Файл: Анализ внешней и внутренней среды организации (Хозяйственно-экономическая характеристика ООО «Стройкомплекс»).pdf

Введение

Сегодня одним из центральных понятий в теории и практике науки менеджмента выступает организация, функционирующая во взаимосвязи с огромным количеством факторов, каждый из которых воздействует на нее определенным образом и каждый из которых оказывает на нее существенное влияние. Совокупность данных факторов представляет собой среду организации, которая состоит как из внутреннего, так и из внешнего окружения.

Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы, включает в себя тот потенциал, который необходим для нормального функционирования компании. Внешняя же среда является источником, питающим организацию ресурсами, которые необходимы ей для поддержания внутреннего потенциала и его развития.

Актуальность настоящей работы заключается в положении о первостепенности обеспечения такого взаимодействия организации со средой, которое бы позволило ей поддерживать ее потенциал на уровне, требуемом для достижения целей повышения экономической эффективности, и тем самым давало бы ей возможности выживать в долгосрочной перспективе.

Целью настоящего исследования является анализ внутренней и внешней среды ООО «Стройкомплекс» и предложение мероприятий по совершенствованию и повышению эффективности организации деятельности рассматриваемого предприятия. Достижение поставленной цели предполагает реализацию следующих задач:

• проанализировать теоретические аспекты понятий внутренней и внешней среды предприятия и их анализа;
• провести анализ внутренней и внешней среды ООО «Стройкомплекс»;
• предложить рекомендации и пути повышения эффективности деятельности ООО «Стройкомплекс».

В процессе исследования были использованы научные монографии и учебные пособия, публикации периодических и Интернет-изданий, работы ведущих отечественных и зарубежных специалистов по вопросам стратегического менеджмента и теории управления. При подготовке теоретической части наибольшую помощь оказали работы таких ученых, как Баринов В.А., Харченко В.П., Дафт Р.Л., Басовский Л.Е., Котлер Ф., Хорин А.Н. и др.

Помимо этого, применение в работе нашли такие методы исследования как анализ и синтез, описание, сравнительно-сопоставительный, аналитический и прочие методы научного познания.

1. Теоретические аспекты функционирования внутренней и внешней среды организации

1.1 Организация как открытая система

Термин «организация» происходит от греческого слова «органон» (organon), что означает устройство, сочетание, объединение чего-либо или кого-либо в единое целое; приведение в стройную систему.

Находясь во взаимозависимости, взаимосвязи и взаимодействии, совместно функционируя, составляющие компоненты системы обеспечивают функционирование системы как целого.

При этом принципиально важным является не простое функционирование, а функционирование для получения интегрального или комплексного эффекта по достижению цели, ради чего собственно составляющие множества и организуются в систему, сохраняя себя при этом так же, как целостное образование [2].

В организационной теории организации могут быть открытыми или закрытыми. Закрытая система не имеет контакта с внешним миром. Открытая система должна иметь дело с внешней средой, включая клиентов, конкурентов и общую экономику [19].

Традиционные теории позиционировали большинство организаций как закрытые, поскольку считалось, что каждая из них идет своим путем, независимо от того, как изменяется внешний мир. Единственным взаимодействием бизнеса с окружающей средой были продукты или услуги, которые он производили. Однако, начиная с 1960-х годов, теория организации была пересмотрена, вследствие того, что ученые поняли, что организации, как правило, находились под определенным влиянием внешней среды, что делало их открытыми, а не закрытыми [11].

Теория открытых систем была первоначально разработана Людвигом фон Бертанланфи с чисто биологической точки зрения. Эта теория предполагает, что «все системы характеризуются совокупностью или комбинацией частей, отношения которых делают их взаимозависимыми». Применительно к организациям организационная среда оказывает влияние на организационное поведение и структуру. Организация, в свою очередь, также влияет на окружающую среду. Таким образом, из всего вышесказанного следует, что открытая система — это система, которая регулярно обменивается обратной связью со своей внешней средой [12].

С распространением подхода открытых систем среди теоретиков организации, менеджеры начали внедрять эти взгляды в практику. Два первых пионера в этой работе, Даниэль Кац и Роберт Кан, начали рассматривать организации как открытые социальные системы со специализированными и взаимозависимыми подсистемами и процессами связи, обратной связью и организационным управлением, связывающими подсистемы. Кац и Кан утверждали, что в закрытом системном подходе не учитывается взаимозависимость организаций от внешней среды. Например, такие как клиенты и конкуренты оказывают значительное влияние на организации, подчеркивая существенные отношения между организацией и ее средой, а также важность поддержания внешних факторов для достижения стабильной организации [8].

Помимо этого, открытый системный подход послужил моделью деловой активности, то есть ведение бизнеса стало рассматриваться в качестве процесса преобразования входов в выходы при понимании того, что входы извлекаются из внешней среды, а выходы помещаются в эту же среду.

