием и проработка конкретных действий по решению изменения данной системы путем внедрения эффективных механизмов.

В качестве одного из важнейших объектов управления на предприятии выступает его персонал. Управление персоналом основано на использовании возможностей кадров предприятия для достижения его целей. Работа с персоналом предполагает планирование, организацию, мотивацию и контроль над формированием, распределением, перераспределением и использованием кадров. В результате, управление персоналом, выступая одной из важнейших подсистем управления организацией, существенно влияет на успех функционирования предприятия в целом.

Наиболее интересные примеры крупных организаций в области совершенствования персонала, чьи методы служат нам образцом:

1. Сотрудники сами пишут план своего развития. По стандарту служащие многих компаний на постсоветском пространстве редко проявляют инициативу и ждут указаний руководства: как им развиваться, чему обучаться и так далее. Когда управляющие этим не занимаются, сотрудникичасто не двигаютсясамостоятельно. Для американской технологической компании создание и описание плана развития направления сотрудником - норма. Служащие активно участвуют в развитии компании, предлагают планы по развитию собственного направления, делают предложения по совершенствованию персонала, что делает их по-настоящему полезными для организации.

2. Любые идеи достойны внимания. Примеры быстрого увеличения штата в крупных компаниях: Twitter - увеличение с 200 до 900 сотрудников за 2 года, Google– с 8 до 55 тысяч сотрудников за 8 лет, в Facebook – до 2 тысяч сотрудников за 7лет.  Отличаются такие компании тем, что в них есть возможности для улучшения и, соответственно, расширения. Эти компании имеют цели, стратегию, но многие решения по достижению целей еще неизвестны, сотрудники находятся в постоянном процессе обучения и развития, совмещаемом с выполняемой работой. Данные организации являются образцом компаний, в которых прислушиваются к любым мнениям и идеям сотрудников. Служащие компании с удовольствием делятся, что зачастую важные для развития организации идеи рождаются не на рабочем месте, как принято у нас, а в неформальной обстановке. Частовозникает каркас идеи, которую коллектив совместно продумывает, дорабатывает и приводит в состояние нового плана проекта. Таким образом, например, была создана система 180 спутников, дающая доступ к Сети практически из любого уголка земного шара. Общая стоимость проекта составила – от 1 до 3 млрд долларов. 

3. Достижения сотрудников поощряют еженедельно. В правилах Facebook размещение постов о ежедневных победах коллектива.

4. Сотрудники сами оценивают работу друг друга.

5. Сотрудники сами выбирают для себя поощрение. В огромном отеле с четырьмя тысячами номеров Лас Вегаса Bellagio 62 тысячи служащих. Ежедневно сотрудники могут начислять коллегам баллы за хорошую работу.  Баллы можно копить и обменивать на призы такие, как увеличенный отпуск, билеты на спортивные мероприятия и многое другое.

6. «1С: Зарплата и Управление персоналом 8».

Было принято решение о внедрении автоматизированной системы управления персоналом, способной решить ряд ключевых задач, в число которых входили:

• ведение учета кадров и анализ кадрового состава;
• расчет заработной платы, исчисление налогов и взносов;
• ведение кадрового делопроизводства;
• планирование занятости персонала;
• автоматическое получение регламентированной отчетности;
• планирование потребности в кадрах и затрат на персонал;
• ведение справочников оценок и обучения персонала.

Выбор решения в пользу «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» стал неслучайным, поскольку система имеет ряд преимуществ перед другими системами, представленными на рынке. Помимо возможности решать все необходимые задачи гостиничного комплекса, имеются преимущества организационного характера, заключающиеся в простоте подбора кадров необходимой квалификации и обучения существующих сотрудников для работы с системой семейства 1С. Кроме того, стоимость решения выгодно отличается от других аналогичных решений.

В качестве партнера по реализации проекта была выбрана компания «Рос концепт», специалисты которой имеют высокую квалификацию и опыт, основанные на успешной реализации целого ряда проектов в компаниях сферы гостеприимства.

