Файл: Основные функции в системе менеджмента (Состав функций менеджмента).pdf

2.1. Содержание основных функций менеджмента и их взаимосвязь

Любая деятельность должна начинаться с планирования. Функция планирования включает в себя определение цели и наиболее эффективного курса действий, необходимого для достижения поставленных задач. Как правило, планирование предполагает гибкость, поскольку планировщик должен координировать свои действия со всеми уровнями управления и руководством в организации [5]. Планирование также предполагает знание ресурсов компании и будущих целей бизнеса.

Планирование - это процесс, состоящий из нескольких этапов. Процесс начинается с проверки окружающей среды. Это означает, что менеджеры должны знать о критических непредвиденных обстоятельствах, с которыми сталкивается их организация с точки зрения экономических условий, их конкурентов и их клиентов. Затем менеджеры должны попытаться прогнозировать будущие условия. Эти прогнозы составляют основу для планирования. Менеджеры должны устанавливать цели, которые определяют, чего необходимо достичь и в какие сроки. Затем, они должны определить альтернативные направления действий для достижения целей и выбрать лучший вариант. Таким образом, можно сделать вывод, что при анализе функции планирования выделяют такие составляющие анализа, как миссия, цели и стратегии.

Главной целью функции организации является создание организационной структуры. Организационная структура является основой компании. Без нее повседневная работа становится сложной. Организация предполагает постановку задач, определение обязанностей и навыков, необходимых для выполнения задач. Организационная структура в научной литературе определяется следующими показателями:

1. Специализацией рабочих заданий.
2. Департаментализацией.
3. Командной цепочкой.
4. Нормой управляемости, которая измеряется максимальным количеством подчиненных у одного руководителя.
5. Централизацией и/или децентрализацией.
6. Формализацией.

В зависимости от данных показателей формируется организационная структура конкретного предприятия [15]. Организационная функция ведет руководство к систематической и правильной организации его деятельности. Организация - это процесс определения и группировки выполняемых работ, определения и делегирования ответственности и полномочий, установления отношений с целью обеспечения максимально эффективной работы людей.

Можно сделать вывод, что данная функция предполагает принятие решений о том, как наилучшим образом организовать рабочие места.

В каждой организации различные виды работы выполняются отделами и рабочими группами, и ни один из них сам по себе не сможет достичь задач организации в целом. Следовательно, становится необходимым согласовать деятельность отелов и рабочих групп. Эта функция управления известна как функция координации. Она обеспечивает единство действий между отдельными лицами, рабочими группами и отделами и обеспечивает гармонию в осуществлении различных видов деятельности и задач, с тем, чтобы эффективно достичь организационных целей [2]. Согласно Ивановой Т.Ю. [1] функция координации включает в себя такие составляющие, как коммуникация и принятие решений. Коммуникация – это процесс обмена информацией между двумя и более людьми при условии активной роли обоих субъектов [13]. Можно сказать, что коммуникацию можно охарактеризовать, как процесс передачи определенного смысла и его понимание. Процесс принятия решений можно охарактеризовать как выбор из возможных вариантов действий [10].

Также, необходимо не просто нанять сотрудника и позволить ему выполнять свои должностные обязанности, но и создать действенную систему мотивации внутри подразделения, которая способствует повышению производительности труда. Маркеева Т.А. [12] определяет мотивацию, как процесс побуждения себя и других к эффективному труду. В современной среде организация сильно зависит от уровня мотивации своих сотрудников. Мотивированные сотрудники имеют решающее значение для успеха организации. Организация может достичь определенного уровня успеха без высокомотивированных сотрудников, но она редко достигает своего полного потенциала. Поэтому организации необходимо выяснить, что мотивирует сотрудников, чтобы она могла соответствующим образом спланировать систему вознаграждения и получить лучшие результаты. Правильное сочетание материальных и нематериальных вознаграждений может повысить мотивацию работы сотрудников и повысить их приверженность к компании.

Контроль включает в себя установление стандартов производительности и мер по наблюдению за ходом выполнения работы сотрудников. Процесс контроля часто приводит к выявлению ситуаций и проблем, которые необходимо решить. Уровень производительности влияет на успех всех аспектов организации, поэтому, должен быть осуществлен его мониторинг. Функция контроля - это систематический процесс, который помогает руководству при необходимости корректировать операции для достижения плана или поддерживать изменения в организационных целях в допустимых пределах [6]. Она обеспечивает эффективное использование организационных ресурсов для достижения намеченных целей. Контрольная функция измеряет отклонение фактической производительности от стандартной производительности, обнаруживает причины таких отклонений и помогает в принятии корректирующих действий. Контрольная функция выполняется в четыре этапа, а именно:

• установление стандартов эффективности на основе организационных целей;
• измерение и отчетность о фактической производительности;
• сравнение результатов с показателями производительности и стандартами;
• принятие корректирующих или превентивных мер по мере необходимости.

Каждый из этих шагов - это решение проблем творческим образом.

Таким образом, мы можем сделать вывод, что контроль - одна из важных управленческих функций, так как помогает проверять ошибки и предпринимать корректирующие действия, чтобы свести к минимуму отклонения от стандартов.

2.2. Факторы эффективности менеджмента

Организация считается добившейся успеха, если она достигла своей цели. Составляющие успеха организации включают в себя: способность к выживанию, результативность и эффективность, практическую реализация принятых решений.

Выживание, возможность существовать как можно дольше – первейшая задача большинства организаций. Это может длиться бесконечно долго, потому что организации имеют потенциал существовать бесконечно.