Основная сила открытых систем заключается в том, что благодаря своей способности извлекать энергию из окружающей среды они способны испытывать отрицательную энтропию или негэнтропию. Это означает то, что, поскольку открытые системы могут приобретать ресурсы большей сложности, они могут восстановить израсходованную энергию и устранить неисправности довольно быстро [10]. Такие системы могут поддерживать себя на высоком уровне и даже развиваться в направлении увеличения порядка и сложности, а также изменять свои структурные характеристики с течением времени.

К характеристикам открытых систем можно отнести следующее:

• открытые системы способны к самообслуживанию на основе набора ресурсов их внутренней среды;
• функционирование открытых систем зависит от их окружения. Они не просто взаимодействуют с окружающей средой, а их выживание зависит от этого взаимодействия [21];
• несмотря на то, что организации находятся в постоянном взаимодействии со своей средой, это не говорит об отсутствии границ. Они на самом деле имеют границы и должны тратить некоторое количество своей энергии или ресурсов на поддержание данных границ;
• хотя известно, что открытые системы имеют границы, определить эти границы сложно;
• открытые системы предполагают, что все системы состоят из подсистем и сами включены в более крупные системы. Такое расположение создает взаимосвязи и мешает попыткам установить четкие границы вокруг них [19].

Рассматривая организацию как систему, необходимо учитывать все составляющие ее подсистемы, их взаимодействие между собою и взаимоотношения с внешним и внутренним окружением. Внешняя среда организации как системы характеризуется как совокупностью переменных (элементов), которые находятся за границами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента, окружающих ее и оказывающих на ее деятельность заметное влияние. Внутренняя среда организационной системы формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы [20]. Именно они предопределяют структуру организации, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды.

Таким образом, следует сделать вывод о том, что все организации являются системами, так как система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Организация, будучи целостным образованием, всегда стремится воспроизводить себя, восстанавливать утраченное равновесие, преодолевать сопротивление, в частности внешней среды [17].

1.2 Сущность внутренней среды организации, принципы и методы ее анализа

Организация, как сложная и динамичная социально-экономическая система, носит открытый характер, являясь составной частью экономики и общества. Интеграция организации в среду, в которой она работает, показывает, что организация находится в тесных отношениях со средой, но также и то, что эти отношения позволяют проявить внутренний динамизм организации.

Деятельность организации является результатом постоянного взаимодействия между организацией и ее средой [1].

Внутренняя среда является компонентом бизнес-среды, которая состоит из различных элементов, присутствующих внутри организации, которые могут повлиять или могут быть затронуты в выборе направления деятельности и принятия решений организации [14]. Внутренняя среда с ее основными элементами - организационной структурой, организационной культурой и организационными ресурсами - играет важную и жизненно важную роль в деятельности организаций, оказывая влияние на характер регулирующего климата, который отражается в поведении ее сотрудников.

Что касается состава внутренней среды организации, в литературе есть несколько точек зрения. Каждая из этих точек зрения подчеркивает некоторые элементы, не исключая другие. Внутренняя среда включает в себя все элементы, которые являются эндогенными для организации, которые в значительной степени подвержены влиянию и полностью контролируются ею, это: цели и задачи, производство, человеческие ресурсы, организационная культура [18].

Рассмотрим каждый из данных элементов более подробно.

Цели представляют собой конкретные конечные состояния или желаемый результат, к достижению которого стремится группа людей, работая вместе [23].

По определению, организация – это по крайней мере два человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. По утверждениям специалистов, правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

Анализ производства должен быть направлен на выполнение стратегии организации, своевременной адаптации ее структуры к изменениям во внешней среде. Необходимо оценить свои возможности по сравнению с конкурентами в области оборудования предприятия, контроля за качеством продукции, снижения материальных запасов и ускорения реализации продукции, снижения издержек производства [7]. 

Персонал организации является одной из важных составляющих внутренней среды. При его анализе необходимо учитывать уровень компетенции и профессиональной квалификации как руководства, так и рядовых сотрудников, а также рассмотреть стиль руководства, присутствующий в организации. Помимо этого, необходимо учитывать оценку деятельности персонала организации, а также участие его в управлении и в принятии решений. После этого необходимо выявить слабые стороны и провести соответствующие корректирующие мероприятия.

Культура организации включает в себя обычаи, нравы, ожидания в организации, а также атмосферу, царящую в ней. Образ компании как внутри, так и вне организации является впечатлением, которое создается ею при помощи сотрудников, клиентов и общественного мнения в целом. Это впечатление побуждает клиентов к покупке продукции у компаний с положительным имиджем. Задача сотрудников состоит в том, чтобы постоянно поддерживать этот имидж. Для этого руководство компании должно донести до сотрудников миссию и цели деятельности компании и объяснить их важность и значение, а также определить набор действий для достижения поставленных перед сотрудниками задач [10].

Внутренняя среда полностью пронизывается организационной культурой, она может способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Но может быть и так, что организационная культура ослабляет организацию, в том случае, если она имеет высокий технико-технологический и финансовый потенциал. Для организаций с сильной организационной культурой характерно подчеркивание важности людей, работающих в ней. Представление об организационной культуре дает наблюдение того, как сотрудники трудятся на своих рабочих местах, как они взаимодействуют друг с другом, чему они отдают предпочтение в разговорах [4].