Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Понятие и сущность коммуникаций).pdf

Таким образом, на современном этапе развития экономических отношений, руководитель принимает роль не просто организатора и контролера, специализирующегося по узкому направлению его деятельности, но и роль психолога и главного коммуникатора, владеющего основами менеджмента.

1.3. Значение коммуникаций и проблемы при их реализации

Любая система должна строиться с соблюдением некоторых основных принципов. Исполнение принципов при проектировании производственной системы, скорее всего, обеспечит ее эффективное и стабильное функционирование [16, c. 31].

Проблемы могут возникать в любом аспекте или фазе жизненного цикла отношений и влиять на них между сторонами (конечный пользователь, организация-заказчик (например, покупатель или клиент), функции поиска поставщиков организации, поставщики услуг и поставщики поставщика услуг и партнеры). В идеале управление взаимоотношениями должно быть инициативным и совместным, при этом организации-клиенты, поставщики услуг и их поставщики и партнеры будут работать вместе над решением проблем.

Управление проблемами охватывает идентификацию, документацию, эскалацию, переговоры и разрешение споров и конфликтов между организацией-клиентом, внутренними заинтересованными сторонами и поставщиком услуг. Кроме того, эффективное управление проблемами требует, чтобы методы согласования и разрешения между клиентом и организациями-поставщиками услуг были стандартизированы как общий процесс управления повторяемыми проблемами [8, c. 1813].

Даже в хорошо управляемых отношениях проблемы будут возникать в результате как возможных, так и непредвиденных причин. Что еще важнее, так это то, как вовлеченные стороны рассматривают проблемы таким образом, чтобы не только решать проблемы, но и решать споры и конфликты. Чтобы предотвратить ненужные действия, организация-поставщик должна определить и внедрить общий метод для непосредственного решения соответствующего управления проблемами. Хороший метод решения проблем требует смещения мышления от общего позиционного подхода к решению проблем в совместном методе решения проблем (см. рис. 3).

Рис. 3. Управление коммуникационными проблемами [16, c. 61]

Таким образом, коммуникации в современных организациях ‒ сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов и имеющий много видов. Без взаимного общения и кооперации руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии. Так же, можно с уверенностью утверждать, что осуществление коммуникаций ‒ это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Обладая объективными знаниями, менеджеры в процессе коммуникации способны воздействовать на своих подчиненных, а также эффективно организовывать их работу на предприятии.

Глава 2. Анализ коммуникаций организации на примере ООО «Эгнитранс»

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

Практическая часть исследования проводилась на базе ООО «Эгнитранс», которое зарегистрировано по адресу: 117418, город Москва, улица Гарибальди, дом 29 корпус 4, помещение I комната 8 этаж 2.

В соответствии с Уставом, основными видами деятельности ООО «Эгнитранс» является:

- производство и передача и распределение электроэнергии;

- организация перевозок грузов;

- производство, передача и распределение пара и горячей воды;

- другое.

Генеральный директор - Соломкин Эдуард Петрович.

На рисунке 4 приведена организационная структура управления рассматриваемого предприятия.

Ген. директор

Финансовый отдел

Отдел продаж

Отдел кадров

Транспортный отдел

Рабочие

Секретарь

Отдел снабжения

Водитель

Бухгалтерия

Логист

Финансовый директор

Склад материалов

Главный энергетик

Рис. 4. Организационная структура управления ООО «Эгнитранс»

Организационная структура ООО «Эгнитранс» является линейно-функциональной. Такая структура является оптимальной для системы взаимных связей функций и подразделений.

Производственная база и высокая квалификация специалистов ООО «Эгнитранс» на всех этапах производства – от начальной подготовки до финишной обработки – позволяют предприятию успешно сотрудничать с компаниями большинства отраслей промышленности, предлагая свои услуги на таких рынках.

Рассмотрим динамику технико-экономических показателей предприятия ООО «Эгнитранс» (см. таблица 3).

Таблица 3

Динамика основных технико-экономических показателей ООО «Эгнитранс» в 2016-2018 гг.

Полученные данные показали, что наблюдалась тенденция снижения выручки от продаж. В 2018 г. ее сумма составила 166,5 тыс. руб., что говорит о сокращении объема продажи продукции, однако в результате того, что себестоимость снизилась более значительно (98,63% > 98,11%).

Произошло снижение среднесписочной численности персонала в 2017 г., темп изменения составил 96,36%. В общем на заработную плату было израсходовано 40 млн. руб., это на 0,99% меньше, чем в 2017 г. В среднем за месяц работник получал 21,8 тыс. руб., что на 0,91% ниже чем в 2017 г.

Производительность труда составила 1088,6 тыс. руб. Она уменьшилась на 1,37%. В 2017г., наоборот произошло увеличение производительности труда на 7,75%, но это ниже темпов роста среднемесячной зарплаты.

За последние три года шло увеличение стоимости основных фондов, но в 2018 г. она снизилась на 1,39% их сумма составила 86398 тыс. руб. Обобщающий показатель эффективности использования основных фондов – фондоотдача снизился в 2016-2018 гг. на 20,83%.

Деловая активность предприятия ухудшилась, так как коэффициент оборачиваемости снизился, а период оборота вырос. В 2018 г. в производстве был задействован оборотный капитал в сумме 66634 тыс. руб. Он увеличился на 7,17% по сравнению с 2017 г.

Себестоимость за рассматриваемый период снизилась. В 2018 г. она уменьшилась на 1,89%, а в 2017 г. увеличилась - на 14,78%. Показатель себестоимости был ниже выручки от продаж. Затраты на 1 рубль выручки от продаж снизились. Наибольшее снижение произошло в 2018 г. - на 0,6%. Наименьшие затраты на 1 рубль выручки приходились на 2016 г. - 92 копейки, но несмотря на это, занимали высокий уровень затрат.

