Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом (Моделирование бизнес-процессов «как есть»).pdf

Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высокозатратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации [6, с. 12]

Возможности BPwin:

поддерживает сразу три стандартные нотации - IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ) [17, с. 34]. Эти три основных ракурса позволяют описывать предметную область наиболее комплексно;
позволяет оптимизировать процедуры в компании;
полностью поддерживает методы расчета себестоимости по объему хозяйственной деятельности (функционально-стоимостной анализ, ABC);
позволяет облегчить сертификацию на соответствие стандартам качества ISO9000;
интегрирован с ERwin (для моделирования БД), Paradigm Plus (для моделирования компонентов ПО) и др.;
интегрирован со средством имитационного моделирования Arena;
содержит собственный генератор отчетов;
позволяет эффективно манипулировать моделями - сливать и расщеплять их;
имеет широкий набор средств документирования моделей, проектов.

BPwin автоматизирует решение многих вспомогательных задач, которые обычно связаны с построением модели процесса, и обеспечивает логическую строгость, необходимую для достижения корректных и согласованных результатов [20, с. 18]. BPwin отслеживает связи в диаграммах, сохраняя их целостность при внесении изменений в модель Кроме этого, BPwin поддерживает заданные пользователем свойства, что позволяет вносить соответствующую вашим потребностям информацию.

Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Модель организационной структуры агентства недвижимости ООО «Простор» «как есть» представлена на Рис. 3.

Начальник филиала

Отдел юридической службы

Начальник филиала

Старший менеджер

Ген. директор

Филиал №1

Филиал №2

Филиал №3

Отдел оформления документации

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Начальник филиала

Ведущий риэлтор

Риэлтор по аренде

Риэлтор по обмену

Бухгалтер

Администратор

Отдел оценки и аналитики

Риэлтор по купле/продаже

Ведущий риэлтор

Риэлтор по аренде

Риэлтор по обмену

Риэлтор по купле/продаже

Ведущий риэлтор

Риэлтор по аренде

Риэлтор по обмену

Риэлтор по купле/продаже

Рисунок 3 – Организационная структура агентства недвижимости ООО «Простор»

Функциональные обязанности сотрудников фирмы (Таблица 3):

Таблица 3 – Функциональные обязанности сотрудников фирмы

Ген. директор	- Прогнозирование и планирование деятельности предприятия - Внешние коммуникации - Постановка задач - Определение сроков сдачи отчетов - Поиск партнеров - Координация работы агентства - Контроль и мотивация
Главный бухгалтер	- Ведение ежемесячной финансовой отчетности - Работа с банковскими структурами
Администратор	- Ежедневное изучение поступающей информации о рынке и событиях на нем - Формирование и предоставление отчетов о недвижимости. - Работа с гос. Структурами - Предоставление постоянного обновления БД «Валюты»
Бухгалтер	- Уплата налогов - Начисление заработной платы - Учет движения недвижимости - Расчет прибыли и убытков
Начальник филиала	- Заключение договоров - Координация и контроль деятельности риэлторов - Составление и предоставление отчетов в бухгалтерию и ген. директору
Риэлтор	- Проверка квартиры на юридическую чистоту, изучение всей истории квартиры, выяснение, имели место нарушения законов на предыдущих стадиях или нет - Помощь и подготовка в сборе документов - Обеспечение безопасной передачи денег - Ведение справочников - Непосредственное обслуживание клиентов - Предоставление различных гарантий: подтверждение права продавца на реализацию квартиры, подтверждение реальных сроков строительства, предоставление полного пакета документов
Юрист	- Толкование нормы различных отраслей права - Оперирует юридическими понятиями и категориями - Составляет документы правового характера - Анализирует и решает юридические проблемы в сфере гражданско-правовых, и трудовых, административно-правовых отношений - Использует вычислительную технику для формирования справочно-информационного фонда нормативно-правовых актов.
Оценщик	- Оценка недвижимости

Модель потоков работ «как есть» для покупки/продажи

Модель потоков работ «как есть» для обмена

Модель потоков работ «как есть» для аренды

Модели потоков данных приведены в Приложении 1.

Спецификация потоков данных

1. Заявка клиента на аренду:

• Район;

• Этаж;

• Количество комнат;

• Планировка;

• Площадь;

• Состояние;

• Наличие мебели;

• Наличие телефона;

• Наличие техники;

• Стоимость.

2. Заявка клиента на обмен:

• Район;

• Этаж;

• Количество комнат;

• Планировка;

• Площадь;

• Состояние;

• Стоимость.

