Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом (Моделирование бизнес-процессов «как есть»).pdf

Для реализации скорректированного бизнес-процесса и его автоматизации необходимо внедрение в компании АИС «АН». Первым этапом до внедрения системы является формирование требований к системе. Формирование требований было выполнено на основе стандарта ГОСТ 34. В данной работе рассмотрены 3 группы требований, наиболее связанные с задачей автоматизации бизнес-процесса.

• Требования к функциям (задачам), выполняемым системой. Данные требования описывают предполагаемое протекание бизнес-процесса “Клиентская заявка” в информационной системе.
• Требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами. Данные требования описывают связь данных связанных с взаимоотношениями с клиентами.
• Требования к численности и квалификации персонала системы. Данные требования позволяют определить количество сотрудников, задействованных в реализации и поддержке бизнес-процесса “Клиентская заявка” и основные задачи, выполняемые ими.

Заключение

В ходе выполнения курсовой работы была проанализирована деятельность агентства недвижимости. Построены: модель организационной структуры агентства недвижимости; модель потоков работ; модель потоков данных; модель документооборота.

На основе анализа предметной области и систем аналогов было предложено в целях совершенствования документооборота создание АИС «АН» для автоматизации деятельности агентства недвижимости.

Разработанная информационная система позволяет:

• Обеспечивать автоматическое заполнение документов, что в свою очередь должно привести к ускорению обмена информацией между подразделениями предприятия;
• Вести справочники: сотрудники, клиенты, реализованная недвижимость, недвижимость: покупка/продажа, обмен, аренда;
• Регистрировать контакты с клиентами, информация о каждом из которых заносится в базу данных;
• Регистрировать недвижимость, информация о которой заносится в базу данных;
• осуществлять быстрый и удобный поиск необходимых вариантов;
• осуществлять передачу данных между филиалами;
• обеспечивать возможность выдачи информации по запросам;
• обеспечивать возможность статистического и графического анализа данных;
• обеспечивать создание различных отчётов.

С внедрением автоматизированной информационной системы «АН»: увеличится скорость обработки данных; уменьшится время на поиск данных; уменьшится время на формирование и выдачу отчетов;

---

повысится надежность хранения данных.

Список литературы

1. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федер. закон [от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, в ред. от 13.07.2015 г.] // Российская газета. – 2006. – 29 июля. – С. 9–13.
2. Андросова А. А., Конторусова С. С. Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности // Молодой ученый. — 2017. — №4. — С. 412-414.
3. Ахметзянов Р.Р., Даутов Ш.Т., Ефремов А.Н., Кабашов С.Ю., Молотков А.Г., Хисматуллин А.А., Ямалов И.У. Электронный документооборот – путь к эффективному управлению// Экономика и управление: научно-практический журнал. 2012.- № 5.
4. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И. Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2013. - 287 с.
5. Бурмистрова, Е.С., Арасланова, В.А. Роль систем документации в современном информационном обществе // Проблемы и перспективы развития современной гуманитаристики: история, филология, философия, искусствоведение, культурология: сборник трудов VI Международной дистанционной научно-практической конференции. - Ростов-на-Дону: издательство Международного издательского центра «Научное сотрудничество». - 2014. - С. 31-44.
6. Васина Г. И., Масленников А. В., Калачев И. А., Кузьмин М. С. Автоматизированная обработка фотографии рабочего дня // Современные проблемы науки и образования. – 2012. – № 5. – С. 1–8.
7. Галкина О. А. Управление требованиями пользователей при разработке СЭД: собираем, анализируем, используем // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 9. – С. 15– 19.
8. Гвоздева В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 544 с.
9. Дуплий Е.В. О некоторых проблемах в деятельности службы ДОУ Управления делами Министерства иностранных дел. // Материалы Ивановских чтений. 2016. № 2 (6). – С. 34-39.
10. Дикунова М.С., Бровко С.А., Дикунов С.А. Управленческий контроль: содержание и основные требования // Социальные науки. 2016. Т. 1. № 1-1 (11). С. 14-17.
11. Застрожнов И. И., Рогозин Е. А., Багаев М. А. Методологические основы безопасности использования информационных технологий в системах электронного документооборота: монография. -Воронеж: Научная книга, 2017. -251 с.
12. Иванова М.Д. Современные тенденции формирования системы документационного обеспечения управления человеческими ресурсами организации / М.Д. Иванова, Д.Н. Уралов // Инновации в менеджменте. – 2015
13. Иритикова В. С. Формы документов в СЭД на базе классификаторов и справочников // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. – №5. – С. 12–26.
14. Каймин В. А. Информатика: Учебник/Каймин В. А., 6-е изд. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 285 с.
15. Кобелев Н. Б. Имитационное моделирование объектов с хаотическими факторами: Учебное пособие / Кобелев Н.Б. - М.: КУРС, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 192 с.:
16. Кожанова Е. Государственные стандарты в сфере ДОУ // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – №11. – С. 69–77.
17. Кожанова Е. Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Секретарь-референт. – 2015. – № 10. – С. 18–20.
18. Кудрявцев Н.В., Лысова Т.В. Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. / Н.В. Кудрявцев, Т.В. Лысова. – Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2013. – 416 с.
19. Лычкина Н. Н. Имитационное моделирование экономических процессов: Учебное пособие / Н.Н. Лычкина. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 254 с.
20. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: уч. пособ. / О.П. Солугуб. 3-е изд., стер. М.: Омега-Л, 2013. 207 с.
21. Теоретико-прикладные аспекты управления персоналом в малом и среднем бизнесе: Колл. монография / Н.Н. Богдан, О.В. Горшкова, М.Ю. Дикусарова [и др.]. – Владивосток: ВГУЭС, 2015. – 240 c.
22. Толстяков Р. Р. Информатика [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Р. Р. Толстяков, Т. Ю. Забавникова, Т. В. Попова. - 2-е изд., стер. - М.: ФЛИНТА, 2013. - 112 с
23. Ульянцева, С.Э. Подготовка к автоматизации документооборота: быстро, эффективно, своими силами. – М.: Фирма «1С», 2014. – С. 15 – 21.
24. Фионова Л. Р. Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами // Делопроизводство. – 2014. – № 3. – С. 14–20.
25. Царев Р. Ю. Теоретические основы информатики/ЦаревР.Ю., ПупковА.Н., СамаринВ.В. и др. - Краснояр.: СФУ, 2015. - 176 с.
26. Blanchard B. S., Fabrycky W. J. Systems Engineering and Analysis. 5th Edition. -USA: Prentice Hall, 2010. -800 p.
27. Elizondo D. A., Silanas A., Martinez-Balleste A. Computational Intelligence for Privacy and Security. -Berlin: Springer, 2012. -259 p.
28. Vinichenko M.V., Melnichuk A.V., Kirillov A.V., Makushkin S.A., Melnichuk Y.A. Modern views on the gamification of business. // Journal of Internet Banking and Commerce. April 2016, vol. 21, no. S3.