Результативность управления – это степень достижения цели управления, ожидаемого состояния объекта управления. Она определяется значениями выходных показателей объекта управления, в нашем случае – организации. Эффективность – результативность экономической деятельности, экономических программ и мероприятий, характеризуемая отношением полученного экономического эффекта, результата к затратам факторов, ресурсов, обусловившим получение этого результата, достижение наибольшего объема производства с применением ресурсов определенной стоимости.

Эффективность обычно можно измерить и выразить количественно, потому что можно определить денежную оценку ее входов и выходов. Относительная эффективность организации называется производительностью. Производительность выражается в количественных показателях. К прогрессивным системам, обеспечивающим необходимую эффективность управления, следует отнести функциональную систему, сущность которой состоит в том, что функциональные службы управления специализируются по однородным видам деятельности: планирование, маркетинг, конструирование, технология производства, нормирование труда и т. д. В такой системе происходит ослабление централизации управления, а это, в свою очередь, ведет к ряду нежелательных явлений (обезличка, многоначалие, безответственность и т. д.).

На возникших в стране новых ассоциированных предприятиях российские менеджеры стремятся к разумному сочетанию разных систем управления. При этом они используют следующие основные показатели эффективности:

1. Доля затрат на управление, которая определяется как процент от суммы общих затрат на производство и реализацию.

2. Экономическая эффективность управления, которая определяется как отношение прибыли предприятия к затратам на управление.

3. Отношение численности аппарата управления к численности производственного персонала.

4. Соотношение линейного и функционального управляющего персонала.

5. Финансовое положение предприятия (ликвидность, платежеспособность, эффективность использования активов, эффективность использования акционерного капитала, прибыльность, рентабельность).

Качество работы любых систем, форм и звеньев управления, результативность принимаемых решений, уровень организации планирования и оперативного руководства требуют постоянного анализа, поскольку может случиться, что хорошо работающее предприятие «вдруг» начинает давать сбои, терять покупателей, испытывать финансовые затруднения и т. д. Причинами этого могут быть: неэффективное управление, разбалансированность звеньев управления, некомпетентность управленческого персонала и др. Поэтому необходим систематический анализ эффективности управления по нескольким направлениям и показателям.

Подводя итоги, можно сделать вывод, что предложенная А. Файолем концепция функций менеджмента является актуальным инструментом, который позволяет полностью описать существующие обязанности. В такие обязанности входят такие функции, как: планирование, организация, мотивация, координация и контроль. Каждая из данных функций влияет на эффективность работы всего предприятия, поскольку менеджер является важным звеном в его функционировании. Эффективность реализации рассмотренных нами функций необходимо осуществлять, поскольку от их выполнения зависит успех всей организации. В следующей главе данной курсовой работы мы постараемся определить, используют ли на сегодняшний день менеджеры данные функции и какие существуют тенденции.

2.3. Новые функции менеджмента в современных условиях

Обстановка в сегодняшнем бизнесе очень динамична. Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо уметь своевременно выявлять внешние тенденции:

1.Международную конкуренцию, которая заставляет пристальнее присматриваться к опыту работы в других странах.

2.Развитие технологий, которые укорачивает производственный цикл и вынуждают прибегать к децентрализации производства в целях принятия более быстрых решений.

3.Исчезновение границ между отдельными компаниями в связи с тем, что перекраиваются целые отрасли производства.

4.Происходящие процессы слияния и поглощения, сокращения и реорганизации различных компаний.

5.Рост образования потребителей, который требуют все более качественных товаров и услуг, что вынуждает компании все больше ориентироваться на рыночные нужды и улучшение качества продукции.

Сегодня осталось мало стабильных факторов, поскольку изменения приобрели всеобъемлющий характер. Для эффективного менеджмента требуется понимание природы этих изменений.

Задачи, стоящие сегодня перед менеджером, отличаются сложностью и изменчивостью. Постоянные перемены различного масштаба стали уже нормой. Чем выше темп изменений, тем сложнее работа менеджера и тем более оперативной должна быть его реакция. Поскольку все компании стремятся стать более мобильными, чтобы лучше удовлетворять потребности рынка, необходимо заблаговременно улавливать малейшие изменения и сразу же находить ответ. Нововведения не должны вызывать внутреннего дискомфорта.

Глобализация экономики. Переход к глобальной экономике подтвердил, насколько тесно все страны связаны между собой. Особенно это заметно по событиям на мировых фондовых биржах. Резкое падение курса одних акций немедленно сказывается на других по всему миру. С развитием глобализации производственные мощности перемещаются в другие страны. Набор рабочей силы также может осуществляться из любой страны [11].

Рабочая сила в условиях глобализации. Большинство компаний в наши дни не собираются удерживать индивида всю жизнь на одной должности. Сегодня люди работают в одной компании два-три года. Это колоссальный сдвиг по сравнению с прежними временами, когда многие работали всю жизнь на одном и том же предприятии. В наши дни многие сотрудники рассматривают очередное место работы лишь как ступеньку в своей карьере. Каждое новое рабочее место оценивается с точки зрения того, что оно может дать, чтобы еще на шаг приблизиться к работе, о которой человек мечтает. Существуют две группы работников, которые численно растут быстрее других: это очень хорошо подготовленные сотрудники и практически неграмотные люди. Такое явление называется биомодальностью трудовых резервов. Работая одновременно с двумя этими группами сотрудников, работодатель испытывает дополнительные трудности. Для хорошо образованных работников надо подбирать задания, где они могли бы использовать свои познания в области технологии и пользоваться определенной автономией. Эти люди хотят применять свои знания и умения. Требования же к практически неграмотным сотрудникам надо упрощать и адаптировать с учетом их знаний.