Файл: Проектирование информационных систем по аналитическому учету предприятия АО.pdf

2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных.

В соответствии с приведенной информационной моделью, работа системы осуществляется следующим образом.

Администратор информационной системы через экранную форму «Просматривает информации» отслеживает все действиях, которые происходят в системе.

Главный врач через экранную форму «Нормативно-справочная информация» следит, как происходит движение денежных ресурсов. Бухгалтер используя справочники и документы делает проводки и отчеты.

Информационная модель представлена на рисунке 8.

Рис.3. Информационная модель работы бухгалтерии поликлиники

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Доступ к АРМ системы должен быть только у следующих пользователей:

Главный бухгалтер;

Сотрудники имеющие допуск к базе документов;

Системный администратор.

На клиентских компьютерах необходимо будет установить клиентское программное обеспечение, благодаря которому будет допустим доступ к некоторым функциям информационной системы, в зависимости от занимаемой должности. В таблице 3 приведены предоставлены о размежевании прав доступа для различных групп пользователей.

Во-вторых, всякий пользователь обязан располагать учетной записью, которая защищена паролем, состоящим из латинских букв и цифр, длиной не менее 8 символов. Пароль надлежит изменять не реже 1 раза в год. За учетными записями обязан наблюдать системный администратор. Следует установить ограничение числа неудачных попыток для входа в систему (не более 3 попыток), дабы затруднять расшифровку паролей. Кроме того, нужно ограничить доступ к файлу паролей посторонних лиц.

В-третьих, нужно физически защитить сервер системы от несанкционированного доступа. Его надо установить в специальном серверном помещении, которое закрывается на ключ, либо в закрываемом шкафу. Доступ к файлам на жестком диске сервера обязан быть закрыт для всех пользователей локальной сети. Также в надежном месте должны храниться носители с резервными копиями базы данных.

Таблица 3.

Данные о разграничении прав доступа

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В разделе Нормативно-справочная информация размещены справочники, необходимые для ведения учетных операций. В справочниках хранится информация многократного использования, предусмотрена возможность дополнения, удаления и редактирования содержащихся данных.

Справочники можно условно разделить на основные, использующиеся при оформлении хозяйственных операций, и дополнительные, призванные ускорить и облегчить ввод информации. Среди таких дополнительных справочников находятся базовые классификаторы, содержащие информацию общероссийских классификаторов:

В программе предусмотрен сервис обновления данных в базовых классификаторах из внешних источников. Основные справочники системы описывают структуру торгового предприятия и реализуемой номенклатуры.

Обработка входных документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных документов, приложенных к ним (приходные и расходные кассовые ордера и банковские документы).

Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня по каждому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. После ввода данных и бухгалтерского разноса сумм необходимо с помощью программных средств проверить правильность ввода данных.

Рис.4.Структура входной информации (ввод хозяйствующего факта)

Особенностью внесения данных с первичных документов в диалоговом режиме есть использование информации справочников: информация справочников вводится в рабочее окно с применением функциональных клавиш.

После ввода данных по одному банковскому отчету с его первичных документов перед началом ввода данных следующих бухгалтерских отчетов, надо проставлять дату обработки информации, которая указанна в первичных документах.

Рис.5.Структура входной операции (выписка из журнала операций)

Есть и отдельные особенности разноса информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим счетам разрешает вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отложена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Общая сумма по документу и сумма по счетам должны сходиться. При выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов. Таким образом производится автоматизация учета операций на предприятии.

2.4 Характеристика результатной информации

Выходная информация - это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки. Третий этап технологического процесса обработки информации - Основной этап - является завершающим этапом работы с программой и связан с получением полной достоверно сформированной информацией.

В результате автоматизированной обработки информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.

Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения справки - № счета, вид операции и период. Для получения справки по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника. (Рис.5)

Рис.5. Выходная информация по субсчету «банк и касса учреждения»

Подготовка платежных документов. В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям в полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных.

Состав отчета:

У любого отчета в системе 1С есть экранная форма - Диалог, который пользователь видит на экране. В диалоге пользователь обычно задает параметры формирования отчета, например, период времени. Также у отчета обычно есть одна или несколько бумажных форм - Таблиц. С помощью таблиц отчет печатается на бумаге. Алгоритм формирования отчета записывается в модуле отчета на встроенном языке 1С. Например, для кадрового отчета "Сотрудники, принятые за период" нужна экранная форма с двумя полями Начало и Окончание. Оба поля будут иметь тип "дата". Модуль отчета должен выбрать из справочника Сотрудники нужных людей и вывести их в таблицу.

3. Программное обеспечение задачи

3.1.Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В разрабатываемой системе предусмотрено два вида пользователей:

Администратор системы;

Специалист.

Дерево функций для каждого вида пользователей приведено на рисунке 6.

Рисунок 6. Функции администратора

Основная функция администратора заключается в управлении списком пользователей, под этим понимается удаление неактуальных записей и добавление новых. Кроме того, администратор управляет регистраторами, добавляя и удаляя их. Схема, сценария описывающая дерево диалога основного меню представлена на Рис.7.

Рис.7. Сценарий диалога основного меню программы

3.2. Характеристика базы данных

Целью данной работы является создание автоматизированной информационной системы для бюджетной организации.

База данных «организация» будет хранить информацию: о банковских операциях, бюджетных расходах, сотрудниках, банках и банковских счетах.

Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области, не ориентированной СУБД. В инфологической модели средствами структур данных в интегрированном виде отражают состав и структуру данных, а также информационные потребности.

Информационно-логическая (инфологическая) модель предметной области отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей.

В информационной базе должна храниться следующая входная информация:

Банки со следующими реквизитами:

ГородБанка;

КоррСчетБанка;

БИКБанка;

Адрес;

Телефон;

Контрагенты со следующими реквизитами:

ВидКонтрагента;

ПолнНаименование;

ЮрАдрес;

ПочтАдрес;

Телефоны;

ИНН;

КодОКОНХ;

КодОКПО;

Документ;

ДокументСерия;

ДокументНомер;

ДокументДатаВыдачи;

ДокументКемВыдан;;

КодБюджетополучателя;

Расчетный счет

ЭКРасходов со следующими реквизитами:

ПолнНаимен;