Предприятие прибыльное. Прибыль от продаж в 2018г. составила 1786 тыс. руб., или 1,07% от выручки. Она увеличилась на 94,55% по сравнению с 2017 г. Полученная чистая прибыль составила 462 тыс. руб. Она уменьшилась на 7,49% по сравнению с 2017г. Предприятие имело низкую рентабельность. В 2018 г. рентабельность продаж по чистой прибыли уменьшилась на 8,33 % и составила 0,3%. В 2017 г. рентабельность уменьшилась на 30% по сравнению с 2016 г. Изменение показателей прибыли до налогообложения и чистой прибыли за 2018 год отрицательное, так как наблюдается их сокращение по отношению к данным 2017 года.

2.2. Анализ особенности и проблем коммуникационной системы на предприятии

Как и на любых других предприятиях в ООО «Эгнитранс» существуют внешние и внутренние коммуникации.

1. Внешние коммуникации выражаются.

1) Потребителями.

Во время коммуникации ООО «Эгнитранс» доводит до потребителей информацию об услугах организации, ее качестве, порядке заключения договоров и т.д.

С иной стороны, потребители во время коммуникации с ООО «Эгнитранс» доводят до организации информацию о собственных пожеланиях, о своих требованиях и предпочтениях по поводу услуг.

Коммуникацию с потребителями - физическими лицами (населением) осуществляют менеджеры.

2) Поставщикам и посредниками.

Их исполяет секретарь (иногда директоры). Составляющая коммуникации в этом случае - информация о качестве и цене материальных ресурсах, о сроке ее поставки, форме оплаты и прочее.

3) Государственные органы (Администрация города, налоговая инспекция) - осуществляет директор, бухгалтер организации.

Внешние коммуникации проходят в таких формах:

- переговор, беседа (для поставщика, посредника, потребителя);

- совещание (государственный орган);

- телефонограмма (государственный орган);

- указ и распоряжение (государственный орган);

- письмо (покупатель, поставщик, посредник, государственный орган).

Если анализировать коммуникационные процессы по средствам передачи, то в ООО «Эгнитранс» присутствуют:

- речевые коммуникации (письменная и устная);

- паралингвистические коммуникации (жесты, мимика, позы).

Можно отметить и достаточно хорошо отлаженный процесс непрямых внешних коммуникаций. Рекламу размещают в газетах, на телевидении и радио, используют также наружную рекламу, выпускают буклеты .

2. Внутренние коммуникации:

- к эти коммуникациям можно отнести коммуникации между руководителем и рабочей группой, к примеру, коммуникации между менеджерами различных подразделений;

- коммуникации между разыми подразделениями и отделами;

- коммуникации между директором и бухгалтером;

- коммуникации по восходящей, то есть снизу вверх, к примеру, при нехватке товара менеджеры передают информацию старшему менеджеру, он в свою очередь передает информацию директору;

Неформальные коммуникации в ООО «Эгнитранс» так же присутствуют, как и на любых других предприятиях, и связаны они с общением сотрудников на личные темы, обсуждением общественных и политических явлений и другое.

Необходимо заметить, что неформальных групп в организации почти не существует.

Эти неформальные группы образуют в итоге общих интересов, близкого места жительства или же по возрасту.

Формы внутренних коммуникаций - приказ, распоряжение, просьба, указание, убеждение и другое.

Внутренние коммуникации осуществляют в устной форме (указание, просьба и др.), в письменной (письмо, приказ, акт) и очень редко в механической (к примеру, передача информации об отсутствии товаров через интернет).

Основные способы делового общения в ООО «Эгнитранс» - собрание, совещание, переговоры, беседы и диалоги, присутствуют так же и споры.

Собрания проводят по мере необходимости при разрешении трудных проблем при участии всего коллектива организации.

Совещания проводят очень редко, 1-2 раза в месяц - по мере появления каких-либо проблем. Если классифицировать совещания, которые проводят в ООО «Эгнитранс», то можно выделить такие их виды как:

-по форме организации диктаторские, когда ведущая роль во время проведения совещания принадлежит директору;

-по целевой установке порой совещание принимает информационный характер (доклад о текущей работе), а порой совещание имеет направление на принятие решений.

Деловые переговоры в ООО «Эгнитранс» ведет директор, но порой может их вести, к примеру, менеджер во время общения с потребителями.

Главные ошибки, допускаемые директором организации при проведении совещания:

- не устанавливается его регламент (порядок ведения совещания), что приводит очень часто к спору и не деловой обстановке;

- не ограничивается время на выступление;

- не ведется протокол совещания, в итоге многие принятые решения остаются без должного внимания со стороны их исполнителя, т.к. ответственность в этом случае не фиксируют.

Анализируя коммуникационную связь в организации, следует отметить, что в ООО «Эгнитранс» существуют и вертикальные и горизонтальные коммуникационные каналы.

Вертикальный коммуникационный канал соединяет элементы управленческой структуры, который принадлежит к разным ее уровням. По ним сверху вниз передают приказы, распоряжения, инструкции, а снизу вверх поступают отчеты о проделанной работе, заявки и заказы со стороны потребителей. Вертикальные коммуникационные каналы связывают, к примеру, директоров с менеджерами, старших и младших менеджеров.

Горизонтальные коммуникационные каналы непосредственно связывают равные по статусу уровни управления. Они обеспечивают наиболее результативное разрешение общих проблем. Горизонтальные коммуникационные каналы представлены связями между, к примеру, бухгалтером и секретарём.

Все же, в большинстве своем, система коммуникаций в ООО «Эгнитранс» основывается на межличностных взаимодействиях между руководителями и подчиненными.