---

Приложение

Приложение 1

Модель потоков данных «как есть»

Модель потоков данных «как есть» для покупки/продажи

Рис.1 – Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.2 – Модель потоков данных первого уровня

Рис.3 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»

Рис.4 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора купли/продажи»

Рис.4.5 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Модель потоков данных «как есть» для обмена

Рис.6 – Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.7 – Модель потоков данных первого уровня

Рис.8 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»

Рис.9 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора обмена»

Рис.10 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

4.3 Модель потоков данных «как есть» для аренды

Рис.11 – Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.12 – Модель потоков данных первого уровня

Рис.13 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»

Рис.14 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора аренды»

---

Рис.15 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Приложение 2

Таблица 1 – Модель документооборота агентства недвижимости «как есть»

Подразделения Документы	Риэлторы	Отдел аренды	Отдел купли-продажи	Отдел обмена	Отдел оформления документации	Директор	Бухгалтерия	Отдел юридической службы
1. Заявки	Составление				Хранение
2. Договор между клиентом и агентством недвижимости	Сбор данных				Оформление документов Хранение(1 экземпляр)	Утверждение
3. Договор аренды		Составление			Оформление документов Хранение(1 экземпляр)	Утверждение		Утверждение
4. Договор обмена				Составление	Оформление документов Хранение(1 экземпляр)	Утверждение		Утверждение
5. Договор купли-продажи			Составление		Оформление документов Хранение(1 экземпляр)	Утверждение		Утверждение
6. Квитанция об оплате услуги					Составление Хранение(1 экземпляр)		Подпись

Приложение 3

АИС «АН»

Регистрация

клиентов

Отчёт по оказанным услугам

Ведение

справочников

Формирование

отчетов

Оформление

договоров

Отчет по количеству клиентов

Справочник «Сотрудники»

Справочник «Клиенты»

Справочник «Недвижимость»

Справочник «Аренда»

Справочник «Обмен»

Справочник «Купля/продажа»

Поиск подходящего варианта

Рис.1 - Диаграмма иерархии функции АИС «АН»

Приложение 4

Модель потоков данных «как будет» для покупки/продажи

Рис.2 - Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.3 - Модель потоков данных первого уровня

---

Рис.4 - Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Работа с клиентом»

Рис.5 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.1 «Регистрация клиента»

Рис.6 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.4 «Подбор подходящего варианта»

Рис.7 - Модель потоков данных второго уровня для блока «Оформление договора купли/продажи»

Рис.8 - Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Модель потоков данных «как будет» для обмена

Рис.9 - Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.10 - Модель потоков данных первого уровня

Рис.11 - Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Работа с клиентом»

Рис.12 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.1 «Регистрация клиента»

Рис.13 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.4 «Подбор подходящего варианта»

Рис.14 - Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора обмена»

Рис.15 - Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Модель потоков данных «как будет» для аренды

Рис.16 - Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.17 - Модель потоков данных первого уровня

Рис.18 - Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Работа с клиентом»

Рис.19 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.1 «Регистрация клиента»

---