В ходе внедрения специалистами «Рос концепт» была произведена установка программы (без изменений конфигурации), настроены общие параметры системы и учетной политики, заполнены основные справочники и штатное расписание, организован учет заработной платы, проведено обучение сотрудников по ведению кадрового учета и расчету заработной платы в программе, произведена интеграция решения с бухгалтерской гостиничной системой.

Реализации такого проекта, как внедрение СЭД должен предшествовать серьезный подготовительный этап. Проводится анализ существующего документооборота, а также деятельности всех подразделений, вырабатываются рекомендации по формализации деятельности каждого сотрудника. Необходимо описать и закрепить в нормативных документах те бизнес процедуры, на автоматизацию которых направлена система. Четко поставленные задачи и точный анализ позволят создать систему электронного документооборота, которая станет мощным инструментом повышения эффективности и качества управления.

В таблице 10 показаны затраты времени на различные операции с документами. Исходя из этих данных можно вычислить сэкономленное временя на различные операции СЭД:

• 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
• 20 % – согласование и утверждение документов;
• 10% – передача документов между подразделениями;
• 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД – более 60%.

Таблица 1

Временные затраты на операции с документами

Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов.

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

1. Повышение качества работы с информацией за счет:

• сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;
• увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;
• повышения уровня информационной безопасности.

1. Увеличение эффективности работы компании за счет:

• улучшения исполнительской дисциплины;
• повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);
• внедрения эффективных механизмов совместной работы;
• гибкого управления человеческими ресурсами.

Ожидания преимуществ от внедрения СЭД.

 Результатом проекта стало создание четкой и отлаженной информационной системы, позволяющей в полной мере вести все бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом.

Для определения коммерческой оценки эффективности проекта необходимо проанализировать следующую информацию:

• доходы от реализации проекта;
• текущие затраты;
• инвестиционные затраты;
• чистый денежный поток проекта;
• дисконтированный срок окупаемости;
• чистый дисконтированный доход (NPV).

Доходы от реализации проекта по интеграции программных приложений будут получены за счет повышения эффективности работы с клиентами.

До внедрения проекта организация в среднем могла обслужить 40 потенциальных клиента в месяц. За счет сокращения времени оформления кредитного договора, предполагается их увеличение вдвое. Кроме того, предполагается повышение лояльности клиентов, что также приведет к увеличению потенциальных клиентов в среднем на 30%.

Средний доход в месяц от одного клиента составляет 30000 рублей. Рентабельность деятельности компании в среднем за два года – 25%.

Итого, ((6+6)+30%)*30000*0,25 = 112500 руб./мес. или 1350000 руб./год. (В расчете количество людей округляется до 15 человек).

Текущие затраты на техническое обслуживание новой системы также будут осуществляться собственными силами предприятия теми же ответственными сотрудниками. Поэтому данные затраты не изменятся.

Поскольку недостаточные знания и опыт команды в области технологий интеграции могут привести к нарушению графика реализации проекта или его некорректному проектированию (несоответствие установленным требованиям по функциональности, безопасности и т.д.). Предлагается выполнить данный проект на заказ сторонней организации. В среднем такие сложные проекты реализуются не меньше чем 6-18 месяцев. И их стоимость колеблется в пределах 2-5 млн. руб. Соответственно предполагается повсеместное внедрение данного продукта. Поэтому для расчета инвестиционных затрат для конкретного филиала, усредним общую сумму инвестиционных затрат. Тогда данные затраты в среднем составят 200 тыс. руб.

Кроме того, предполагается провести обучение IT-специалистов и кредитных специалистов, работающих с новой системой.

Данные затраты в среднем составят 50 тыс. руб. (3 человека).

Общая величина инвестиционных затрат проекта соответственно равна 200 тыс. руб.+60 тыс.руб.+50 тыс. руб.=310 тыс. руб.

Реализацию проекта интеграции приложении запланируем на 5 лет. Первый год – проектирование (50% инвестиционных затрат), второй год – внедрение (первые полгода новая система будет работать параллельно со старой, вторые полгода – только новая), третий-пятый годы – эксплуатация новой системы. Поскольку процесс непосредственного внедрения новой системы предполагает наличие некоторых рисков, таких как некорректность работы, некомпетентность сотрудников, отладка системы. То заложим в проект совместное использование старой и новой системы кредитования 6 месяцев.