3. Заявка клиента на обмен:

• Район;

• Этаж;

• Количество комнат;

• Планировка;

• Площадь;

• Состояние;

• Стоимость.

4. Данные о клиентах:

• ФИО клиента,

• паспортные данные,

• адрес,

• контактный телефон.

5. Договор на куплю/продажу

• № договора,

• дата заключения сделки,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• сумма сделки,

• ИНН,

• печать.

6. Договор на аренду:

• № договора,

• дата заключения сделки,

• срок заключения сделки,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• сумма сделки,

• ИНН,

• печать.

7. Договор на обмен:

• № договора,

• дата заключения сделки,

• срок заключения сделки,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• сумма сделки,

• ИНН,

• печать.

8. Договор с агентством о предоставлении услуг:

• № договора,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• ФИО риэлтора, сопровождающего сделку,

• вид услуг,

• стоимость оказываемых услуг,

• печать.

9. Пакет документов на недвижимость:

• Справка БТИ о баллансовой стоимость квартиры.

• Свидетельство о регистрации права собственности.

• Нотариальная доверенность всех собственников старше 14 лет, включая супруга.

• Справка из налоговой инспекции об отсутствии задолженности по налогам на имущество.

Уязвимым местом компаний является документооборот. Большинство документов хранится в бумажных архивах, а электронные документы в большинстве случаев создаются с нуля. Это приводит к различным потерям (Рис. 1 и 2). Так же в случае создания документа с нуля происходят временные потери на поиск информации для заполнения полей. Модель документооборота «как есть» представлена в приложении 2.

Рисунок 4 – Проблемы, возникающие при использовании бумажного документооборота

Рисунок 4 – Временные затраты на поиск документа в архиве

Можно поделить выявленные проблемы на несколько групп по причинам их возникновения и потерям от них:

Отсутствие централизованного контроля бизнес-процессов взаимоотношения с клиентами ведет к временным затратам на поиск исполнителя на данном этапе протекания бизнес-процесса и выяснению статуса текущего процесса.
Отсутствие средств хранения данных о клиентах и переговорах приводит к дублированию данных, временным затратам на поиск необходимой информации и потере данных.
Отсутствие автоматизации документооборота связанного с бизнес-процессами взаимодействия с клиентами приводит к потерям времени на формирование документов и поиск информации для их заполнения.

Временные задержки также приводят к денежным потерям (Рис. 4).

Рисунок 5 – Увеличение стоимости одной транзакции с учетом потерь от различных источников [7]

Для решения данных проблем необходима автоматизация бизнес-процессов документооборота.

Описанный выше бизнес-процесс имеет множество недостатков. Первая проблема возникает на момент старта процесса. Как уже было указано выше, заявка может поступить из разных источников. При этом в зависимости от источника заявки, ее регистрацией могут заниматься разные сотрудники. Это может привести как к дублированию информации, так и сложности поиска информации о заявке сотрудником не создававшим ее.

Следующая проблема возникает на этапе оценки стоимости и сроков работ. На этом этапе определяется сотрудник, занимающийся непосредственным решением проблемы и формированием ответа клиенту. Однако, нет четко определенной процедуры выбора сотрудник какого отдела будет выполнять работу, что приводит к проблеме контроля дальнейшей работы.

Третья проблема связана с контролем выполнения поставленных задач. Она возникает на двух этапах процесса: “оплата счета клиентом” и “отправка в работу”. Проблема заключается в том, что на этих этапах Менеджер Клиентского отдела становится контролирующим участником процесса и должен регулярно проверять статус выполнения процесса и делать напоминания исполнителям, вместо выполнения другой работы.

Таким образом, недостатки существующей системы документооборота заключаются в следующем:

двойной ввод данных: паспортные данные клиента указываются в заявке, договорах на продажу/обмен/аренду недвижимости и договоре с агентством о предоставлении услуг;
ручная работа может приводить к появлению ошибок;
невозможность быстрого осуществления поиска нужной информации;
невозможность осуществления быстрой передачи данными между филиалами.

Глава 2. Разработка направлений совершенствования документооборота

Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов документооборота

Преимущества внедрения информационных технологий по совершенствованию документооборота:

получение более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
обеспечение достоверности информации;
замена бумажных носителей данных на электронный вид, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
уменьшение затрат на производство услуг;
уменьшение времени на обмен данными между филиалами.

Системы-аналоги:

1. DL: Агентство Недвижимости – компьютерная программа учета объектов недвижимости;

2. ИС «REALTYX»;

3. ИС «Аренда+»;

4. ИС «VARIANT 7.0.1»;